Dossiercontrole: een moetje of nuttige managementinfo?

De interimcontrole van de accountant heeft bij veel zorgorganisaties reeds plaatsgevonden. Bij een deel staat deze nog op de planning. Tijdens deze interimcontrole dient de zorgaanbieder aan te tonen dat de dossiers tijdens het eerste en tweede kwartaal van het jaar aan de gestelde eisen voldoen.In het artikel van collega Djuni Hinkert werd het 5-stappenplan toegelicht om de dossiercontrole uit te voeren. In dit artikel gaan we kort in op de veelvoorkomende tekortkomingen in de dossiers en op welke manier de resultaten van de controle van nut kunnen zijn voor de organisatie.

Veelvoorkomende tekortkomingen in dossiercontrole

We omschrijven de vaak waargenomen tekortkomingen in de volgende vier controlepunten:

Indicatie/ beschikking

  • Cliënt/ gezaghebbende ouder verhuist en JW301/ WMO301 van nieuwe gemeente ontbreekt
  • De zorg start al voordat de indicatie/ beschikking ontvangen is
  • Bij naderende einddatum indicatie/ beschikking wordt niet tijdig een herindicatie aangevraagd

Zorgovereenkomst

  • Een getekende zorgovereenkomst ontbreekt

Zorgplan/ behandelplan/ hulpverleningsplan

  • Eerste zorgplan is niet binnen de wettelijke termijn van zes weken na start zorg opgesteld
  • Ondertekening door cliënt/ wettelijke vertegenwoordiger ontbreekt
  • Het plan is niet tijdig genoeg geëvalueerd (minimaal één keer per jaar)
  • Er bestaan ‘gaten’ tussen twee plannen, omdat de begindatum van het nieuwe plan niet aansluit op de einddatum van het oude plan

Rapportages

  • Periodieke rapportage ontbreekt, waardoor het niet goed aantoonbaar is dat de zorg geleverd is

Uitkomsten van de interne controle benutten

Om te voorkomen dat alle dossiers gecontroleerd moeten worden, is het belangrijk dat de resultaten van de steekproef of de deelwaarneming positief zijn. Mocht dit niet het geval zijn, dan dienen de resultaten van de controle gebruikt te worden om een goed verbeterplan te maken. Hiermee kan voorkomen worden dat er een integrale controle nodig is om een accountantsverklaring te krijgen.

Uit dit verbeterplan blijkt vaak dat interne processen aangescherpt en/of beter bekend gemaakt moeten worden in een organisatie. Daarnaast dient er aandacht te zijn voor afdelingen waar de in-, door- en uitstroom hoger is dan bij andere afdelingen. Vaak hebben deze afdelingen wat extra ondersteuning van een secretaresse of zorgplan-coach nodig om ervoor te zorgen dat zij blijvend aan alle administratieve eisen voldoen.

Wilt u meer informatie ontvangen over de organisatie en uitvoering van dossiercontroles of over het verbeteren van de processen om tot positieve resultaten te komen bij de dossiercontroles? U kunt ons daarover raadplegen. Wij helpen u graag op weg.

©2018 Cure4 |

Nieuwsbrief | Disclaimer | Privacy Statement
Contact