Lessons learned van EPD implementatie

In de media lees ik dat ziekenhuizen problemen hebben met hun EPD projecten. Sommige projecten behalen de gestelde doelen, maar vaak lees ik ook dat de eindstreep niet gehaald wordt of uitgesteld wordt. Waar gaat het mis?

Een EPD implementatie is een lang traject waar heel veel middelen in worden geïnvesteerd. Daarom schrik ik ook van dergelijke berichten en vraag me af waarom er zoveel fout gaat. Ziekenhuizen gaan nu massaal over op nieuwe EPD’s. Voorheen gebruikten ze zelfontwikkelde systemen gekoppeld aan heel veel verschillende applicaties. Dit kan oplopen tot wel een paar honderd applicaties. Het is begrijpelijk dat dit niet beheersbaar is. Tegelijkertijd voldoen de, vaak verouderde systemen, niet meer aan de hoge interne en externe eisen die worden gesteld. Een andere reden is dat veel ziekenhuizen fuseren en moeten daardoor noodgedwongen overstappen op een ander systeem.

Tijdens de implementaties waaraan ik heb meegewerkt zie ik verschillende knelpunten in thema’s zoals teamsamenstelling, basiskennis wet- & regelgeving van de registratie en facturatie en het thema voorbereiding en proceskennis terugkomen. Aan de hand van een reeks blogs wil ik per thema dieper ingaan op de knelpunten. In deze blog deel ik mijn ervaringen en lessons learned omtrent het thema Teamsamenstelling.

Teamsamenstelling – team facturatie
EFFICIENT-WERKEN-MET-DOT-DIGITAALaangepastEen belangrijk doel is dat er na ‘Go live’ zo snel mogelijk gefactureerd kan worden aan de hand van volledig, juiste en tijdige registratie aan de bron. Als ik de opzet van de projecten bekijk, zie ik dat er vaak gewerkt wordt met verschillende aandachtsgebieden opgedeeld in teams zoals, polikliniek, kliniek, SEH, orders, migratie, medicatie en een team dat zich richt op registratie en facturatie. Een groot gedeelte van deze teams richt zich op de medische kant van de zorg en er is vaak maar één team dat zich bezig houd met de facturatie. Echter zonder facturatie heeft een ziekenhuis of instelling grote liquiditeitsproblemen. Er ligt dus een grote verantwoordelijkheid bij dit team. Het team facturatie krijgt in de ziekenhuizen vaak ook de taak om een juiste registratie te borgen in de processen. Dit is geen gekke gedachten, want de registratie is namelijk de basis voor de factuur.

Echter dit zijn data gestuurde processen die al bij het eerste contact met de patiënt starten en doorlopen totdat de factuur gedeclareerd is. Dit doorkruist dus alle processen en daarmee alle teams. De andere teams daarentegen zijn veelal medisch georiënteerd en focussen voornamelijk op de beschikbaarheid en toegang tot medische informatie in plaats van de data voor registratie en facturatie . Het team facturatie werkt vaak als een spin in het web en moet veel moeite om de registratie en facturatie te borgen binnen de andere teams. Ik merk dat dit vaak voor problemen zorgt in de bemensing van het team.

Aandachtspunten en valkuilen
Tijdens een EPD implementatie worden verschillende teams opgesteld, ieder met een eigen aandachtsgebied. Er zijn een aantal punten van aandacht bij het opstellen van de teams:

1. Zorg dat de teams op de hoogte zijn van de processen, knelpunten en functionaliteitseisen (zie ook volgende onderwerp), Wat zijn de ideale gewenste processen en waarom, wat zijn knelpunten op dit moment die heel veel tijd kosten en welke functionaliteitseisen moeten minimaal opgenomen zijn?

2. Zorg dat het team registratie en facturatie (R&F) groot genoeg is om met alle andere teams in contact te blijven, zodat de data gestuurde registratieprocessen geborgd zijn. Verdeel de onderwerpen over de teamleden, zodat er aandacht houders zijn en duidelijke aanspreekpunten voor de andere teams. Dit betekent dat dit team vaak groter is dan de andere teams,

3. Zorg dat er genoeg mandaat in het team R&F aanwezig is om belangrijke beslissing over deze processen te nemen. Deze processen bepalen uiteindelijk of en hoe snel er gefactureerd kan worden. Er moet vaak afgeweken worden van de ideale processen, vanwege technische belemmeringen. Wat is acceptabel en wat moet er geëscaleerd worden omdat een workaround te grote consequenties heeft voor het werkproces? Er ligt dus een grote verantwoordelijkheid bij dit team,

4. Zorg dat het team R&F gedegen kennis heeft van de data sturing van de processen en nauw verbonden is met teams zoals migratie, interfase, data governance, rapportage. Indien oude data, zoals bijvoorbeeld oude facturen niet geconverteerd wordt, kan dat gevolgen hebben indien er later materiele controles van de zorgverzekeraar komen, na de implementatie. Hoe kan men dan crediteren?

Deze zaken lijken voor de hand te liggen, maar ik heb ervaren dat het toch te weinig aandacht heeft gekregen, waardoor het gedurende het traject voor problemen zorgt. Helaas is het dan vaak moeilijk om het alsnog op te lossen.

Ik heb een aantal punten van aandacht benoemd, maar er zijn nog veel meer mogelijke oorzaken te benoemen waardoor een implementatie volgens planning verloopt. Ik denk dat we meer kennis moeten delen en veel van elkaar kunnen leren en daag u uit om deze lessons learned te delen.


Caroline Ginjaar is consultant bij Cure4 en is DBC/DOT expert. Ze heeft bij diverse ziekenhuizen EPD implementaties ondersteund. Zij heeft enerzijds meegewerkt binnen het project ‘implementatie nieuwe EPD’ in het team registratie en facturatie en anderzijds bij de parallelle trajecten procesoptimalisatie van zorgadministratieve processen. Haar eerstvolgende blog zal gaan over het thema ‘Basiskennis wet- & regelgeving van de registratie en facturatie.’

©2018 Cure4 |

Nieuwsbrief | Disclaimer | Privacy Statement | Website | Cure4 Legal | Website | Cure4 AFAS | Website | Cure4 Zorgadministratie | Website | Cure4 Finance & Control
Contact