Steeds vaker wordt er in de zorg gekozen voor het uitbesteden van bedrijfsondersteunende diensten. Denk bijvoorbeeld aan het outsourcen van ICT-activiteiten en facilitaire diensten. De voornaamste reden voor outsourcing is het verhogen van de kwaliteit van de primaire processen. Cure4 is gespecialiseerd in het optimaliseren van de bedrijfsvoering en wij merken dat er ook steeds meer zorgaanbieders kiezen voor het uitbesteden van hun financiële en administratieve diensten. Maar wat komt er allemaal bij zo een outsourcingstraject kijken?
In de vorige blog werd het onderwerp communicatie besproken en wat het belang van goede interne en externe communicatie is. Heb je deze blog gemist? Deze kan je hier terugvinden.
Het Financial Shared Service Center (FSSC) van Cure4 voert in opdracht van verschillende zorgaanbieders diverse financiële en administratieve werkzaamheden uit. Dit team van financiële professionals heeft te maken met de complexiteit van verschillende systemen, workflows, deadlines en financieringsstromen. In deze blog wordt er ingezoomd op het belang van timemanagement. Timemanagement is meer dan alleen een goede planning in je agenda en het vergt enige oefening om het je eigen te maken. De volgende tips en tricks kunnen jou helpen met een beter timemanagement.
Werken volgens een bepaalde routine en structuur klinkt misschien saai en oubollig, maar het brengt wel veel rust in je werk. Het is onnodig tijd te verdoen aan simpele taken of het telkens nadenken over een juiste planning hiervan. Hierdoor houdt je meer energie over voor de moeilijke taken. Werk wekelijks volgens een vaste planning en houdt je daaraan. Breng daarnaast ook structuur aan in de mappen op je laptop of offline in een schrift, zodat je ook zonder nadenken alles kunt vinden en teruglezen. Deze tip is zeker van belang als je werk voor meerdere klanten/personen/opdrachten uitvoert. Maandag wordt de dag voor klant X en dinsdag is de dag voor klant Y. Hierdoor blijft je focus ook op de juiste plek!
Wat ook kan helpen is om voor de volgende dag een takenlijst te maken. Je weet dan gelijk wat je moet doen als je start en hierdoor hoef je geen energie en tijd te verspillen aan het opstarten van je werk. Hierdoor kan ik vaak mijn dag rustig beginnen en weet ik wat er moet gebeuren.
Bij iedere baan vindt er ad-hoc werk plaats. Bij het FSSC is dit geen uitzondering. Ondanks de aanwezigheid van goede planningen, structuur en routine, kan er altijd op een ongewenst moment ad-hoc werk tussenkomen. Hier moet je rekening mee houden in je planning en zorgen dat dit tussen je routinematige werkzaamheden past. Hoe kan je dit op een makkelijke en goede manier opvangen?
“Getting things done” is mijn credo. Hierdoor voel ik de drijfveer om iets af te krijgen. Hoe pak ik dit aan en wat bedoel ik met je werk organiseren? Het is raadzaam om al het werk wat op je af komt, direct te beoordelen op wat er moet gebeuren, hoeveel tijd dit kost en wanneer het af moet zijn. Vervolgens maak je hiervoor een planning of je zorgt dat iemand anders het werk uitvoert. Hierdoor laat je weinig werk liggen en ben je goed op de hoogte van je eigen workload.
Het inplannen van je e-mailmomenten lijkt wellicht een voor de hand liggende tip, maar blijkt toch lastig uit te voeren te zijn in de praktijk. Dit komt doordat mensen denken te kunnen multitasken, maar in werkelijkheid is dit niet het geval.
Dit wordt uitgelegd in de theorie Eberspächer over de werking van aandachtscirkels. Volgens deze theorie zijn er zes cirkels die het niveau van aandacht weergeven die je kan hebben voor een taak. Elk niveau staat voor de hoeveelheid aandacht die je voor een taak hebt. Wanneer je in de eerste cirkel bevindt, ben je compleet gefocust op deze taak en is je concentratie zeer hoog. Hoe verder je naar buiten gaat richting cirkel zes, hoe minder je gefocust bent op je oorspronkelijke taak.
Zoals te zien is in de afbeelding, heeft men in cirkel twee al te maken met directe afleiding. Hierdoor ben je niet meer bezig met je eerste taak. In de derde cirkel ben je afgeleid door de gedachte hoe het had moeten zijn. Dit houdt in dat bij een overleg je gedachten vooral zijn bij het feit dat je je niet hebt goed voorbereid. Je focust dus niet meer op de inhoud van het overleg, maar je zit meer met je gedachten bij hoe het had moeten zijn. In de vierde cirkel ben je niet meer bezig met je oorspronkelijke doel of taak, maar met het slagen of falen hiervan. Je bevindt je in een staat van onzekerheid over je kwaliteiten en laat je hierdoor afleiden.
De vijfde cirkel is een gevolg van de vierde cirkel als je aandacht wordt verlegd door de onzekerheid. Je kan je gedachten alleen vestigen op de gevolgen van het niet bereiken van je doel. Een gevolg kan zijn een kwade manager, doordat je jouw doel niet hebt behaald. Je kan bedenken om het doel wel te behalen, omdat je gedachten alleen zijn gefocust op de negatieve gedachten van het eventueel niet behalen van het doel. De laatste, zesde, cirkel is de meest buitenste cirkel en hierin vraag je je af wat je eigenlijk aan het doen bent. Je vraag je af waarom je je doel wilde behalen en wat de meerwaarde hiervan was.
Onze smartphone is ontzettend interessant, maar helaas zorgt het ook voor veel afleiding waardoor je niet goed kunt focussen. Wanneer je afgeleid wordt duurt het ongeveer 20 minuten voordat je weer compleet gefocust bent op je oorspronkelijke taak. Daarnaast geeft auteur Mark Tichelaar (Boek: Haal meer uit je hersenen) aan dat multitasken je IQ verlaagd met 15 punten. Mensen maken meer fouten wanneer ze aan het multitasken zijn en elke keer als je van taak wisselt moeten je hersenen hiervan herstellen. Hij geeft aan dat gedurende hersteltijd je 40% langzamer werkt en je 20% meer fouten maakt.
Zorg ervoor dat deze afleiding en andere afleiders uit staan. Wat ook nog kan helpen is dat alle notificaties van je telefoon uitzetten. Ook collega’s kunnen collega’s voor afleiding zorgen. Wanneer dit het geval is zoek dan een rustige plek of spreek af dat je een dag(deel) thuis werkt.
Er zijn tientallen apps die ervoor kunnen zorgen dat je beter timemanagement hanteert of je productiviteit kunnen vergroten. Een voorbeeld hiervan is de app Cold Turkey, die ervoor zorgt dat je (tijdelijk) social mediakanalen kan uitschakelen. Een andere app is Brain focus, een timemanagement app om de Pomodorotechniek mee uit te voeren. Met deze techniek werk je in tijdsblokken van (vaak) 25 minuten met een kleine pauze ertussen en na het vierde tijdsblok vindt een langere pauze plaats. Deze app is ideaal voor mensen die een korte spanningsboog hebben, maar wel graag geconcentreerd willen werken.
Naast deze twee apps zijn er veel meer voorbeelden en het is daarom ook goed om te kijken welke app bij jou past! Let wel op: Timemanagement en productiviteitstools kunnen een nuttige hulp zijn, maar het blijven hulpmiddelen, geen doel op zich.
Deze tip is naar mijn mening net zo belangrijk. Timemanagement tijdens je werk is nodig om je werk af te krijgen op een efficiënte manier. Om goed te kunnen werken is het ook raadzaam om tijd voor jezelf in te plannen. Neem dagelijks een halfuur de tijd om van de buitenlucht te genieten tijdens de lunch, neem tijd voor een break met een kop thee of koffie als je maar afstand neemt van je beeldscherm en bureau. Door deze kleine tips te gebruiken, zul je merken dat je lekkerder in je flow blijft werken en hierdoor creatiever en helder van geest bent.
Met deze tips over timemanagement kan je ervoor zorgen dat je productiviteit verhoogd wordt en je stresslevel verlaagd wordt. Als expert in het verwerken van de zorgadministratie voor zorginstellingen op afstand helpen wij u graag verder! Kijk voor de mogelijkheden op onze website.
Intern Consultant Zorgadministratie