Optimalisatieslag voor een beter en leuker Intranet bij U-center

Kerngedachten bij de doorontwikkeling van het intranet was als volgt:

• Employee self service; de medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun registraties en zij kunnen deze eenvoudig bijhouden
• Een gebruikersvriendelijke interface; zodat de overhead binnen de perken blijft en de data bij de bron geactualiseerd kunnen worden

Wat we hebben gedaan

“Voor mij is de productiviteitsapp onbetwist de kers op de taart. Als GGZ-organisatie is het belangrijk een gezonde verhouding directe en indirecte cliëntgebonden tijd te hebben. Daarnaast wil je natuurlijk dat therapeuten zoveel mogelijk van hun beschikbare tijd aan cliënten besteden. Dat kan alleen geoptimaliseerd worden wanneer je zicht hebt op de verhouding beschikbare tijd en cliëntentijd. Als blijkt dat overhead te veel tijd van een behandelaar inneemt, dan kan de behandelaar of een van de teamleden daarop actie ondernemen.”

Het complexe in dit project was de ontsluiting van de deelsystemen. Dankzij webservices en (S)FTP bestandenwisseling waren we in staat om data uit het ECD en ERP te ontsluiten. Hierbij hielden we natuurlijk rekening met de wet op privacy en de beveiliging van het transport van data. In het intranetdesign van Valtech (voorheen eFocus) was een duidelijke keuze gemaakt voor een functioneel rustig ontwerp waarbij de gebruiker via 6 tegels met een icoon 80% van de intranetfunctionaliteit moest kunnen benaderen. Om toch voldoende aandacht voor de openstaande workflowtaken te krijgen, heeft Valtech een soort iPhone-achtige tellers ontworpen. Dit zit niet standaard in AFAS Insite en hebben we daarom met een speciaal ontwikkelde app moeten realiseren. Een realtime-koppeling met AFAS, een integratiepagina voor AFAS Insite en single sign on zorgen ervoor dat dit nu werkt.

Wat we hebben bereikt

”Wij gaan uit van een teamprestatie. De ene medewerker zal wat meer tijd aan overhead besteden dan de ander, maar als je als team een goede verhouding directe en indirecte tijd hebt, dan lever je gezamenlijk een prima prestatie. Met de productiviteitsapp kunnen we dit nu heel duidelijk inzichtelijk maken.”

Grootste plus van dit nieuwe intranet is het (persoonlijke) inzicht in productiviteit, declarabiliteit en de verhouding directe/indirecte tijd. Dit geldt zowel voor de organisatie als ook voor het team per week en per maand. En beter inzicht in de productiviteit maakt sturing mogelijk waardoor uiteindelijk tot een efficiëntere inzet komt.

“Als er al een geheim voor succes is dan is dat het vermogen om dingen te bekijken vanuit zowel het oogpunt van iemand anders als dat van zichzelf. Cure4 begreep precies wat wij bedoelden en pasten hun AFAS expertise en kennis van de zorgsector toe om ons het optimale resultaat te bieden.” – Tom Schiphof – Projectleider Zorg & ICT

Over U-center

U-center is een psychotherapeutisch centrum dat behandelingen aanbiedt voor mensen met psychische aandoeningen en verslavingen. In een comfortabele behandelcentrum voor meervoudige psychische aandoeningen kunnen cliënten, met hun hulp, actief aan zichzelf werken in een programma van 2×7 weken. Het behandelcentrum is gelegen in Epen, vlakbij Maastricht.