Optimalisatieslag voor een beter en leuker Intranet

De situatie

Psychotherapeutisch centrum U-center gebruikt al langere tijd AFAS Insite als intranetomgeving. Dat het beter en leuker kon, daarover waren de partijen het snel eens. In een aantal optimalisatieslagen binnen de huidige inrichting is een compleet nieuw intranet neergezet.

Over U-center

U-center is een psychotherapeutisch centrum dat behandelingen aanbiedt voor mensen met psychische aandoeningen en verslavingen. In een comfortabele behandelcentrum voor meervoudige psychische aandoeningen kunnen cliënten, met hun hulp, actief aan zichzelf werken in een programma van 2×7 weken. Het behandelcentrum is gelegen in Epen, vlakbij Maastricht,

Wat we hebben gedaan

“Voor mij is de productiviteitsapp onbetwist de kers op de taart. Als GGZ-organisatie is het belangrijk een gezonde verhouding directe en indirecte cliëntgebonden tijd te hebben. Daarnaast wil je natuurlijk dat therapeuten zoveel mogelijk van hun beschikbare tijd aan cliënten besteden. Dat kan alleen geoptimaliseerd worden wanneer je zicht hebt op de verhouding beschikbare tijd en cliëntentijd. Als blijkt dat overhead te veel tijd van een behandelaar inneemt, dan kan de behandelaar of een van de teamleden daarop actie ondernemen.”

Het complexe in dit project was de ontsluiting van de deelsystemen. Dankzij webservices en (S)FTP bestandenwisseling waren we in staat om data uit het ECD en ERP te ontsluiten. Hierbij hielden we natuurlijk rekening met de wet op privacy en de beveiliging van het transport van data. In het intranetdesign van Valtech (voorheen eFocus) was een duidelijke keuze gemaakt voor een functioneel rustig ontwerp waarbij de gebruiker via 6 tegels met een icoon 80% van de intranetfunctionaliteit moest kunnen benaderen. Om toch voldoende aandacht voor de openstaande workflowtaken te krijgen, heeft Valtech een soort iPhone-achtige tellers ontworpen. Dit zit niet standaard in AFAS Insite en hebben we daarom met een speciaal ontwikkelde app moeten realiseren. Een realtime-koppeling met AFAS, een integratiepagina voor AFAS Insite en single sign on zorgen ervoor dat dit nu werkt.

Wat we hebben bereikt

”Wij gaan uit van een teamprestatie. De ene medewerker zal wat meer tijd aan overhead besteden dan de ander, maar als je als team een goede verhouding directe en indirecte tijd hebt, dan lever je gezamenlijk een prima prestatie. Met de productiviteitsapp kunnen we dit nu heel duidelijk inzichtelijk maken.”

Grootste plus van dit nieuwe intranet is het (persoonlijke) inzicht in productiviteit, declarabiliteit en de verhouding directe/indirecte tijd. Dit geldt zowel voor de organisatie als ook voor het team per week en per maand. En beter inzicht in de productiviteit maakt sturing mogelijk waardoor uiteindelijk tot een efficiëntere inzet komt.