Het is een enorme uitdaging om in de huidige krappe arbeidsmarkt nieuwe medewerkers te werven voor je zorgorganisatie. Daarbij komt bij het proces rondom de werving ook nog is een hoop kijken. Van het maken van de vacature, het inplannen van de afspraken tot aan het delen van het contractvoorstel. Door veel handmatige administratieve handelingen hou je nóg minder tijd over het vinden van geschikte kandidaten.
Haal het meeste uit je AFAS pakket
Automatiseer je recruitmentprocessen met AFAS
Wat nu als alle processen rondom werving en selectie – van vacature tot indiensttreding – bijna volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd verloopt? Klinkt dit als muziek in de oren? Lees dan snel verder! In deze blog geef ik, Amando Buchan, je tips voor een goed recruitment proces voor je zorgorganisatie en vertel ik meer over Werving & Selectie van AFAS.
Het start bij het aanvragen van een vacature
Het begin van een sollicitatieproces start natuurlijk bij de aanvraag van een vacature. Bij wie leggen jullie de aanvraag van de vacature neer? De ene zorgorganisatie wilt dat dit door de directeur en recruitment wordt goedgekeurd, terwijl bij de andere organisatie de leidinggevende direct een vacature aanvraag mag doen. Bij sommige organisaties verloopt dit proces nog steeds via de mail. Terwijl het veel gemakkelijker en overzichtelijker is als dit via een workflow verloopt. Als AFAS-consultant is het mijn taak om veel vragen te stellen om zo tot een uitgewerkt proces te komen die passend is bij jouw organisatie. Natuurlijk denk ik altijd mee op welke vlakken het huidige proces het eventueel sneller en slimmer kan.
Na de aanvraag van een vacature kan deze eenvoudig geplaatst worden via OutSite (werken bij website) van AFAS. Ik raad altijd aan om OutSite zo veel mogelijk naar jullie eigen huisstijl te brengen. Zo zorg je vanaf de start van een sollicitatie al voor een herkenbaar en vertrouwd gevoel.
Je eigen workflows flexibel inrichten
Iedere zorgorganisatie is natuurlijk anders. Ook in het proces van werving en selectie zitten verschillen. Daarom is het mogelijk om workflows flexibel in te richten. In de standaard van AFAS zijn de functionaliteiten soms niet toereikend genoeg, omdat er één workflow wordt meegeleverd. Deze workflow is goed voor één bepaalde type sollicitatie. Dit is precies waar ik het verschil kan maken voor jouw zorgorganisatie. Als eerste zetten we samen alle processen en procedures op een rijtje gezet. Ik kijk naar de standaard van AFAS en welke uitbreidingen er eventueel gemaakt kunnen worden voor een bepaalde workflow. Een stagiaire vraagt bijvoorbeeld om een andere workflow dan een ZZP’er. Zo maken we de slimme workflows passend bij jouw organisatie.
Jouw recruitmentproces is in veilige handen
Door OutSite (werken bij website) en InSite (intranet) met elkaar te verbinden, kun je een eigen sollicitatieportaal bouwen. In dit Sollicitant Self Service portaal kunnen kandidaten inloggen, de status van hun sollicitatie inzien en zelf gegevens en documenten toevoegen. Hierdoor worden het aantal administratieve handelingen voor de HR-medewerker enorm verlaagd.
Het portaal is uiteraard veilig voor het uploaden van persoonsdocumenten zoals bijvoorbeeld een VOG. Alle informatie is centraal te vinden in één database en alles is gekoppeld met andere afdelingen (zoals HR). Soms zie ik nog dat zorgorganisaties een algemene mailbox gebruiken voor het opvragen en ontvangen van informatie over de sollicitant. Veel informatie wordt vaak over het hoofd gezien, omdat documenten niet centraal zijn opgeslagen. Hiernaast brengt het werken via een mailbox het risico met zich mee dat er privacygevoelige informatie wordt gelekt. Dit is met Werving & Selectie van AFAS verleden tijd. Jouw gehele recruitmentproces staat in een beveiligde omgeving die geheel AVG-proof is.
De standaard gegevens die worden uitgevraagd in het proces van een sollicitatie zijn onder andere: NAW-gegevens, BSN-nummer, kopie van ID-kaart, het bankrekening nummer en VOG. In de zorg zien we dat er vaak nog extra informatie nodig is, zoals een BIG registratie en/of bepaalde diploma’s. Bepaalde velden zoals een ingangsdatum en vervaldatum van de BIG registratie kunnen verplicht worden gesteld. Dit zijn extra velden die ik voor de organisatie kan toevoegen in het proces. Al deze gegevens en documenten kunnen met een paar drukken op de knop door bijvoorbeeld de leidinggevende worden uitgevraagd, gecontroleerd en goedgekeurd. Dit scheelt een hoop tijd en gedoe!
De sollicitant staat centraal
Het gehele werving- en selectieproces wordt door het systeem goed in de gaten gehouden. Er worden slimme signaleringen aangemaakt, zodra bijvoorbeeld bepaalde documenten nog niet geüpload zijn. Ook als een nieuwe medewerker in dienst wordt gemeld kan er automatisch een mail worden gestuurd met bijvoorbeeld: ‘Welkom! We zijn op dit moment bezig met je contract’. Het contractvoorstel wordt eenvoudig via het portaal gedeeld en kan digitaal ondertekend worden. In de huidige arbeidsmarkt is het nóg belangrijker om snel informatie te delen en goed te communiceren met de sollicitant. Zo heb je meer kans van slagen.
Meer informatie
Doordat veel, vaak handmatige, taken nu digitaal en geautomatiseerd verlopen hebben jouw HR-medewerkers hun handen meer vrij. Zo kunnen zij zich gaan richten op het vinden van de juiste kandidaten. Het sollicitatieproces wordt hierdoor een stuk fijner voor zowel je medewerkers als sollicitanten. Wil je meer weten over de Werving & Selectie module van AFAS? Of wil je een keer sparren hierover?