Beschikking uit toewijzingsbericht & Toewijzingsnummer verplicht

Het onderdeel beschikking is in de nieuwste release verwijderd. Alhoewel ze nog wel in een verzoek om toewijzing kunnen worden meegestuurd. Daarentegen is het toewijzingsnummer verplicht geworden. Het beschikkingsnummer verwijst eigenlijk naar de papieren beschikking vanuit de gemeente. Nu blijkt in de praktijk dat dit niet één op één wordt overgenomen.

Daarom is er besloten deze relatie los te laten en het toewijzingsnummer meer van belang te maken. Door een uniek toewijzingsnummers verplicht te maken kan er bij een verzoek om wijziging naar verwezen worden. Het is in de praktijk vaak dat er voor elk product een nieuwe beschikking met nieuw toewijzingsnummer wordt toegestuurd. Wanneer een beschikking afloopt wordt deze gestopt en weer een nieuwe aangemaakt. Deze beschikkingen worden dan ook doormiddel van een stopbericht gestopt, terwijl het eigenlijk geen stop is. Door middel van het verplicht stellen van een uniek toewijzingsnummer kunnen in het vervolg verlengingen makkelijker worden toegestuurd en hoeven er geen onnodige start- en stopberichten gestuurd te worden.

De gemeenten zijn in de lead als het gaat om deze wijzigingen. Zij moeten controleren of zij voor elke cliënt een uniek toewijzingsnummer hebben. Indien dit niet het geval is, moeten zij de oude toewijzing per 31-12-2020 beëindigen en een nieuwe toesturen met als startdatum 01-01-2021. Deze nieuwe JW301’s zullen dan alle toewijzingen in één bericht bevatten.

Bij een verlenging of wijziging is het van belang dat alle toewijzingen worden meegenomen in de berichten. Denk hierbij aan de werkwijze van de WLZ als het gaat om een AAT.

Alle wijzigingen van het nieuw declaratieproces op een rij

Er ligt binnen het sociaal domein al langer het verzoek om de complexiteit en diversiteit te verminderen. Vanuit deze wens is er besloten om vanaf 2021 een aantal wijzigingen in facturatie- of declaratieproces aan te passen. Hieronder zetten we deze wijzigingen op een rij.

1. De mogelijkheid om te factureren via het berichtenverkeer komt te vervallen voor geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Daarbij kunnen de declaraties alleen nog maar per maand ingediend worden en niet meer per vier weken.  Toewijzingen kunnen wel nog afgegeven worden met een andere frequentie, zoals per week.
2. Er komt een nieuw berichtenpaar voor het declareren van geleverde zorg vanaf 1-1-2021. Dit worden het 323 (declaratiebericht) en 325 (antwoordbericht van de gemeente) bericht. Tevens betekent dit dat er geen gedeeltelijke goedkeur op een declaratieregel meer kan plaatsvinden.
3. Voor de zorg geleverd tot en met 31 december 2020 kan er gedeclareerd worden via het oude proces (303/304) tot eind 2021.

De volgende declaratieprocessen verdienen extra aandacht

Er zijn een aantal zaken die aandacht vragen van zorgaanbieders tijdens de overgang naar het nieuwe declaratieproces. Deze hebben we hieronder op een rijtje gezet.

1. Jaarafsluiting van 2020 vindt plaats op basis van 303-berichten. Alle zorg die geleverd is in 2020 moet daarom ook gedeclareerd worden op basis van de 303-berichten (al dan niet als declaratie of facturatie). Ook correcties op afgekeurde regels dienen via de 303-berichten gedeclareerd te worden. Stem als zorgaanbieder daarom goed met je softwareleverancier af dat beide berichtensystemen (303/304 en 323/325) bruikbaar blijven in 2021.
2. Controleer of doorlopende toewijzingen na 1-1-2021 gedeclareerd kunnen worden. Stel een cliënt is in april 2020 gestart met een zorgtraject en dit traject loopt door tot april 2021. Deze wordt per maand gedeclareerd. Tot 31-12-2020 zal dit via de 303-berichten gaan, maar vanaf 1-1-2021 zal dit via de 323-berichten gedeclareerd moeten worden. Een zorgaanbieder zal in samenspraak met de gemeente moeten toetsen of een doorlopende toewijzing op technische grond door kan gaan of dat deze aangepast dient te worden.
3. Het boekjaar 2020 eindigt dit jaar op een donderdag en dat heeft implicaties voor de zorg die in week 53 geleverd wordt. Voor de inspanningsgerichte variant geldt dat prestaties geleverd op 28 t/m 31 december 2020 worden gefactureerd volgens de declaratieregels van 2020 (303/304-berichten). Voor outputgerichte uitvoeringsvariant geldt dat omdat de zondag van week 53 valt in declaratieperiode van 2021, wordt er gedeclareerd volgens de declaratieregels van 2021.
4. Indien er doorlopende inkoopcontracten zijn waarin is afgesproken om te werken volgens het facturatieproces, dan gaan deze per 1 januari 2021 over naar een declaratieproces. De regels van de istandaard zijn namelijk hierin leidend boven contractuele afspraken.
5. Tariefinrichting per 4 weken of per jaar zijn niet meer mogelijk. Een tarief per week kan nog wel ingericht worden en zal door middel van een omrekenmodel vertaald worden naar een declaratie op maandbasis.

Quickscan iJW en iWMO 3.0

Wil je als zorgorganiatie direct inzicht en suggesties voor verbetering?

Deze release heeft een grote impact op de technische en functionele processen in jouw zorgorganisatie. Het is van belang om de wijzigingen vanuit de iJW en iWmo 3.0 juist te implementeren. We kijken graag met je mee welke wijzigingen voortkomen uit de releases.

Aan de hand van de online quickscan bepalen we het volwassenheidsniveau voor de volgende vier domeinen:

• Proces en ICT
• Berichtenverkeer
• Contractmanagement
• Personeel en organisatie

Vraag de scan aan voor jouw organisatie!