De jaarovergang; een continue proces

Nu de jaarovergang voorbij is menen veel organisaties dat de werkzaamheden omtrent de jaarwisseling achter de rug zijn. Dit is echter niet het geval. Wij nemen je mee in de zienswijze van de jaarovergang als continue en fundamenteel proces en hoe dit resulteert in betere samenwerking, kostenbesparing en verhoogde omzet.

Tip

Maak het voornemen voor 2019; de introductie van een werkgroep jaarverloop met alle betrokken partijen, die het hele jaar samenkomen, en onder één belang handelen. Proost dus nog op 2019 (en de voornemens).

Taken worden versnipperd uitgevoerd vanuit deelbelangen binnen de organisatie

In december is er veel aandacht voor de jaarovergang. De jaarovergang wordt gezien als een belastende en invloedrijke periode aan het einde en het begin van het jaar. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.

Dit proces loopt niet altijd op rolletjes en het volgende voorbeeld is dan ook herkenbaar:

Een zuchtende applicatiebeheerder die nog op 31 december kostenplaatswijzigingen moet doorvoeren: “Planning en Control had de kostenplaatswijziging een maand eerder moeten aanleveren, ik wist dat dit fout zou gaan.”

Dit soort situaties komt met name voort uit een gebrek aan controle en samenwerking. De afdelingen Planning en Control (P&C) en Functioneel Applicatiebeheer (FAB) hebben eigen taken en prioriteiten. FAB is immers verantwoordelijk voor de inrichting en P&C voor de AO/IC-processen. De taken worden versnipperd uitgevoerd, vanuit deelbelangen binnen de organisatie.

Eenmaal een ineffectieve jaarovergang, altijd een ineffectieve jaarovergang

De jaarovergang haakt in op veel invloedrijke processen die gedurende het jaar spelen. Zoals de inkoopafspraken, accountantscontrole, facturatie, verantwoording, veranderingen wet- en regelgeving en de jaarrekening.

Zoals het voorbeeld schetst wordt applicatiebeheer gezien als uitvoerende schakel in de jaarovergang. Wegens tijdgebrek en aandacht is het risico groter op een gebrekkige inrichting; ook wel ‘paniek inrichten’ genoemd. Het ‘paniek inrichten’ resulteert in meer fouten en achterstanden in de facturatie. Het herstel van de fouten is tijdrovend en gaat gepaard met de nodige frustratie.

De volgende consequenties kunnen hieruit volgen:

1.      Meer fouten en uitval in de facturatie

  • De correctie uren voor het team Zorgadministratie lopen op
  • Meer afkeur resulteert in een minder soepele accountantscontrole

2.      Minder aandacht voor rapportages en analyses

  • Geen adequate verantwoording van onder andere de kwaliteitseisen van de financiers
  • Het inkoopproces loopt moeizamer met de financiers

Jaarverloop en geen jaarovergang

De consequenties behoren tot een cyclus; wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en inkoopafspraken.

Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; FAB, P&C, Financieel en de Zorgadministratie. Daarom is het beter om te spreken van de jaarverloop in plaats van de jaarovergang.

Creëer een werkgroep ‘jaarverloop’ met alle betrokken partijen

Met een werkgroep Jaarverloop bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen creëer je meer overzicht en samenhang. De voortgang en monitoring van de processen worden herhaaldelijk besproken en alle leden begrijpen hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk (de inrichting).

Structuur en randvoorwaarden van de werkgroep Jaarverloop:

  • De werkgroep handelt vanuit één belang; een correcte vastlegging van verantwoordelijkheden en wijzigingen gedurende het hele jaar.
  • De voorzitters opereert als verantwoordelijke voor de administratieve processen van de organisatie.
  • De organisatie moet de noodzaak, het commitment en de capaciteit hebben om alle processen m.b.t. de jaarverloop in één keer goed in te richten.

Resultaat; voorkomt ’paniek inrichten’

Het opstellen van de werkgroep is gebaseerd op het BISL-model (een raamwerk voor het uitvoeren van functioneel beheer en informatiemanagement). Succesvolle wijzigingen worden mede bepaald door:

  • de ervaring binnen de groep
  • de mate van overzicht
  • de juiste afweging

Doordat de werkgroep continue in overleg is, vindt er naast kennisontwikkeling ook directe kennisoverdracht plaatst. De proceseigenaren monitoren de gemaakte afspraken en er is ruimte voor vervolgtrajecten en evaluatie om fouten op te lossen en verdere verbeteringen aan te brengen. Gaandeweg ontstaat er dus een wijzigingsstructuur die beter past bij de organisatie.

Wanneer de werkgroep juist functioneert resulteert dat in de volgende voordelen:

1.      Minder uitval facturatie

  • Accountantscontrole gaat efficiënter
  • Minder correctie uren voor het team Zorgadministratie

2.      Verbeterde verantwoording

  • Wanneer de inkoopafspraken en kwaliteitseisen in de werkgroep besproken worden, is er meer aandacht voor de rapportages en analyses. De analyses fungeren weer als validatie van de kwaliteitseisen, wat resulteert in een versoepeling van de inkoopafspraken

Te mooi om waar te zijn?

Het introduceren van een werkgroep resulteert niet vanzelfsprekend in een vermindering van de taken aan het einde van het jaar. Er moeten nu eenmaal taken worden uitgevoerd aan het einde en aan het begin van het jaar. De werkgroep is er niet om de werklast te verminderen, maar om de onderlinge samenwerking, het overzicht en de controle te verhogen. Het gaat om de visie ten opzichte van de jaarovergang die moet veranderen. De onverwachte taken aan het einde van het jaar, die ongetwijfeld zullen passeren, worden dan sneller en vaardiger opgepakt.

Wil je meer weten over het efficiënter inrichten van de jaarovergang? Cure4 heeft consultants in dienst met ruime kennis en ervaring. Neem gerust contact met ons op en informeer naar de mogelijkheden.

Judith Hegger

Consultant Care

Judith Hegger

Consultant Care

Recente publicaties

Blog_Frouke Snoep (Kopie)

02 April 2019

Frouke Snoep aan het woord. In 2008 hakte ik de knoop door. Ik ruilde een vast contract bij een ziek…

Blog Care | De jaarovergang; een continue proces

08 February 2019

Wij nemen je mee in de zienswijze van de jaarovergang als continue en fundamenteel proces en hoe dit…

©2019 Cure4 |

Nieuwsbrief | Disclaimer | Privacy Statement
Contact