Gemeenten en zorgaanbieders: eigenlijk niet zo verschillend

Tussen zorgaanbieders en gemeenten is sprake van een wederzijdse afhankelijkheid. Als consultants ervaren wij tegen welke problemen zorgaanbieders aanlopen in de samenwerking met gemeenten. Om ons verder te verdiepen in deze samenwerking gingen de consultants van Cure4 tijdens het Cure4Labs aan de slag met twee casussen met als onderwerp ‘Gemeenten vs zorgaanbieders’. In deze blog bespreken wij de drie belangrijkste bevindingen.

Tijdens een Cure4Labs worden probleemstellingen die gebaseerd zijn op de praktijk aan de consultants voorgelegd. Samen met iemand uit het werkveld proberen de consultants tot een concrete oplossing of advies te komen. In dit geval leverde Guido Uland op basis van zijn ervaringen bij diverse gemeenten de input voor de casussen.

Communicatie

De meeste winst voor zorgaanbieders en gemeenten valt te behalen op het gebied van communicatie. Het belang van goede communicatie wordt in een verscheidenheid aan sectoren erkent, maar blijkt in de praktijk nog verbeterd te kunnen worden. Wegens de wederzijdse afhankelijkheid is goede communicatie tussen beide partijen een vereiste. Alle berichten, die een zorgaanbieder en gemeente naar elkaar sturen, dienen chronologisch en tijdig verstuurd te worden. Daarnaast dienen de berichten correct op elkaar aan te sluiten. Dit alles om te komen tot een juiste declaratie. De afhankelijkheid van elkaar vraagt om een goede samenwerking tussen gemeente en zorgaanbieder. De samenwerking blijkt echter in de praktijk niet optimaal te verlopen, zoals blijkt uit de eerste casus:

In één van de twee casussen van het Cure4labs liep de gemeente tegen het probleem aan dat een zorgaanbieder soms in één keer 200 Jw315 berichten (verzoek om toewijzing) naar de gemeente stuurde, terwijl het aantal Jw315 berichten in andere periode vele malen lager was. De gemeente had in haar planning geen rekening gehouden met het onverwacht hoge aantal JW315 berichten en kreeg een achterstand met het verwerken van de berichten. De zorgaanbieder ontving vervolgens de JW301 niet binnen het afgesproken termijn van vijf werkdagen. Gevolg: ergernissen aan zowel de kant van de zorgaanbieder als aan de kant van de gemeente. 

De grote vraag is hoe dit voorkomen had kunnen worden. De zorgaanbieder kan diverse redenen hebben gehad voor het in één keer sturen van 200 berichten, maar heeft waarschijnlijk niet (goed) nagedacht over het effect dat dit heeft op de werkzaamheden van de gemeente. Indien de gemeente op de hoogte gesteld was, had de gemeente zich hierop kunnen voorbereiden. Ook hadden de zorgaanbieder en de gemeente afspraken over de verwerking kunnen maken, zodat beide partijen wisten waar ze aan toe waren.

Cultuurverschillen

In gemeenten heerst vaak een zeer hiërarchische structuur. Jaarlijks krijgen zij een extra bedrag op het budget, waarvan al zorg geboden wordt. Er is een beperkt nieuw budget waar een bestemming voor gevonden kan worden. Iedere medewerker heeft een eigen agenda met bijbehorende doelen en de communicatie vindt top-down plaats. Hierdoor worden in de top beslissingen gemaakt, omdat deze logisch en kostenefficiënt lijken, maar blijken deze in de praktijk lastig uit te voeren. Financials maken afspraken over productcodes, terwijl zij niet weten of hun eigen systemen deze productcodes kunnen verwerken én in welke mate de systemen van de zorgaanbieders compatible zijn.

Gemeenten maken veelal de afspraken met accountmanagers van zorgaanbieders. Regelmatig constateren wij dat de accountmanagers ook niet weten wat het systeem, waar hun organisatie de berichten mee verwerkt, wel of niet aankan.

Niet alleen binnen gemeenten, maar ook tussen gemeente en zorgaanbieder is er een verschil in denkwijze. Zo ligt de focus van gemeenten meer op de financiën en resultaten op korte termijn dan bij de zorgaanbieders. Bij zorgaanbieders is zorg leveren de hoofdfocus.

Het disfunctioneren van een team

Het klinkt heel logisch dat een goed team zorgt voor goede resultaten. Een aantal redenen die druk kunnen leggen op zowel het team van de gemeente als op de cliëntenadministratie van de zorgaanbieder, zijn:

  • Te weinig capaciteit
  • Geen of onpraktische verdeling van taken binnen een team
  • Geen prettige samenwerking en communicatie met externe partijen
  • Het ontbreken van kennis binnen een team
  • Veel personeelswisselingen in een team

Geen van bovenstaande redenen hoeven direct van invloed te zijn op de samenwerkingen tussen gemeenten en zorgaanbieders. Belangrijker is hoe ermee omgegaan wordt. Communiceer bijvoorbeeld naar de andere partij dat er achterstanden zijn en stel goede processen op.

Aanbeveling

De vragen die wij ons vooraf het Cure4labs stelden waren: Hoe ervaren de gemeenten de samenwerking met zorgaanbieders en waardoor ontstaan de problemen?

Uit de discussies tijdens de C4Labs bleek dat zorgaanbieders en gemeenten tegen vergelijkbare problemen oplopen. Hoe kunnen zorgaanbieders en gemeenten problemen voorkomen? Wij komen tot de volgende drie aanbevelingen:

  • Communiceer over achterstanden
  • Houdt rekening met de mogelijkheden van de betrokken computersystemen
  • Zorg voor stabiliteit (team en processen)

Cure4Labs

Cure4 organiseert regelmatig een Cure4Labs met onze opdrachtgevers. Dertig consultants bundelen de krachten en komen in een dagdeel tot een advies voor een specifieke klantvraag. Klant en consultants die elkaar kritisch bevragen en van elkaar leren, vormen hier het doel.


Ook behoefte aan een Cure4Labs, een advies in een middag van dertig kritische meedenkende consultants? Neem dan contact met ons op.

Contact opnemen

Yvonne Jorna en Manon van Voskuilen

Consultants Care

Manon van Voskuilen

Consultant Care


Notice: Undefined offset: 2 in /var/www/vhosts/cure4legal.nl/httpdocs/wp-content/plugins/mw-modules/modules/content/content.php on line 121

Blog Care | Gemeenten en zorgaanbieders: eigenlijk niet zo verschillend

©2021 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact