Blog Care | Het proces van de dossiercontrole

Het proces van de dossiercontrole

De dossiercontrole is de interne controle om de rechtmatigheid van de productie te bepalen voor de accountantscontrole, die vervolgens naar de financier gaat.

Waar moet je als zorginstelling op letten bij dossiercontroles?

Om correct te beginnen aan de dossiercontroles, dient er eerst een uitsplitsing van cliënten naar de juiste financiering plaats te vinden. De zorginstelling heeft verschillende financiers, te weten:

De verschillende gemeente voor de WMO in de vorm van begeleiding
De centrumgemeente WMO in de vorm van beschermd wonen
Justitie in de vorm van begeleiding en beschermd wonen

Zodra dit in kaart is gebracht, volg dan de stappen zoals hieronder zijn beschreven:

Verschillende gemeenten WMO – Begeleiding | controle op onderdelen:

Aanwezigheid van een geldige legitimatie
Tijdige aanmelding
Zorgovereenkomst getekend en geldig
Getekende documenten t.a.v. de inzage en overdracht van het dossier
Getekend cliëntplan niet ouder dan een jaar en aansluitend op de voorgaande of een tussentijdse evaluatie datum
Vastgestelde onderdelen van een cliëntplan op aanwezigheid en vastgesteld, waardoor ze niet meer aan te passen zijn

Centrumgemeente WMO – Beschermd wonen | controle op onderdelen:

Aanwezigheid van een geldige legitimatie
Tijdige aanmelding
Zorgovereenkomst getekend en geldig
Getekende documenten t.a.v. de inzage en overdracht van het dossier
Getekend cliëntplan niet ouder dan een jaar en aansluitend op de voorgaande of een tussentijdse evaluatie datum
Vastgestelde onderdelen van een cliëntplan op aanwezigheid en vastgesteld, waardoor ze niet meer aan te passen zijn
Een bewijs, waaruit blijkt dat er dagbesteding wordt geleverd een onderdeel van beschermd wonen tarief. Als onderdeel van het cliëntplan of als apart getekend formulier.

Justitie – Begeleiding en beschermd wonen | controle op onderdelen:

Aanwezigheid van een geldige legitimatie bij Justitie de combinatie van een aanmeldbrief en een definitieve plaatsingsbrief. Bestanden zijn afkomstig uit Ifzo
Tijdige aanmelding
Zorgovereenkomst getekend en geldig
Getekende documenten t.a.v. de inzage en overdracht van het dossier
Getekend cliëntplan niet ouder dan een jaar en aansluitend op de voorgaande of een tussentijdse evaluatie datum
Vastgestelde onderdelen van een cliëntplan op aanwezigheid en vastgesteld, waardoor ze niet meer aan te passen zijn
Een bewijs, waaruit blijkt dat er dagbesteding wordt geleverd een onderdeel van beschermd wonen tarief. Als onderdeel van het cliëntplan of als apart getekend formulier.

Vijf stappenplan

Stap 1 | Inventarisatie controle

Zorg dat je alle cliënten in beeld hebt die onder de controle horen te vallen.
Zorg dat er een overzicht gemaakt wordt van de controles die nodig zijn per cliënt. Combineer de controles die vanuit de verschillende financiers voorgeschreven worden met de controles van de accountant.
Verwerk dit in het overzicht en bespreek het met het team zodat helder is welke controles gedaan moeten worden, welke bestanden hier voor nodig zijn en aan welke voorwaarden de bestanden moeten voldoen.

Stap 2 | Planning controle

Maak een planning van wanneer en welke dossiers compleet en gecontroleerd moeten zijn. De controle moet wel aansluiten op de controle van de accountant.

Stap 3 | Beheersing controle

Bepaal de inzet qua uren per week en maak hierop een planning voor het team en betrek hierbij eventueel medewerkers van andere locaties die ook een rol spelen in de dossiers.

Stap 4 | Start uitvoer controle

Start met de uitvoer van de controles.
Rapporteer wekelijks over de voortgang van de controles en de afwijkende dossiers naar het team en bespreek het eventueel met de verantwoordelijke dossierhouders.

Stap 5 | Accountantscontrole

Sluit af met een accountantscontrole.

Heeft u vragen over het proces van dossiercontrole in de zorg? Stel ze gerust. Ik help u graag op weg.
Contact opnemen

Djuni Hinkert &
Marcel Vink

Senior Consultants Care

Djuni Hinkert

Business Line Manager Care

Marcel Vink

Senior Consultant Care

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer

Contact

Het proces van de dossiercontrole

Verschillende gemeenten WMO – Begeleiding | controle op onderdelen:

Centrumgemeente WMO – Beschermd wonen | controle op onderdelen:

Justitie – Begeleiding en beschermd wonen | controle op onderdelen: