In de vorige blog is er stilgestaan bij het hoe en waarom van de WKR-regeling en de vier mogelijkheden onder de regeling. In deze blog wordt dieper in gegaan op de toewijzing van de verschillende kostencomponenten voor drie van deze categorieën.

De vergoeding onder intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt, parkeerkosten of een relatiegeschenk voorschiet. Over deze vergoedingen aan de werknemer hoeft geen belasting betaald te worden. Dit wordt niet gezien als loon en gaat derhalve ook niet ten koste van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aangewezen worden als eindheffingsloon. Deze vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is dan volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte.

Enkele voorbeelden waarbij de gerichte vrijstelling toegepast mag worden:

• Reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per km voor zakelijke dienstreizen en woon-werk vergoeding.
• Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen.
• Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk.
• Studie- en opleidingskosten met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures).
• Ter beschikking gestelde Arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis (zoals een aangepaste bureau(stoel) of toetsenbord/muis).
• Kosten van outplacement.
• Maaltijden (op de werkplek) met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter, bijvoorbeeld bij overwerk, koopavonden, een lunch tijdens een presentatie, in het kader van therapeutisch mee-eten, maar ook maaltijden en consumpties tijdens dienstreizen.
• Verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking.

Vergoedingen en verstrekkingen boven de normbedragen: het bovenmatige deel is belast

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, tablets, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Belangrijkste criteria is dat deze voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en de kosten hiervoor niet doorberekend worden aan de werknemer. Het privévoordeel wat de medewerker heeft van deze voorziening, hoeft niet tot het loon gerekend te worden.

Een voorbeeld:

Bedrijf X betaalt een werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kan € 0,19 per kilometer onbelast vergoed worden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. Dit kan als belast loon van de werknemer bestempeld worden of als eindheffingsloon aangewezen worden. Is er geen vrije ruimte meer over indien gekozen wordt voor eindheffingsloon, dan moet over het meerdere 80% eindheffing worden betaald.

De nihilwaarderingen: voorzieningen die je werknemer op de werkplek gebruikt

Voorzieningen waarvoor een nihilwaardering geldt, zijn onbelast en gaat dus niet ten koste van de vrije ruimte. Deze nihilwaarderingen hoeven niet als eindheffingsloon aangewezen te worden en ook niet als zodanig in de administratie geregistreerd te worden.

Hieronder een overzicht van de meest voorkomende nihilwaarderingen:

• Voorzieningen op de werkplek (zoals een bureau of een kopieerapparaat).
• Consumpties op de werkplek die géén deel uitmaken van een maaltijd (zoals koffie/thee, fruit, koekjes, Cup-a-Soup en andere tussendoortjes van weinig waarde).
• Voor personeelsfeesten, recepties en jubilea is het begrip werkplek ruimer. De consumpties tijdens het feest, de receptie of het jubileum zijn voor alle werknemers onbelast als het feest plaatsvindt op een plaats waarvoor de werkgever Arbo verantwoordelijk bent. Wanneer er tijdens het personeelsfeest of -festiviteit een maaltijd, zoals een buffet, een barbecue, wordt verstrekt dan moet voor deze verstrekking een bedrag van € 3,35 (het geldende normbedrag voor 2018) per werknemer als loon in aanmerking worden genomen, welke in de vrije ruimte valt.
• Bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen.
• Rentevoordeel van een personeelslening voor bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets.
• OV-abonnementen die een werknemer ook voor het werk gebruikt.

Voor enkele nihilwaarderingen gelden aanvullende regels. Deze aanvullende regels als ook de overige nihilwaarderingen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst