“Het lukt ons niet om de juiste mensen te vinden, we worden belast met werkzaamheden die niet thuishoren op de zorgadministratie, andere afdelingen hebben geen idee wat de zorgadministratie doet én behandelaren geven geen gehoor aan correctieverzoeken van de zorgadministratie.” Dit zijn enkele voorbeelden van uitspraken die wij regelmatig op een willekeurige zorgadministratie horen. Maar waarom staat de zorgadministratie in een slecht daglicht? En misschien nog wel belangrijker, hoe lossen we dit op?
De zorgadministratie wordt nog altijd als stoffig gezien en dat is zonde, want zij heeft een zeer cruciale taak. Zonder de zorgadministratie is er geen controle op de registratie en declaratie van de geleverde zorg. Wij begrijpen dat de werkzaamheden die de zorgadministratie uitvoert, niet direct worden gezien als waarde toevoegend voor de patiënt. Maar de patiënt kan wel ontevreden zijn over de zorg die hij heeft gekregen, als hij onterecht een veel te hoge rekening heeft ontvangen.
Ook Michiel Tebbes erkent in zijn artikel op de website van FTM dat de registratie (tot op zekere hoogte) waardevol is voor de patiënt. Alleen zijn de administratieve lasten en de bijbehorende complexiteit uit hun jasje gegroeid. Juist daar kan de zorgadministratie een cruciale rol in spelen door de zorgprofessional hierin zoveel mogelijk te ontzorgen en ervoor te zorgen dat fouten in de registratie voor de declaratie worden ondervangen.
Uit onderzoek van Nivel in samenwerking met Universiteit Utrecht en de Erasmus Universiteit Rotterdam blijkt dat de medisch specialist deze cruciale rol van de zorgadministratie ook ziet en veel behoefte heeft aan professionele ondersteuning van de zorgadministratie bij de registratie van de geleverde zorg.
Belangrijk genoeg zou je denken, maar waar gaat het dan toch mis? Wij zien dat de administratiemedewerkers vooral bezig zijn met het wegwerken van dagelijkse foutenlijsten en het uitvoeren van standaard taken. Zij verliezen zich dikwijls in de inhoudelijke details en medische dossiervoering in plaats bezig te zijn met de overkoepelende analyse over waar en waarom registratiefouten ontstaan. De focus ligt te veel op het corrigeren van fouten in plaats van het voorkomen van fouten.
Je komt in een vicieuze cirkel die moeilijk te doorbreken is. Corrigeren van fouten kost tijd die vervolgens niet meer beschikbaar is voor het doen van analyses, of om na te denken hoe fouten voorkomen hadden kunnen worden, laat staan het probleem op te lossen daar waar het in beginsel is ontstaan.
Daarnaast is het de vraag of op de gemiddelde zorgadministratiemedewerker in staat is om dergelijke analyses uit te voeren en hier de juiste conclusies uit te trekken.
Dat is makkelijker gezegd. Simpelweg vanwege de combinatie van een complexe omgeving met snel opvolgende veranderingen en zowel de organisatie als de medewerkers die niet in staat zijn in hetzelfde tempo mee te groeien.
Maar er is nog iets opvallends aan een zorgadministratie, de gewoonte om te denken dat iederéén geschikt is om op de zorgadministratie te kunnen werken. Het werk is dermate veranderd en complex geworden dat dit meer van iemand vergt dan “enkel” administratief werk.
Om toekomstproof te worden is een professionaliseringsslag essentieel. Wij vragen ons af of dit besef er voldoende is binnen zorgorganisaties. Om een professionaliseringsslag te kunnen maken, zal geïnvesteerd moeten worden, zo blijkt ook het onderzoek van Nivel. Toch staat dit niet hoog op de prioriteitenlijst van een zorgorganisatie.
Desondanks kunnen er toch al een aantal stappen gezet worden die in de praktijk meer aandacht verdienen: het scholen, coachen en aantrekken van (geschikt) personeel.
Eén van de uitkomsten van het onderzoek van Nivel is dat medisch specialisten ervaren dat de DBC-consulenten weinig tijd hebben door het grote aantal aanvragen voor ondersteuning. Des te belangrijker is het om helder te hebben waar de zorgadministratie ondersteuning biedt, zodat werkzaamheden afgebakend kunnen worden en de focus daar ligt waar de behoefte het hoogst is: ondersteuning bij complexe registratie vragen en de vertaling ervan naar de dagelijkse praktijk.
Ook dit is iets wat je niet van de één op de andere dag doet, maar creëer stap voor stap de mogelijkheid om te groeien naar een gewaardeerde afdeling.
Never a dull moment!
Deze stappen zullen helpen meer richting te geven aan de professionaliseringsslag en een betere samenwerking tussen zorgadministratie, behandelaar en ondersteunende afdelingen. Met het doel de administratieve lasten aanzienlijk te verminderen en de kwaliteit van registratie en declaratie te versterken. Eén ding is zeker; er valt nog genoeg af te stoffen.
Team Lead Zorgadministratie