7

1570

656

Crisisvolwassenheid voor een toekomstbestendige zorg

Hoewel de coronacrisis ons opslokt en alle prioriteit moet krijgen, is het ook noodzakelijk om verder te kijken. Bij 15 instellingen in de zorg binnen verschillende sectoren zijn consultants van Cure4 nagegaan welke maatregelen er ‘onder stoom en kokend water’ genomen worden.

Hoe gaan instellingen in de gezondheidszorg om met deze crisis, wat is de gemene deler in die aanpak en waar voorzien wij risico’s. In dit artikel beschrijven we de uitkomsten van deze peiling. We sluiten af met een eerste vooruitblik zodat we, als de tijd daar rijp voor is, de bedrijfsvoering van gezondheidszorginstellingen ook voor de toekomst kunnen voorbereiden op impactvolle gebeurtenissen.

In de actiemodus

Uit onze peiling komt naar voren dat iedere organisatie inmiddels manieren heeft gevonden om thuis te werken, online te vergaderen en de zorg anders te organiseren. Dit alles wordt gecoördineerd door een uit de grond gestampt crisisteam of stuurgroep die informatie vanuit het RIVM verzamelt, hier beleid op uitzet richting managers en leidinggevenden, die dat weer doorgeven aan hun teams en helpen bij het maken van keuzes.

In vrij korte tijd worden ‘corona-afdelingen’ opgericht, ambulante zorg via digitale middelen geleverd, plexiglas opgehangen voor ontvangstbalies, zorgadministratie op afstand uitgevoerd en servicetelefoonnummers doorgeschakeld naar mensen thuis. Dit tempo laat een voortvarendheid zien die ongekend is, maar in sommige opzichten ook gevaarlijk kan zijn.

De peiling laat zien dat organisaties momenteel vanuit de kortetermijnvisie werken om de crisis zo snel mogelijk te beheersen. Dat zorgt ervoor dat beslissingen niet altijd goed overwogen (kunnen) worden en de impact op lange termijn veiligheid en organisatiestabiliteit te gering worden ingeschat.

Pijnpunten aan het licht

In het grootste deel van de organisaties uit onze peiling wordt duidelijk dat de reguliere zorg flink afneemt. Bij organisaties waar het aantal corona-patiënten meevalt, bij zowel de patiënten als de zorgverleners, zorgt dit voor een daling in omzet.  Dagbestedingen zijn gesloten, huisartsen verwijzen minder patiënten, patiënten durven of willen niet meer naar locaties komen uit angst voor besmetting en beeldbellen leidt tot kortere behandelsessies. Een daling in de zorgvraag zorgt ook voor grote veranderingen in het werk van ondersteunende diensten. Daarmee komt ook een aantal pijnpunten aan het licht.

Processen in tijden van nood

Volgens Emy Zeeman, manager bij een zorginstelling, komen in deze tijd alle wankele bedrijfsprocessen bloot te liggen: gebrek aan kennis van wet- en regelgeving, onvoldoende mogelijkheden om digitaal te werken en behandelen, persoons- en locatie-afhankelijke werkzaamheden en sturing op enkel financiële informatie. Ze benoemt daarbij dat mensen en organisaties nu creatieve oplossingen bedenken om deze pijnpunten snel op te lossen maar dat dit op voorhand beter had moeten worden geborgd. “Wat ontbreekt zijn beschreven en geborgde zorglogistieke processen die wendbaar zijn voor (onvoorziene) omstandigheden.”

Daling nu, zorg voor pieken straks

De huidige daling in zorgvraag vormt een risico voor een piek in de toekomst. Niet alleen corona-zorg vraagt extra handen, alle uitgestelde zorg gaat een piek vormen in de nabije toekomst, waarbij nog onzeker is hoeveel ziekteverzuim er op dat moment zal zijn bij zorgverleners en ondersteunende diensten. Dit wordt versterkt doordat de huidige zorgverlening vertraging oploopt door alle maatregelen. Willem Teunissen, expert op het gebied van Zorglogistiek: “De uitstroom in bijvoorbeeld de GGZ-zorg kan gaan afnemen omdat er minder sprake is van ambulante behandeling. Daardoor kan de intensieve zorg niet altijd vanuit thuis worden voortgezet. Daarnaast zullen we op den duur ook weer een toename gaan zien in zorgvraag, dit heeft te maken met mensen die hun zorgvraag uitstellen en daardoor verslechteren.” Hij benadrukt dat het juist in deze periode belangrijk is om voor te bereiden op deze trends.

Lees het artikel over wachttijden

Doelgroepbenadering in crisistijd

Waar de druk nu al toeneemt, is bij ziekenhuizen of afdelingen die te maken hebben met het coronavirus, zonder dat organisaties daar goed op voorbereid zijn. Marleen Hendriks, manager High Care bij een grote GGZ-instelling: “We zijn allen overrompeld door de snelheid en impact van het coronavirus op de zorg. Er is duidelijk niet gerekend op zo een grote crisissituatie. Daarom is er met man en macht gewerkt aan een goed werkend afdelingsbeleid/ locatiebeleid, dat geschikt is voor elke doelgroep. Voor ouderen geldt namelijk een ander risico dan voor de jonge patiënt (zonder HIV of andere risico’s).” Het is volgens haar belangrijk dat we de geleerde lessen meenemen naar de toekomst en gebruiken om ons goed voor te bereiden op crisissituaties met een grote impact op de zorg.

Inzet van digitale middelen

Hoofdlijnenakkoorden, stimuleringsmiddelen, pilots tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars zijn de afgelopen jaren ingezet om de zorg te digitaliseren en een impuls te geven aan bijvoorbeeld E-health. Eén van de veelgenoemde oplossingen om zorg te blijven leveren in deze tijd is beeldbellen, ook daar worden risico’s bij genomen.

Onze jurist en privacy-deskundige Pernette Wubbenhorst ziet dat organisaties stoeien met versnelde implementaties van digitale toepassingen en de privacy-maatregelen die daarbij genomen moeten worden. “Sommige organisaties hadden deze middelen nog niet in huis of gebruikten deze toepassing nog niet in de directe zorgverlening”. Omdat organisaties snel willen handelen stappen ze over naar consumententoepassingen of gratis applicaties.

Het gevaar is dat deze applicaties vaak niet voldoen aan de beveiligingseisen die wet- en regelgeving stelt bij het uitwisselen van gezondheidsinformatie.Pernette: “Als een applicatie niet voldoet aan de beveiligingsstandaarden of aan de beveiligingseisen die daaraan worden gesteld, maakt dat deze applicatie kwetsbaar is voor aanvallen van buitenaf door internetcriminelen. Dat wil je als zorgaanbieder natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen.”

Daarnaast benadrukt Pernette dat ondanks dat het gebruik van beeldbellen een tijdelijke oplossing zal zijn, het van belang is om ook met deze gegevensverwerking te voldoen aan het accountability principe. In haar blog stelt Pernette Wubbenhorst dat organisaties de juiste technische en organisatorische maatregelen nemen om te voldoen aan de principes en verplichtingen in de wet en dit tevens kunnen aantonen.

Lees hier de blog over beeldbellen

Vijf belangrijkste tips

In onze peiling hebben we ook gevraagd naar oplossingen om de schade zoveel mogelijk te beperken of in te dammen. Onze experts hebben daar een aantal van op een rij gezet:

  • Cancel zo min mogelijk afspraken!

Het ziet ernaar uit dat de coronamaatregelen nog een tijd van kracht zijn. Probeer enorme inhaalslagen te voorkomen en patiënten niet te lang te laten wachten op behandeling. Alles wat uitgesteld wordt vormt immers op een later moment een piek en dus een nieuwe crisis. Cancelen van patiëntgerelateerde afspraken leidt tot daling van productiviteit en tot liquiditeitsproblemen bij organisaties. Bedenk een veilig en geschikt alternatief om de afspraak, al dan niet gedeeltelijk, door te laten gaan.

  • Voorkom dat registratie wordt verwijderd of niet wordt vastgelegd!

Uit onze peiling komt duidelijk naar voren dat behandelaren die bezig zijn met coronazorg door drukte niet al hun werkzaamheden vastleggen en dat productie wordt verwijderd uit de registratie. Bijvoorbeeld een afspraak die niet doorgaat, dagbesteding die nu niet geleverd kan worden, groepsbehandelingen die geen doorgang hebben of Beschermd Wonen indicaties die verlopen.

Ons advies: leg alles wat behandelaren uitvoeren vast, laat registraties staan, verleng indicaties en ga in gesprek met de financiers, wanneer hier de tijd voor rijp is. Corrigeren kan immers altijd nog.

  • Maak een Q & A per afdeling en maak die voor de hele organisatie inzichtelijk!

Alle oplossingen die nu bedacht worden, zijn geniaal en functioneren goed. Het is belangrijk om de opgedane kennis te delen en om belangrijke zaken goed vast te leggen. Voor het geval dat straks verantwoord moet worden over hoe in deze crisistijd is gewerkt. Zelfs simpele oplossingen als de letter ‘C’ zetten voor corona gerelateerde zorgregistratie, draagt enorm bij aan meer inzicht zonder complexe EPD- en ICT- aanpassingen.

  • Laat ondersteunende diensten ook participeren in het corona-crisisteam!

Crisisteams zouden naast zorginhoudelijke expertise ook een belangrijke bijdrage vanuit diverse teams zoals ICT, financiële administratie, zorgadministratie en HR-teams moeten verwachten. Deze diensten dragen ook bij aan het realiseren van snelle en creatieve oplossingen om de patiëntenzorg, medewerkers en bedrijfsvoering gezond te houden.

  • Maak een scheiding tussen coronamaatregelen en ‘normale’ bedrijfsvoering!

Het goed organiseren van de coronamaatregelen vergt veel van de bedrijfsvoering. Veel organisaties teren hard op hun reserves. Er zal een einde komen aan deze coronacrisis. Zorgorganisaties moeten zich nu al bezighouden met innovaties en investeringen om een duurzame toekomst op te bouwen. Blijf hierop gefocust.

Advies: streef naar crisisvolwassenheid

Alle maatregelen die nu worden genomen vangen de effecten van deze crisis deels op maar we zullen nog lang last hebben van de gevolgen. Wellicht was het allemaal niet nodig geweest als we veel eerder aan de slag waren gegaan met de waarschuwingen van virologen en wellicht meer hadden geïnvesteerd in draaiboeken en noodvoorzieningen. De prijs die we nu betalen is ongekend hoog.

Laten we daarom leren van de uit nood geboren lessen. In het programma Buitenhof op 29 maart jl. maakte Jaap Goudsmit – hoogleraar virologie – een vergelijking met de Deltawerken, die voortkwamen uit de watersnoodramp in 1953. Niemand stelt ter discussie dat er nu blijvend geld en mensen worden vrijgemaakt om onze bescherming tegen het water te borgen. Alle genomen maatregelen zouden een blijvend onderdeel van onze samenleving moeten worden om ons in de toekomst te beschermen tegen deze onverwachte gebeurtenissen. Zoals Rutte zei in zijn recente persconferentie; “wij leven in Nederland in een volwassen democratie”.

Laten we ervoor zorgen dat we in deze volwassen democratie niet ad-hoc acteren en ter plekke het wiel moeten uitvinden maar leven en handelen vanuit de visie, daadkracht, saamhorigheid en veerkracht die we nu ontwikkelen. Laten we in de toekomst vertrouwen op onze crisisvolwassenheid

Onze experts

Itske Lindhout

Programmadirecteur Cure4

Caroline Bogchelman

Consultant Care

Willem Teunissen

Consultant Cure

Pernette Wubbenhorst

Legal Consultant

Wij helpen de zorg bij

Zorgadministratie

Ook ondersteunend personeel is momenteel hard nodig om de zorgtaken goed te kunnen uitvoeren. Achterstanden in zorgdeclaraties en facturaties kunnen serieuze problemen voor je organisatie veroorzaken. Wat doe je als zorgadministratief personeel uitvalt door ziekte of de quarantainemaatregel?

Ik wil hier meer over weten

Zorglogistiek

Wat we nu al in kunnen schatten is dat het coronavirus zowel effect heeft op de zorgvraag als het aanbod. Hoe kan de toegenomen druk op de zorgcapaciteit en wachttijden wegnemen? Welke quickwins zijn nu al toe te passen, zonder dat de wachttijd voor andere patiënten ook onder druk komt te staan?

Ik wil hier meer over weten

Privacy & AVG

Een juiste implementatie van wet-en regelgeving rond privacy en gegevensdeling in de zorg is een grote uitdaging. Cure4 heeft deskundige legal consultants en FG's die jouw organisatie kunnen ondersteunen bij juridische vraagstukken over patiëntveiligheid, uitwisseling van medische gegevens en ICT-contracten en licenties.

Ik wil hier meer over weten

Financiën en salaris

Door de opgelegde maatregelen wordt een andere manier van werken van je ondersteunend personeel vereist. Hoe zorg je ervoor dat de dagelijkse financieel-administratieve werkzaamheden niet blijven liggen? Hoe zit het met het aanvragen van de Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid en loondoorbetalingen bij ziekte?

Ik wil hier meer over weten

Zorgcontrol

Cure4 biedt de juiste ondersteuning en begeleiding bij het optimaliseren van de zorgcontrol en implementatie van bekostigingssystematiek. Wij optimaliseren de zorgadministratieve processen en de AO/IC bij instellingen in de cure en care.

Ik wil hier meer over weten

EPD en ECD Projecten

Cure4 is de juiste partner als het gaat om de implementatie, optimalisatie en het beheer van EPD en ECD- systemen. We hebben kennis en ervaring op het gebied van bekostigingsystematiek, gezondheidsrecht, zorgadministratieve processen, patiëntlogistiek en procesoptimalisatie.

Ik wil hier meer over weten

Samen beter 

Cure4 staat zij aan zij met de zorg en bedankt alle zorgprofessionals voor hun enorme inzet.

Wij sparren graag met jou over de impact van het coronavirus op de bedrijfsvoering. Daarom is speciaal de Helpdesk Gezonde Zorg in het leven geroepen!

Naar Helpdesk Goede Zorg

©2020 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact