Hoe je eenvoudig de werkgeversverklaring voor de avondklok inricht voor al jouw zorgmedewerkers! (UPDATE!)

Vanaf zaterdag 23 januari geldt er in Nederland een avondklok. Het is dan verplicht van 21:00 uur ’s avonds tot 04.30 uur ’s ochtends binnen te blijven. Je mag alleen met een geldige reden op straat zijn.

Als zorgorganisatie heb je te maken met onregelmatige diensten waardoor medewerkers uit noodzaak naar buiten moeten. Zij dienen dan een werkgeversverklaring bij zich te hebben. Om hen vrij te laten reizen is het belangrijk dat zij een werkgeversverklaring mee hebben.

Met deze verklaring bewijzen ze dat ze gemachtigd zijn om op de aangegeven tijd op de openbare weg mogen zijn. Wij helpen je om dit proces zo eenvoudig mogelijk in te zetten.

Belangrijke aandachtspunten voor medewerkers binnen jouw organisatie

Na de aankondiging van het mogelijk instellen van een avondklok hebben wij een aantal aandachtspunten opgesteld. De volgende maatregelen zijn belangrijk binnen jouw organisatie.

Communiceren van de maatregelen en inrichting die je gedaan hebt naar de medewerkers:

  1. Vertel wat de mogelijkheden zijn voor de werkgeversverklaring en waar ze dit kunnen vinden.
  2. Maak wellicht overbodig nog duidelijk wat je moet aantonen bij controle (met of zonder handtekening)
  3. Bij wie moet je zijn binnen jou organisatie als je de ingerichte manieren niet kan benaderen en daarom liever een papieren verklaring wil ontvangen.
  4. Waar kunnen medewerkers terecht in geval van spoed / avonduren / oproepdienst.

Waar we echter ook aan denken is een standpunt innemen voor wanneer het onverhoopt toch nog mis gaat met de werkgeversverklaring avondklok.

  1. Wat als iemand een boete krijgt voor het niet kunnen overhandigen van de werkgeversverklaring bij een geplande avonddienst. Wie moet de last van de boete dragen?
  2. Wat nu als iemand onverwacht werd opgeroepen en geen werkgeversverklaring bijheeft. Wie draagt er dan de last van de boete?
  3. Als ze bezwaar willen indienen tegen een ontvangen boete, wie kan ze vanuit de organisatie daarvoor gegevens verstrekken. (bijvoorbeeld een planner voor de geplande diensten)
  4. Waar kan de medewerker terecht bij een uitzonderlijke situatie. Het is mogelijk dat de organisatie de boete-last wil overnemen in uitzonderlijke gevallen.
  5. Wat als iemand na de avondklok naar buitengaat vanwege privé redenen en daarbij staande word gehouden en ten onrechte een werkgeversverklaring van jou organisatie laat zien. Welke consequenties verbind je daaraan?

Aanvullend advies voor de inrichting van de werkgeversverklaring

Basis

Voor de medewerkers die mogelijk te maken gaan krijgen met de werkgeversverklaring avondklok in verband met de uitoefening van hun functie kan je de verklaring klaarzetten in het dossier zonder specificatie van datum en tijden. Hiermee heeft de medewerker via het Insite dossier altijd de beschikking over een werkgeversverklaring avondklok. Denk hierbij ook aan de medewerkers niet in loondienst en hoe deze de werkgeversverklaring ontvangen.

Let op: Let er bij het klaarzetten op dat je in de weergave die je kiest (bijvoorbeeld “Medewerker (in dienst)”) niet al een filtering is aangebracht waardoor groepen medewerkers ten onrechte geen verklaring ontvangen.

Basis +

Het is mogelijk van het standaard document een kopie te maken om deze aan te passen aan je eigen wensen. Bijvoorbeeld het toevoegen van een vaste tekst in het vak voor “specifieke tijden vastleggen” waarbij de datum automatisch mee wijzigt met de datum van insturen. Dit kan een applicatiebeheerder inrichten in Profit. Bespreek dit dan ook met de beheerder van Profit, ook als er andere wensen zijn.


Advies voor de route van workflows

Onderstaand twee adviezen over de mogelijk te volgen route met workflows voor het aanvragen in Insite.

Snel ontvangst document via workflow

Het is mogelijk dat een medewerker direct een werkgeversverklaring ontvangt. Om deze snelheid te garanderen zal er geen controle plaats vinden tussendoor. Deze kan je wel nog achteraf inbouwen als taak of via Profit doen om te voorkomen dat er misbruik gemaakt word van deze mogelijkheid. Vooraf zouden we dan wel op basis van functie de autorisatie voor deze workflow beperken tot die functies waar van het te verwachten is dat ze deze nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.

Hierdoor is het zelfs mogelijk om op het moment dat de verklaring overlegd moet worden deze nog op te vragen. Ons advies is wel om altijd voordat je naar buiten gaat het document op te vragen en deze op te slaan op de telefoon in verband met mogelijk gepland onderhoud of storing bij Profit/Insite.

Aanvragen specifiek document of functies die niet tot de standaard functie behoren

Voor de medewerker die graag een werkgeversverklaring wil met dagen / werktijden daarop benoemd kan er ook een workflow ingericht worden. Ook voor medewerkers die niet standaard een verklaring aan kunnen vragen kunnen op deze manier dit alsnog regelen. Hierbij wordt de werkgeversverklaring na het opvragen als taak bij een planner/leidinggevende/serviceteam gelegd ter controle en aanvulling.

Deze controleren of de aanvraag correct is, vullen de benodigde velden in en sturen het document terug naar de medewerker (of printen en ondertekenen deze). Hierbij zal je dus minder snel de beschikking hebben over je werkgeversverklaring en is het na kantoortijden lastiger om nog tijdig (voor die avond) iets te regelen.

Bepaal van te voren voor welke periode je een specifieke verklaring aan kan vragen (bijvoorbeeld minimaal voor een week).

Download het standaardtemplate

Het standaardtemplate is gebaseerd op het sjabloon van De Rijksoverheid. Deze wordt zo spoedig mogelijk gepubliceerd.

Je importeert het standaardtemplate in AFAS Profit:

  1. Download de werkgeversverklaring hierboven en sla deze op.
  2. Importeer de werkgeversverklaring vervolgens in je omgeving via:
  3. HRM / Uitvoer / Beheer / Document.
  4. Klik op actieknop 4. Importeren.
  5. Klik op de knop Bestand en selecteer de zojuist gedownloade werkgeversverklaring.
  6. Voltooi de wizard.


Werkgeversverklaring avondklok inrichten

Vervolgens richt je de werkgeversverklaring van de avondklok in. Dat kan via de volgende twee manieren. Je kan de werkgeversverklaring verstrekken of via een workflow aanvragen.

Optie 1 Werkgeversverklaring verstrekken

  1. Je verstrekt de werkgeversverklaring door een dossieritem in te sturen bij de betreffende medewerkers.
  2. Ga hiervoor in Profit Windows naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  3. Open de weergave Medewerker (in dienst). Gebruik de toetsencombinatie CTRL + S om meerdere medewerkers in één keer te selecteren. Wil je alle medewerkers selecteren? Dat kan via de toetsencombinatie CTRL + A.
  4. Klik op actieknop 1. Dossieritem(s).
  5. Kies bij Type dossieritem voor Uitgaande post.
  6. Kies bij Doel voor Document e-mailen en vastleggen in dossier.
  7. Voeg vervolgens in het volgende scherm de werkgeversverklaring als bijlage toe.

De medewerkers krijgen de werkgeversverklaring toegestuurd via e-mail en kunnen het document raadplegen in hun dossier via InSite en AFAS Pocket.


Optie 2. Werkgeversverklaring via workflow aanvragen

Als je wil dat medewerkers zelf een aanvraag kunnen insturen voor een werkgeversverklaring kun je hiervoor een vrij type dossieritem aanmaken en een workflow met document inrichten.

  1. Voeg een nieuw type dossieritem toe en zorg ervoor dat je deze beschikbaar maakt voor InSite.
  2. Maak vervolgens een workflow aan in het zojuist aangemaakte type dossieritem.
  3. Als laatste koppel je de werkgeversverklaring aan de workflow die je hebt ingericht.


Wil jij direct hulp bij het inzetten van de AFAS workflow?

Heb je vragen over hoe je de workflow inzet? Of wil jij dit proces door ons laten inrichten? Onze experts staan klaar om hierover met je te sparren of te ondersteunen.

Ik wil graag meer weten!


Marit Hagenbeek & Wout van den Berg

HR consultant & Payroll expert

Marit Hagenbeek

HR Consultant

Wout van den Berg

Payroll consultant

©2021 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact