8
1377
754
pa·niek·in·rich·ten (het; o)
- paniekerig en roekeloos inrichten van een applicatie met fouten en herstelacties tot gevolg
De zomer is voorbij, het laatste kwartaal van 2020 is begonnen en dat betekent; drukte rondom de jaarovergang in de zorg. De jaarovergang wordt vaak gezien als een belastende en invloedrijke periode. Voor de jaarafsluiting en de jaaropening moeten er vele wijzigingen worden doorgevoerd zoals in wet- en regelgeving, in prestatie- en productcodes en in tarieven.
In een eerdere blog bepleitte wij dat er niet alleen sprake is van een jaarovergang aan het einde en het begin van het jaar, maar dat dit een continu proces is waarvan de verschillende stappen het hele jaar door spelen en veel invloed hebben op elkaar.
Wanneer de inkoopafspraken moeizaam verlopen, is er een grotere kans op tijdgebrek in de afstemming op de inrichting van de applicaties. Dit heeft weer consequenties voor de facturatie, accountantscontrole en uiteindelijk weer voor de inkoopafspraken voor het volgende jaar. Er is dus sprake van een continu proces waar verschillende partijen betrokken zijn; Zorginkoop, Functioneel Applicatiebeheer, Zorgadministratie, Facturatie en Control. Wij spreken daarom niet van een jaarovergang maar van een jaarverloop.
Creëer aan het begin van het jaar een werkgroep ‘Jaarverloop’ bestaande uit afgevaardigden van alle betrokken partijen zo luidde ons advies. In deze werkgroep wordt de voortgang en monitoring van de processen herhaaldelijk besproken en begrijpen alle leden hun rol in het geheel. Hierdoor ontstaat meer aandacht voor de processen en de vertaling naar praktijk en wordt ‘paniekinrichten’ aan het einde van het jaar voorkomen. ‘Paniekinrichten’ wat kan resulteren in fouten en achterstanden in de facturatie met tijdrovende herstelacties tot gevolg.
‘Ja’ zul je nu denken, ‘dat is een goed advies, maar wat kan ik hier nog mee in Q4 van 2020?!’. Als je voor het eerst met deze visie in aanraking komt of als door de Coronaperikelen niet alle goede voornemens van dit jaar van de grond gekomen zijn, is er gelukkig ook nú nog genoeg wat je kunt doen! We nemen je mee in drie overzichtelijke stappen.
Het allerbelangrijkste rondom de jaarovergang is dat de juiste mensen bij elkaar komen. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en prioriteiten, maar deze komen rondom de jaarovergang allemaal samen. Door de betrokkenen bij elkaar te zetten vindt kennisoverdracht plaats die hoognodig is. Zorginkoop weet welke contractafspraken worden gemaakt, welk producten zijn ingekocht, tegen welke tarieven. Functioneel Applicatiebeheer kan meedenken in het vertalen van deze afspraken in de inrichting van het EPD/ECD. De Zorgadministratie en Facturatie zullen met de nieuwe contractafspraken moet werken en mogelijk de nodige omzettingen moeten doen om alles in orde te maken voor het nieuwe jaar. Control weet welke rapportages en verantwoordingen achteraf nodig zijn, waar vooraf rekening mee moet worden gehouden. Al deze partijen vormen dus een belangrijke schakel in het proces, maar weten elkaar niet altijd op tijd rondom dit onderwerp te vinden.
De belangrijke schakels nog even op een rij (terminologie kan per organisatie verschillen):
Elke jaarovergang is anders en de impact is erg afhankelijk van de veranderingen die op verschillende gebieden worden doorgevoerd nadat de champagne is ontkurkt. Daarom is ons advies om zo snel mogelijk te beginnen met het maken van een impactanalyse zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan met paniekinrichten tot gevolg. Om de impact zo volledig mogelijk te bepalen, is aan te raden in ieder geval de volgende aandachtsgebieden te inventariseren:
Misschien spreekt dit voor zich en kun je zelf wel invullen wat we hiermee bedoelen. Toch noemen we dit apart, omdat hierin de details het verschil kunnen maken tussen in één keer goed of een grote herstelactie achteraf.
Als bovenstaande stappen worden gevolgd dan is er een grote kans dat de jaarovergang soepel en georganiseerd verloopt. Het wil niet zeggen dat het hiermee nog nauwelijks tijd in beslag neemt, want de jaarovergang blijft een ingewikkeld en tijdrovend proces.
Door deze stappen te volgen wordt paniekinrichten echter voorkomen. Wat zal zorgen voor minder uitval in de facturatie, minder correctiewerk voor de Zorgadministratie en een efficiëntere accountantscontrole.
Wij bieden full-service applicatiebeheer waarmee zorgorganisaties volledig worden ontzorgd. Deze service is structureel op afstand, maar ook incidenteel op locatie als tijdelijke ondersteuning is gewenst bijvoorbeeld tijdens piekperiodes zoals tijdens de jaarovergang.
In de zorgspecial ‘Functioneel Applicatiebeheer’ vind je meer informatie en bevat onder meer de volgende onderwerpen:
Expert Functioneel Applicatiebeheer
Consultant Care