7

1358

168

Update | Alle hoofdpunten van de werkkostenregeling (WKR) 2020 die jij moet weten!

Het toepassen van de Werkkostenregeling (WKR) 2020 brengt de nodige vragen met zich mee. Onder welke categorie binnen de WKR dienen de verstrekte vergoedingen geboekt te moeten, waar moet je rekening mee houden bij deze kostentoerekening dan wel bij declaraties via de salarisadministratie, hoe kun je de WKR het beste verwerken in de administratie?

Recent zijn we ingegaan op de vier mogelijkheden die onder de WKR regeling vallen. Aan de hand van de kompas en het Keuzehulp model Werkkostenregeling 2020 hebben we de kostencomponenten toegelicht om zo richting te bepalen binnen deze categorieën. Maar voordat je aan de slag gaat met het toerekenen van kosten zijn er een aantal belangrijke zaken die eerst vooraf geregeld dienen te worden. In deze publicatie lichten we er een aantal toe.

Aanwijzen eindheffingsloon

In principe dien je elk jaar aan te geven welke vergoedingen en verstrekkingen dan wel terbeschikkingstellingen je wilt aanwijzen als eindheffingsloon.

Op deze manier kun je over de componenten uit de vrije ruimte beslissen. Dat betekent dat je duidelijk hebt welke onder de eindheffing valt en welke worden gezien als belasting voor de medewerker. Dit is van belang voor de berekening van de beschikbare vrije ruimte en eventuele af te dragen loonheffing.

Let op: sommige componenten worden altijd als loon van de werknemer aangemerkt en kunnen dan ook niet als eindheffingsloon van de werkgever aangewezen worden. Voorbeelden hiervan zijn het privégebruik van de auto van de zaak, genot van een dienstwoning, vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten en vergoedingen voor een geldboetes en wapens. En zijn hier na te lezen. (link toevoegen naar belastingdienst zie uit eerdere blog)

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je dit zou kunnen vastleggen:

Aanwijzing eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling

Bovenstaande inhoudingsplichtigen verklaren hierbij dat zij voor JAARTAL alle tot het loon in de zin van de Wet LB behorende vergoedingen en verstrekkingen, dan wel terbeschikkingstellingen, voor zover niet vrijgesteld op grond van artikel 11 en volgende Wet LB, aanwijzen als eindheffingsloon. Deze aanwijzing geldt niet:

•         voor zover de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in belangrijke mate (lees: 30%) groter is dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden in de regel worden aangewezen;

•         voor zover de inhoudingsplichtige het loon tot het individueel belaste loon van de werknemer heeft gerekend, dan wel binnen de onderneming op grond van de geldende arbeidsvoorwaarden of op basis van de Wet LB had behoren te rekenen.

Het vorenstaande geldt met inachtneming dat iedere inhoudingsplichtige zich het recht voorbehoudt om eventueel verschuldigde loonheffing op de werknemer te verhalen.

De concernregeling

Of je gebruik wilt maken van de concernregeling dien je ook ieder jaar vooraf vast te leggen.

De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend – deze eindheffing mag echter ook op concernniveau. In dat geval wordt de vrije ruimte berekend door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern bij elkaar op te tellen. De regeling kan alleen toegepast worden wanneer alle concernonderdelen het hele boekjaar deelnemen en het belang in een concernonderdeel minimaal 95% bedraagt.

Dat kan voordelig zijn, omdat zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen bij elkaar opgeteld benut kan worden. In deze collectieve vrije ruimte kunnen alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden opgenomen. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet 80% eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.

Let op: als je als concern van deze regeling gebruik wil maken, dan moet dit uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende jaar aangegeven worden voor het afgelopen jaar. Bijvoorbeeld uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van 2021 beslissen of over 2020 de concernregeling wordt toegepast.

Ook hiervoor is een standaard sjabloon beschikbaar om deze keuzes ieder jaar vast te leggen

Toepassing van de concernregeling in de zin van artikel 32 Wet op de loonbelasting 1964

Onderstaande inhoudingsplichtigen kiezen ervoor om voor JAARTAL de zogeheten concernregeling in de zin van artikel 32 Wet op de loonbelasting 1964 (‘Wet LB’) toe te passen. Inhoudingsplichtigen geven aan te voldoen aan de voorwaarden die hiervoor gelden en die zijn neergelegd in artikel 32 leden 2 en 3 Wet LB en artikel 8.4b Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.

De concernregeling geldt voor de volgende inhoudingsplichtigen.

De inhoudingsplichtige met het grootste bedrag aan fiscaal loon (‘kolom 14’) zal de – in concernverband – verschuldigde eindheffing werkkostenregeling aangeven in de loonaangifte.

Verhoging percentage vrije ruimte vanaf 2020

Op 1 januari 2020 heeft er een wijziging plaatsgevonden in de hoogte van de vrije ruimte.

De gedachte achter deze wijziging is dat vooral de werkgevers uit het MKB onder de huidige regeling snel door hun vrije ruimte heen zijn. Vaak is één personeelsfeest op een externe locatie hiervoor al voldoende. Om het MKB tegemoet te komen is besloten om tot aan de loonsom van € 400.000,- een vrije ruimte te berekenen van 1,7 % van de loonsom. Is de totale loonsom hoger dan dit grensbedrag, dan geldt het huidige percentage van 1,2% voor alles boven de € 400.000,-.

Maatregel coronacrisis: eenmalige verhoging vrije ruimte 2020 naar 3 procent

Als onderdeel van het pakket aan maatregelen vanwege de coronacrisis heeft het Ministerie van Financiën besloten om de vrije ruimte voor geheel 2020 tijdelijk te verruimen. De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt eenmalig verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever voor het jaar 2020.

Met deze maatregelen wil het kabinet ondernemers in deze coronacrisis verder ondersteunen. Deze verhoging geeft werkgevers die daar de ruimte voor hebben mogelijkheden om hun werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Dit kan ook een boost geven aan sectoren die sterk getroffen zijn door de crisis.

De vrije ruimte over de loonsom boven de € 400.000 wordt nog steeds tegen 1,2% berekend.

Extra aandachtspunten werkkostenregeling (WKR) 2020


Loon uit vroegere dienstbetrekking

In het geval dat er loon uit vroegere dienstbetrekking wordt uitgekeerd, dan bepaalt de hoogte daarvan of het meegerekend dient te worden in het fiscale loon of niet. Loon uit vroegere dienstbetrekking omvat onder andere aanzeg-, ontslag- of beëindigingsvergoedingen.

Zodra dit bedrag >10% van de totale fiscale loonsom, dan wordt de vrije ruimte alleen berekend o.b.v. het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.

Een voorbeeld van de vrije ruimte:

Totale fiscale loonsom                                    € 2.000.000
Daarvan loon uit vroegere dienstbetrekking  € 201.000

  • Dit is meer dan 10% en betekent dat het loon uit vroegere dienstbetrekking uit de fiscale loonsom wordt gehaald.
  • De vrije ruimte wordt berekend over de volgende loonsom:
    € 2.000.000 -/- € 201.000 = € 1.799.000

Declaraties via de salarisadministratie

Indien een werknemer gemaakte kosten declareert via de salarisadministratie, dan vallen deze kosten onder de zogenaamde intermediaire kosten.

Intermediaire kosten zijn dus de kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt, parkeerkosten, printpapier of een relatiegeschenk voorschiet. Over deze vergoedingen aan de werknemer hoeft geen belasting betaald te worden.

Dit wordt niet gezien als loon en gaat derhalve ook niet ten koste van de vrije ruimte. Let op: dit betekent wel dat deze kosten in de financiële administratie ook als intermediaire kosten gelabeld dienen te worden, anders worden deze kosten door de inspecteur gezien als onderdeel van de vrije ruimte. Bij het inrichten en verwerken van de loonjournaalpost dient hier dan ook rekening mee gehouden te worden.


Compensatie lunch

Wees alert als je als werkgever de daadwerkelijke lunchkosten van je werknemers vergoedt!

Zodra de daadwerkelijke kosten vergoed worden, dan dient hierbij toch rekening gehouden te worden met het geldende normbedrag. Je dient dan bij te houden hoeveel medewerkers er mee geluncht hebben. Het totaal aantal maaltijden van alle werknemers dient vervolgens vermenigvuldigd te worden met het geldende normbedrag (€ 3,35 per maaltijd per medewerker per dag voor 2020). Dit totaalbedrag dient ten laste van de vrije ruimte gebracht te worden en dus niet de daadwerkelijk gemaakte kosten.

Kleine geschenken

De relatie van waaruit deze kleine geschenken betaald worden, bepaalt onder welke categorie binnen de WKR deze kosten gekwalificeerd dienen te worden. Betreft het vanuit een persoonlijke relatie dan wel medeleven of is het geschenk op basis van de relatie werkgever-werknemer.

Zodra een klein geschenk buiten de relatie werkgever-werknemer gegeven wordt, dan wordt dit niet gezien als loon. Deze regel houdt in dat wanneer er een persoonlijke attentie van maximaal € 25,- (factuurwaarde inclusief btw en eventuele bezorgkosten èn het betreft geen geld of waardebon) wordt gegeven aan een medewerker en in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven, dan is er geen sprake van loon en blijft de verstrekking buiten de WKR. Hierbij valt te denken aan een bloemstuk, een fruitmand bij ziekte of klein geschenk bij geboorte. Deze verstrekkingen worden gegeven uit wellevendheid, sympathie of gevoel van eerbied.

Indien het bedrag de norm van € 25,- overschrijdt, dan dienen de volledige kosten tot de vrije ruimte gerekend te worden. Een uitzondering hierop betreft een rouwkrans bij overlijden. Hierbij dien je de rouwkaart in ieder geval 5 jaar lang te bewaren.

Attenties, die ongeacht de hoogte van het bedrag, wel op basis van de relatie werkgever-werknemer worden gegeven, vallen te allen tijde in de vrije ruimte.

Besteed je vrije ruimte optimaal

Aan het begin van het vierde kwartaal is het zinvol om nog eens naar de beschikbare ruimte onder de WKR te kijken. Benut je de volledige ruimte of kun je je werknemers nog iets extra’s meegeven? Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk en hoef je in principe geen naheffingen te verwachten.

Kwam je vorig jaar boven je vrije ruimte uit, dan is het ook nu de tijd om te kijken naar aanpassingen. Door bijvoorbeeld de uitruilmogelijkheden door te laten werken met budgetten, maximum aantallen of uit-faseren van bepaalde arbeidsvoorwaarden.

Wat het meest vanuit de vrije ruimte wordt vergoed: kerstpakketten, bedrijfsuitjes, maaltijden, bovenmatige reiskosten, ‘fietsplan’ en vakbondscontributie. Hierin ontbreken de zaken waar een eindheffing mogelijk een voordeel kan zijn voor de werkgever zoals de netto uit te betalen bonus aan de ‘grootverdieners met een hoog bijzonder tariefpercentage’. Deze netto uit te betalen bonus kan ook voordeliger zijn voor die medewerkers die bepaalde toeslagen (o.a. huur- en zorgtoeslag) ontvangen en door brutering in de problemen zouden kunnen komen ten aanzien van de rechten hierop.


WKR quick scan 

Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van deze blog of over de WKR in het algemeen, dan helpen we je graag verder.

Of wil je weten hoe je organisatie scoort op het gebied van WKR? Wij voeren graag de scan voor jou uit om te kijken waar optimalisaties of verbeteringen mogelijk zijn.

Ik laat me graag adviseren!

Wout van den Berg & Stephanie Klein

Senior Salarisadministrateur & Senior Controller

Wout van den Berg

Senior Salarisadministrateur

Stephanie Klein

Senior Controller

©2020 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact