Een zelfstandig zorgadministratief team met grip op processen intern en met gemeenten bij de Rading

Aan de andere kant moesten gemeentes ook wennen aan het werken met elektronische systemen en het berichtenverkeer doordat de jeugdwet een nieuwe taak was. Halverwege 2016 bleek dat de administratie in het elektronisch cliëntdossier van De Rading niet bij alle cliënten volledig was om de gegevensuitwisseling goed te laten verlopen.

De grootste uitdagingen voor de Rading waren:

• JW301’s (zorgtoewijzingen) opvragen bij gemeenten naar aanleiding van aanwezige verwijsbrieven en bepalingen van gecertificeerde instellingen, alvorens over te kunnen gaan op facturatie;
• Updaten zorgadministratieve processen doordat de werkwijze was veranderend door de transitie;
• Opzetten nieuw team zorgadministratie toen in 2017 beide zorgadministratieve medewerkers uit dienst gingen.

Hun wens

De Rading wenste meer grip te krijgen op het berichtenverkeer met gemeenten. Een deel van de zorg kon niet gefactureerd worden. Ten tijde dat Cure4 werd ingeschakeld was het belangrijkste om alle geleverde zorg gefactureerd te krijgen. Daarnaast was er behoefte aan een nieuw en efficiënter zorgadministratief proces. Dit om juiste en tijdige registratie van de geleverde zorg en volledige dossiervoering te bewerkstelligen. Dit is essentieel om te zorgen voor een goede financiële positie van De Rading en om te zorgen voor risicoreductie binnen de organisatie. De kennis met betrekking tot wetgeving en processen diende geborgd te worden in de organisatie.

Wat we hebben gedaan

Quickscan ideale zorgadministratie

“In de afgelopen jaren hebben wij diverse consultant van Cure4 over de vloer gehad, deze waren allemaal één voor één zeer professioneel en prettig in de omgang. Zij hebben voldoende kennis in huis over de jeugdzorg en maken nieuwe informatie zich snel eigen.”

Cure4 heeft allereerst alle dossiers van de eerste helft van 2016 nagelopen aan de hand van een door Cure4 ontwikkelde Quickscan Ideale ZA met diverse controlepunten. Hieruit bleek dat er een achterstand was op het berichtenverkeer en verwijzingen. Er werden zorgtoewijzingen opgevraagd indien de papieren verwijzingen/bepalingen daarvoor reeds aanwezig waren in het dossier. Ook werden er start- en stopberichten verstuurd als dit nog niet was gedaan. Door deze acties kon een deel van de geleverde zorg gefactureerd worden. Daarnaast werd een lijst voor hulpverleners opgesteld indien er nog geen geldige verwijzing aanwezig bleek te zijn. Op deze manier nam het percentage te factureren zorg verder toe.

Cure4 heeft De Rading ook nog ondersteund bij het afsluiten van voorgaande boekjaren. De aanwezige knelpunten om de geleverde zorg goed te kunnen factureren uit het ECD zijn verholpen en het nauwe contact met gemeenten heeft geleid tot administratieve afronding.

Procesanalyse

“Zij hebben zich onder andere bezig gehouden met het verbeteren van de processen rondom het administratieve proces van de zorg, ondersteuning bij de zorgadministratie indien er ondercapaciteit was en geholpen tot afronding te komen met gemeentes over ‘oudere’ jaren.” 

Daarna is het volledige zorgadministratieve proces in kaart gebracht. Daarbij is ook het proces van hoofd- en onderaannemerschap meegenomen en zijn de processen over facturatie meegenomen. Medewerkers van de Rading zijn nauw betrokken geweest bij het opstellen van deze processen. Tevens zijn de interne zorgadministratieve processen in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Denk hierbij aan de velerlei mutaties die door verschillende afdelingen worden doorgegeven en via welke communicatiestromen deze mutaties het beste kunnen worden doorgegeven.

Toen bleek dat de huidige zorgadministratieve medewerkers hun loopbaan niet bij de Rading gingen voortzetten, heeft Cure4 de nieuwe medewerkers ingewerkt op het gebruik van het berichtenverkeer. Naast de nieuwe zorgadministratieve medewerkers is er ook een coördinator aangenomen die ook is ingewerkt door Cure4. Deze nieuwe rol was nodig voor het houden van overview en om verder in control te komen en te blijven. Cure4 heeft daarbij advies gegeven over het efficiënt verdelen van de werkzaamheden. Door regio’s te verdelen onder de medewerkers en alle taken binnen het berichtenverkeer op te pakken, nam het risico op fouten af.

Kennisdeling en borging

“Wij hebben de samenwerking met Cure4 als zeer prettig ervaren. Zij hebben ons ondersteund in een onzekere periode voor de Rading en eraan bijgedragen dat de zorgadministratie bij De Rading nu zelfstandig kan opereren.” 

Om de kennis over de zorgadministratie verder te verhogen en de samenwerkingscompetenties te versterken, heeft het hele team onlangs één van onze leertrajecten gevolgd bestaande uit een praktijk gerichte masterclass. Deze masterclass heeft het team meer inzicht gegeven in de processen, taken en verantwoordelijkheden rondom de zorgadministratie.

Het resultaat is een zelfstandig zorgadministratief team dat grip heeft op het proces intern en op het proces met gemeenten. Er wordt proactief gehandeld om knelpunten te voorkomen.

Over De Rading

De Rading is een jeugdzorgaanbieder en verleent specialistische jeugdhulp aan kinderen, jongeren en gezinnen én is de grootste pleegzorgorganisatie in Midden Nederland. Al decennialang zetten zij hun expertise in voor excellente pleegzorg, meidenhulp, diagnostiek & ambulante behandeling en zelfstandigheidstraining.