Naar Efficiëntie in de Zorg: Automatisering van Hulpverlenersregistratie in Fierit

Het toevoegen van hulpverleners is een tijdrovende, maar noodzakelijke taak binnen de zorgadministratie. Dit over laten aan een virtuele collega bespaart jaarlijks gemiddeld 30 minuten per cliënt. Tijd die gebruikt kan worden voor andere taken.  
  
De komst van nieuwe wetgeving stimuleert het uitwisselen van gegevens. Binnenkort worden PGO (Persoonlijke gezondheidsomgeving) en elektronische overdracht (eOverdracht) verplicht, waardoor het cruciaal wordt om informatie actueel te houden. Voorheen was dit alleen intern van belang, maar nu wordt het ook zichtbaar voor cliënten en andere externe zorgpartijen. Dit benadrukt nog meer het belang van het bijhouden van medewerkersbeheer in Fierit, waarbij RPA kan ondersteunen. Daarom is het cruciaal om nu stappen te ondernemen om te garanderen dat jouw organisatie gereed is bij de invoering. Het gebruik van virtuele collega’s via RPA (Robotic Process Automation) zorgt ervoor dat administratieve lasten als gevolg van nieuwe wetgeving niet langer tijd in beslag nemen, maar juist tijd besparen. Dankzij de repetitieve aard van de processen kan de virtuele collega dit foutloos en in een fractie van de tijd invoeren in Fierit.   
  
In dit stuk gaan we dieper in op het extra handwerk die de nieuwe wetgeving met zich meebrengt, waarom het cruciaal is om er nu mee aan de slag te gaan en wat RPA concreet oplevert als oplossing voor repetitieve administratieve handelingen. Met de ECD-expertise van Fierit en RPA-expertise van Cure4 geven we samen meer tijd terug aan de zorg. 

Hulpverleners Web naar Backoffice 

Hoe loopt het huidige proces?   

  Figuur 1: procesdiagram hulpverleners registreren in Fierit   

Hulpverleners dienen op cliëntniveau vastgelegd te worden om via Zorginformatiebouwstenen (ZIBs) gekoppeld te worden richting een PGO. Het proces start volgens de best practice met het indienen van het formulier ‘Zorgteam’, maar een ander (mutatie)formulier is ook mogelijk voor het koppelen van hulpverleners (zoals huisarts, tandarts, apotheek) aan een cliënt. Dit zorgt ervoor dat er in Fierit Web een taak wordt aangemaakt op de takenlijst. Vervolgens dient dit door een medewerker van de zorgadministratie verwerkt te worden in de Fierit backoffice. Daarin zijn 3 varianten te onderscheiden:   

• De hulpverlener bestaat al als medewerker en is als hulpverlener geregistreerd;   
• De hulpverlener bestaat al als medewerker, maar is nog niet als hulpverlener geregistreerd; 
• De hulpverlener bestaat nog niet in het ECD en dient opgevoerd te worden als medewerker. Vervolgens moet de medewerker als hulpverlener geregistreerd worden.   

Deze handelingen zijn tijdrovend en repetitief. Afhankelijk van de procesvariant, kost dit 3 tot 10 minuten per registratie. Voor een gemiddelde cliënt wisselt de hulpverlener ongeveer 3 keer per jaar. In het geval van de huisarts of apotheker zal dit niet snel wijzigen. Bij een interne hulpverlener zoals een Persoonlijk Begeleider (PB’er) of een Eerste Verantwoordelijke Verpleegkundige (EVV’er) kan dit zeker gezien de huidige arbeidsmarkt wel snel veranderen. Dit brengt een hoop administratie met zich mee.  

Waarom wordt dit proces meer handmatig werk met komst PGO/eOverdracht?   

Met de komst van nieuwe wetgeving (o.a. Wegiz) wordt gegevensuitwisseling in de zorg gestimuleerd. De PGO en het elektronisch Overdracht (eOverdracht) zijn voorbeelden van belangrijke ontwikkelingen die cliënten inzicht geven (PGO) en administratieve lasten verlagen bij verpleegkundige overdrachten (eOverdracht). Daarbij is het belangrijk dat de data in het ECD up-to-date is, omdat de cliënt deze ook kan inzien (PGO) en informatie overgedragen wordt aan andere zorgaanbieders (eOverdracht). Hoewel PGO in 2025 verplicht wordt en eOverdracht vanaf medio 2026, is het belangrijk om nu alvast de registratie aan de bron op orde te hebben. Hulpverleners aanmaken en toekennen aan een cliënt is precisiewerk waarbij een menselijk foutje snel is gemaakt. Daarom is het belangrijk dat dit nauwkeurig wordt uitgevoerd.

Waarom nu vast aan de slag?   

Om op tijd klaar te zijn voor de extra administratie die de overgang naar PGO en eOverdracht met zich meebrengt, is het aan te raden om je administratieve processen hierop voor te bereiden. Dit voorkomt een berg werk op het moment dat de PGO en eOverdracht volledig ingevoerd worden.  

Robotiseren van de administratie met Robotic Process Automation (RPA)   

In plaats van deze administratieve taak handmatig uit te voeren, biedt Fierit samen met Cure4 de optie aan om dit geautomatiseerd te laten verlopen. Hiervoor wordt de techniek RPA ingezet. Met behulp van RPA wordt middels een softwarerobot de registratie volautomatisch verwerkt vanuit de takenlijst in web naar de Fierit backoffice. 

Voordelen RPA voor dit proces   

Door de registratie van hulpverleners te robotiseren spaar je kostbare uren die gebruikt kunnen worden voor meer uitdagende taken. Daarnaast brengt het de foutmarge en de kans op typefouten drastisch naar beneden. Ook de continuïteit van het werk krijgt een impuls, aangezien een softwarerobot 24/7 werkt en nooit ziek is.   
  

Wat levert het op?   

Om te illustreren wat het robotiseren van dit proces op kan leveren volgt hier een rekenvoorbeeld. Daarbij gaan we even uit van een fictieve zorgorganisatie met de volgende kenmerken:   

• 1000 cliënten   
• 3x per jaar wissel van hulpverlener per cliënt   
• Gemiddelde verwerkingstijd van 6 minuten   

In dit specifieke geval zou dat betekenen dat er op jaarbasis 18.000 minuten, of 300 uur besteed wordt aan de registratie van hulpverleners1. Met de kracht van RPA is dit handwerk verleden tijd.  
   

Interesse?   

Neem contact op met je accountmanager of vul het onderstaande formulier in.