Zorginstellingen hebben te maken met complexe financiële stromen en administratieve processen, van betalingen door verzekeraars tot facturen van leveranciers. Om deze financiële processen zo efficiënt en nauwkeurig mogelijk te laten verlopen, kan automatisering een grote rol spelen. Door banktransacties automatisch te verwerken en in de boekhoudsoftware te koppelen aan de juiste rekeningen en crediteuren, besparen zorginstellingen kostbare tijd en verminderen ze de kans op fouten.  

In deze blog bespreken we hoe een bankkoppeling en het automatisch verwerken van banktransacties zorginstellingen helpt hun financiële administratie te stroomlijnen, voor meer tijd, aandacht én geld voor zorg. 

Meegaan met de tijd om de zorg efficiënt te houden 

Het is bij veel zorginstellingen nog steeds de norm om bankmutaties handmatig te importeren in de boekhoudsoftware. Dit is een tijdrovende, saaie, en vooral foutgevoelige taak, maar ook een cruciale. Om dit efficiënt te verwerken is het goed om een bankkoppeling te hebben met de boekhoudsoftware. Dit neemt het handwerk weg en geeft medewerkers meer tijd voor uitdagender werk. Een logisch vervolg op een bankkoppeling is het automatisch verwerken van banktransacties.

De zorg wordt steeds duurder en de personeelstekorten blijven groeien. Het optimaal inrichten van bedrijfssoftware met geautomatiseerde oplossingen is een laagdrempelige oplossing om hier grip op te krijgen. 

Conclusie:  

De bankkoppeling en het automatisch verwerken van banktransacties zijn makkelijk in te voeren aanpassingen in je bestaande software die grote impact hebben op een efficiëntere financiële administratie met minder fouten. Dit maakt het mogelijkheid om een nauwkeurige en actuele boekhouding bij te houden waarbij je kunt bijsturen indien nodig.  

Heb jij interesse om de administratie te verslimmen door het automatiseren van je bankzaken, maar kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op via info@cure4.nl of via de knop hieronder. Onze specialisten kunnen je ondersteunen bij het optimaal inrichten van de boekhoudsoftware. 

Neem contact op

De overheid dringt aan op efficiëntere inrichting van de zorg. Onder andere via het Integraal zorgakkoord (IZA).  Ondanks dit stijgen de zorgkosten ieder jaar met miljarden euro’s. Om hier grip op te houden is het cruciaal om overzicht te krijgen van op kostenplaatje. Het opstellen van een begroting is hiervoor een belangrijk hulpmiddel.

In deze blog lees je hoe een begroting de zorg helpt met het realiseren van doelstellingen en hoe Cure4 hierbij ondersteunt.

De voordelen van een begroting voor jouw zorginstelling

Om te beginnen heb je een strategisch plan nodig. Hierin staan doelen voor de korte en lange termijn beschreven. Bijvoorbeeld, het verhogen van het personeelsbehoud of verlagen van het aantal leegstaande kamers. Nadat dit plan is opgesteld kan de organisatie een begroting opstellen voor het komende jaar.

Een begroting kan gezien worden als de financiële vertaling van het strategisch plan. Hierin staat vermeld welke opbrengsten en kosten worden verwacht voor het komende jaar.  De begroting dient als stuurmiddel in de organisatie. Gedurende het jaar kunnen de werkelijke opbrengsten en kosten vergeleken worden met de verwachtingen. Hierdoor is het mogelijk om bij afwijkingen per maand bij te sturen of processen te verbeteren.

Organisaties kunnen per afdeling een eigen begroting opstellen. Het voordeel hiervan is dat de afdeling zelf meer verantwoordelijkheid draagt. Dit resulteert in meer inzichten in de prestaties per afdeling wat specifiekere optimalisaties mogelijk maakt.

Naast het geven van inzicht is een begroting nodig bij het aanvragen van een lening. Een geldverstrekker wil graag weten wat de plannen zijn voor het komende jaar. Ze willen zien of er over de strategische plannen is nagedacht. Wanneer dit het geval is, vergroot de kans op het verkrijgen van een lening aanzienlijk

Wat maakt het opstellen van een begroting complex?

Het opstellen van een begroting kan complex zijn. Je moet een inschatting maken van de verwachte opbrengsten en kosten voor de toekomst. Dit wordt mede beïnvloed door externe factoren, zoals de verkooptarieven die bepaald worden door het NZa, zorgverzekeraars en zorgkantoren. Die onvoorspelbaarheid komt elk jaar terug.

Naast de onvoorspelbaarheid van de verkooptarieven, kunnen veranderingen in wet- en regelgeving een aanzienlijke invloed hebben op de begroting. Dit betekent dat zorginstellingen flexibel en voorbereid moeten zijn om hun plannen bij te stellen.

Buiten de externe factoren zijn ook interne gegevens nodig om de begroting zo accuraat mogelijk op te stellen. Om dit te krijgen is het cruciaal dat de juiste vragen beantwoord worden.

Hoe verloopt het proces om gezamenlijk een begroting op te stellen?

Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het opstellen van de begroting. Een begroting opstellen kost veel tijd en moet zo nauw mogelijk aansluiten op de werkelijkheid. Cure4 ondersteunt zorgorganisaties bij het opstellen van een begroting. Onze financiële specialisten gaan met jou aan tafel om de verwachtingen en de financiële wensen te bespreken. De historische data van jouw organisatie vormt de basis hiervoor.

Eerst verzamelen we de benodigde informatie om een conceptbegroting te maken die we samen bespreken. Daarna kunnen eventuele aanpassingen worden doorgevoerd, waarna de begroting definitief wordt gemaakt.

Interesse?

Heb je binnen jouw organisatie te weinig tijd of kennis om een nauwkeurige begroting op te stellen? Onze financiële specialisten staan klaar om je te ondersteunen. Samen zorgen we ervoor dat jouw zorginstelling klaar is voor de toekomst.

Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Met de groeiende hoeveelheid financiële documenten die zorgorganisaties dagelijks verwerken, wordt de kans op menselijke fouten steeds groter. Daarom is het steeds belangrijker om efficiënte en nauwkeurige oplossingen voorhanden te hebben. In dit artikel nemen we een kijkje naar één van die oplossingen die het verschil kan maken: scan- en herkensoftware.

Wat is scan- en herkensoftware?

Zoals de naam doet vermoeden, is dit een softwareapplicatie die facturen scant en informatie herkent, zoals btw-bedragen en factuurnummers. Deze belangrijke gegevens worden automatisch ingevuld binnen de boeking van je inkoopfactuur. Dit voorkomt de kans op fouten en verhoogt de productiviteit. Niet alleen de productiviteit van het verwerken van facturen, maar ook van jouw medewerkers, die het werk normaliter uitvoeren. Het automatiseren van repetitief en saai overtikwerk geeft werknemers meer ruimte voor uitdagendere taken, wat bovendien het werkgeluk ten goede komt.

Scan- en herkensoftware op maat voor jouw zorgorganisatie

Gedurende de jaren hebben we de software voor meerdere zorgorganisaties ingericht. Onze kennis van verschillende scan- en herkenoplossingen stelt ons in staat om de juiste software te selecteren en aan te passen aan de specifieke behoeften van jouw zorgorganisatie. Met deze innovatieve oplossing kun je facturen, bonnetjes en andere financiële documenten snel en nauwkeurig verwerken, wat je kostbare tijd en middelen bespaart.

Optical Character Recognition

Dankzij optische tekenherkenning, of in het Engels Optical Character Recognition (OCR) kunnen niet alleen mensen de tekst op scans lezen, maar ook computers. De computer identificeert de woorden op de scan, waardoor je als gebruiker de tekst efficiënt kunt doorzoeken op trefwoorden.

Slimmer werken = meer tijd voor zorg

Onze missie om de zorg te verslimmen, te versterken en te ontzorgen, in combinatie met onze kennis van scan- en herkensoftware, stelt ons in staat om echte waarde toe te voegen aan jouw zorgorganisatie.

Wil je ook profiteren van de voordelen van geavanceerde scan- en herkenoplossingen zonder zorgen over het beheer ervan? Mail dan naar info@cure4.nl en wij nemen snel contact met je op.

ZvZK is een samenwerkingsverband van drie bedrijven die nauw samenwerken om cliënten een geïntegreerde zorgervaring te bieden. Hof van Axel, Travalje Subiet en Inger Bax Persoonlijke Begeleiding voorzien cliënten van een breed scala aan zorgdiensten.

We gingen in gesprek met Inger Bax, een van de oprichters van ZvZK. Aan bod kwam hoe de Zeeuwse zorgpartijen de handen ineensloegen om cliënten de best mogelijke zorg te bieden en hoe Cure4 hierin ondersteunt zodat de focus kan blijven op het verlenen van zorg.

Een samenwerking voor efficiëntere zorgverlening

Het idee voor ZvZK kwam voort uit de wens om de zorg in de regio te verbeteren en efficiënter te maken. Door samen te werken, konden de drie bedrijven hun krachten bundelen en als één aanspreekpunt fungeren voor zowel cliënten als gemeentes. Dit maakt het makkelijker om naadloos zorg te bieden, bijvoorbeeld als een cliënt zowel dagbesteding als ambulante begeleiding nodig heeft. De samenwerking was operationeel vanaf januari 2020. Sindsdien bewijst ZvZK zich als een efficiënt werkende eenheid.

Een dergelijke samenwerking wordt via het Integraal Zorgakkoord (IZA) ook vanuit de overheid gestimuleerd om de Nederlandse zorg betaalbaar en toegankelijk te houden.

Financiële administratie op maat ingericht

Senior financial controller Robin van Ewijk ondersteunt ZvZK bij de financiële administratie. Het gros van het werk bestaat uit het verwerken van de facturen. Hierover zei Inger het volgende: “Het geeft rust dat je er zelf niet achteraan hoeft te lopen. Als je een factuur opstuurt, wordt alles netjes verwerkt en dat zorgt ervoor dat wij ons kunnen focussen op de zorgverlening.“ Ook de adviserende rol die Cure4 inneemt wordt gewaardeerd:

Het maatwerk en de adviezen die we krijgen bij het maken van begrotingen, zijn zeer waardevol.

Naast bovengenoemde werkzaamheden is er vanwege de extra complexiteit die een maatschap met zich meebrengt, een op maat gemaakte werkwijze ingericht om de liquiditeit van ZvZK te bewaken.

Geen omkijken meer naar de zorgadministratie

Voor de zorgadministratie is consultant Kasia Nowak verantwoordelijk. Ook hier is er sprake van ontbrekende kennis van bepaalde administratieve taken volgens Inger: “Er zijn ook onderdelen waar ik zelf geen verstand van heb, zoals het VECOZO Berichtenverkeer en andere administratieve zaken. Ik heb daar ook geen interesse in, want ik wil gewoon zorg verlenen. Het is dan ook heel prettig dat er mensen zijn die precies weten hoe het werkt en hoe het moet. Zo hoef je er zelf niet naar om te kijken.”

De impact van de samenwerking voor Zorg van Zeeuwse Kwaliteit

ZvZK toont aan hoe een samenwerking tussen zorginstellingen kan leiden tot betere zorg en efficiënter gebruik van middelen. Het is ook een voorbeeld van de extra administratieve uitdagingen die een samenwerking met zich mee kan brengen. Dankzij de samenwerking met Cure4 hoeft ZvZK hier niet naar om te kijken en blijft de volledige focus op het bieden van hoogwaardige zorg aan cliënten. Door de zorg- en financiële administratie uit handen te nemen geven we tijd terug aan de zorgverleners en zorgen we voor een stabiele administratieve basis

We spraken met Jos van de Kerkhof, Directeur van Dialysecentrum Ravenstein, over de visie van het centrum, zijn ervaring met de samenwerking met Cure4 en de impact ervan op Ravenstein.

Dialysecentrum Ravenstein is een zelfstandig behandelcentrum dat al meer dan 13 jaar bestaat. Gevestigd in Ravenstein, biedt het centrum dialysebehandelingen in een kleinschalige en prettige omgeving. De focus ligt op persoonlijk contact en het creëren van een huiselijke sfeer voor de patiënten, die zich ondanks de noodzaak van dialysebehandelingen comfortabel en thuis voelen.

Administratieve uitdagingen en oplossingen

Met beperkte middelen en expertise stond Dialysecentrum Ravenstein voor de uitdaging om de administratieve processen effectief te handhaven. Met een klein managementteam van slechts twee personen, zijn ze verantwoordelijk voor diverse aspecten zoals HR, salarisadministratie, en boekhouding. Deze taken eisen diepgaande kennis en constante aandacht, wat een uitdaging kan zijn voor een klein team. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, krijgt Ravenstein ondersteuning van Cure4-specialisten Hans Odijk, Jennifer Smink en Erwin van Zoeren.

Jos van de kerkhof is sinds het begin betrokken bij Ravenstein en heeft vorig jaar de rol van directeur overgenomen. Dit combineert hij met een hands-on functie als nefroloog. Toen Jos de touwtjes overnam was Cure4 al werkzaam voor Ravenstein, hierover zei hij:

“Als ik terugkijk op de afgelopen 13 maanden dan is Cure4 gewoon onze belangrijkste partner voor administratieve processen, waaronder salarisverwerking, facturering, boekhouding, jaarrekeningvoorbereiding, en het monitoren van financiële gezondheid en signaleringsfuncties”

Deskundig advies en betrouwbare ondersteuning

Cure4 zet, net als Ravenstein ook in op persoonlijke contact én een connectie met klanten. Omdat Cure4 zich 100% richt op zorginstellingen, begrijpen de specialisten de best practices om administratieve werk optimaal af te handelen en zijn ze op de hoogte van actuele wet- en regelgeving. Hierdoor kunnen ze proactief advies geven en meedenken vanuit het belang van de zorginstelling. Jos benadrukt dit ook zelf:

”Het is prettig dat we bijvoorbeeld de salarisafdeling van Cure4 kunnen raadplegen wanneer we vragen hebben over een UWV-traject met een medewerker, of wanneer we advies nodig hebben over het implementeren van de nieuwe CAO. Op dezelfde manier kunnen we ook advies inwinnen over boekhoudkundige of belastingtechnische vraagstukken. Het is opvallend dat we veel van deze zaken met Cure4 bespreken en relatief weinig met de accountant, die kijkt wel de papieren na en zet daar wel zijn handtekening onder. Maar, 90% van het voorwerk wordt door Cure4 gedaan.”

Behoud van persoonlijk contact

Tot slot benadrukt Jos dat Cure4 altijd het persoonlijke aspect heeft behouden, ondanks het gebruik van nieuwe systemen.

“Ik snap dat ICT-systemen slimmer en beter moeten, maar soms leidt dat er toe dat het contact met de klant onpersoonlijk wordt. En dat is Cure4 gelukt om te voorkomen, dus dat vind ik wel een compliment. Er zijn vaste mensen met wie ik contact heb en dat verloopt heel prettig. Hans Odijk heeft de salarisadministratie op zich genomen, terwijl ik met Jennifer Smink en Erwin van Zoeren de facturering bespreek. En met Erwin heb ik ook vaak contact voor boekhoudkundige zaken en om te sparren over mogelijke risico’s”

De impact van de samenwerking voor Ravenstein:

Dankzij de samenwerking met Cure4 heeft Dialysecentrum Ravenstein niet alleen meer tijd voor de kerntaak: het verlenen van zorg. Door de administratieve last uit handen te geven, zijn ook de betrouwbaarheid en deskundigheid van de administratieve processen vergroot. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, zelfs in een tijd van toenemende digitalisering, hebben beide partijen een hechte band opgebouwd die essentieel is voor het soepel functioneren van de zorginstelling. Deze samenwerking illustreert het belang van het vinden van de juiste partners in de zorgsector, waarbij menselijke verbindingen de sleutel blijven tot succesvolle resultaten en hoogwaardige zorg.

Sinds 1 januari 2022 is de renseigneringsverplichting door de Belastingdienst in het leven geroepen. Dit houdt in dat betalingen aan mensen die niet in loondienst zijn aangegeven moeten worden bij de belastingdienst ter voorkoming van belastingontduiking. Dit is cruciaal voor zorginstellingen; die betalen geen BTW waardoor de Belastingdienst afhankelijk is van de informatie uit de renseigneringsverplichting om de juiste belastingheffing te waarborgen. Met een jaarlijkse deadline op 31 januari, is het essentieel om te begrijpen wat deze regeling inhoudt, welke boekhoudkundige stappen nodig zijn en hoe je last-minute stress kunt vermijden met een proactieve benadering.

Wat is de renseigneringsverplichting? 

De renseigneringsverplichting lijkt op de oude IB-47 regeling, echter bestaat nu de plicht om informatie aan te leveren aan de Belastingdienst. Deze regeling wordt ook wel de UBD-regeling genoemd, wat staat voor Uitbetaalde Bedragen aan Derden. Een uitbetaling aan derden wil zeggen dat er geld overgemaakt wordt voor resultaat uit overige werkzaamheden. Deze werkzaamheden/diensten worden uitgevoerd door mensen die niet bij het bedrijf in loondienst zijn, meestal ZZP’ers.

Vanuit de Belastingdienst is deze regeling een handvat om te berekenen wat de inkomsten zijn voor bepaalde mensen, zoals ZZP’ers in de zorg en ondernemingen die onder de KOR (Kleine OndernemingsRegeling) vallen. Aangezien de werkzaamheden voor de zorg vrijgesteld zijn voor de BTW, kan de Belastingdienst niet aan de hand van de betaalde BTW de omzet voor het betreffende bedrijf (de ZZP’er) berekenen. Om belastingontduiking te voorkomen, wordt de hulp van opdrachtgevers ingeschakeld.

Verplichtingen voor opdrachtgevers 

De opdrachtgevers van opdrachten die worden uitgevoerd door personen die als derden aangemerkt dienen te worden, moeten informatie verzamelen om periodiek door te spelen aan de Belastingdienst. Zo dient het BSN-nummer van de opdrachtnemer in het systeem opgeslagen te worden, alsmede de geboortedatum en de ANW-gegevens. Vervolgens dienen alle uitbetalingen aan deze persoon aangemerkt te worden als een UBD-betaling. Aan het einde van het jaar dienen al deze betalingen verzameld te worden en moet deze informatie gedeeld worden met de Belastingdienst.
 

Tijd besparen met geautomatiseerde workflows

Aangezien er aardig wat handelingen bij komen kijken om te beoordelen of partijen al dan niet binnen deze verplichting vallen, heeft Cure4 al uitgebreid binnen het systeem getest om een heldere workflow te maken. Dit om de juistheid en compleetheid van de aangifte te bevorderen. Op deze manier hoeft er geen Excel sheet meer bijgehouden te worden, en wordt de daadwerkelijke aangifte met een paar klikken gedeeld met de Belastingdienst.

Wil je jouw AFAS inrichten om de renseigneringsverplichting voor 2025 te automatiseren? Vul het formulier hieronder in en wij helpen je graag!