Naar administratieve verlichting in de zorg: het automatiseren van de Aan- en afwezigheidsregistratie in Fierit

Deze handeling betekent voor sommige zorginstellingen uren die beter besteed kunnen worden aan zorg voor cliënten. In dit artikel lees je hoe een virtuele collega tijd bespaart en de kans op fouten vermindert bij de aan- en afwezigheidsregistratie door dit proces te robotiseren.

Figuur 1: Aan- en afwezigheid melden bij verblijf 

Hoe loopt het huidige proces?

Zorgverleners gebruiken een mutatieformulier (best practice of eigen ontwerp) om via Fierit web afwezigheid van cliënten die bij de instelling verblijven door te geven aan de cliëntadministratie. In dit formulier wordt aangegeven per wanneer een cliënt afwezig is, en eventueel wanneer diegene weer terugkomt. Dit formulier wordt dan ingediend en verschijnt vervolgens op de takenlijst bij medewerkers van de cliëntadministratie. 

Afwezigheid is wettelijk gedefinieerd als de periode van tijdelijke afwezigheid beginnend op de eerste dag na vertrek bij de zorgaanbieder en eindigend op de dag van terugkomst. Er zijn allerlei redenen waarom cliënten tijdelijk afwezig zijn. Sommige dagen van deze afwezigheid mogen alsnog gedeclareerd worden, mits aan bepaalde criteria voldoet. Dit kan bijvoorbeeld zijn in het geval van tijdelijke opname bij een andere zorgaanbieder (revalidatie e.a.), vakantie (max 42 dagen per jaar), weekverlof (mag max 2 dagen per week zijn), tijdelijk logeren (i.v.m. ontzorgen mantelzorger). Bij deeltijdverlof gelden weer andere voorwaarden, namelijk dat je maximaal aantal afwezige dagen mag declareren afhankelijk is van aantal dagen dat cliënt verblijft (bijvoorbeeld bij 4 dagen zorg mag 14 dagen afwezigheid gedeclareerd worden). 

De cliëntadministratie verwerkt vervolgens in de zorgregistratie in Fierit Backoffice de ingediende afwezigheid. Dit verloopt volgens het stroomschema in figuur 1. Met name in de VG sector (maar ook in de ouderenzorg) zijn veel cliënten meerdere keren per maand afwezig waardoor er veel tijd in de afhandeling van afwezigheidsmeldingen gaat zitten. Voor een gemiddelde melding van af- en aanwezigheid geldt een afhandeltijd van ongeveer 3 minuten.
 

Robotiseren van de administratie met Robotic Process Automation (RPA) 

In plaats van deze administratieve taak handmatig uitvoeren maken Cure4 en Fierit het mogelijk om dit geautomatiseerd te laten verlopen. Hiervoor wordt de techniek RPA ingezet. Hiermee wordt middels een softwarerobot de registratie volautomatisch verwerkt vanuit de takenlijst in web naar Fierit backoffice.  

Voordelen RPA voor dit proces 

Door de registratie van aan- en afwezigheid te robotiseren spaart de hulpverlener kostbare uren die gebruikt kunnen worden voor zorgtaken. Daarnaast brengt het de foutmarge en de kans op typfouten drastisch naar beneden. Ook de continuïteit van het werk krijgt een impuls, aangezien een softwarerobot 24/7 werkt en nooit ziek is.

Wat levert het op? 

Om te illustreren wat het robotiseren van dit proces op kan leveren volgt hier een rekenvoorbeeld. Daarbij gaan we even uit van een (gemiddelde) fictieve zorgorganisatie met de volgende kenmerken: 

• 400 aan- & afwezigheidsmeldingen per maand 
• Gemiddelde verwerkingstijd van 3 minuten 

In dit specifieke geval zou dat betekenen dat er op jaarbasis 18.000 minuten, of 240 uur besteed wordt aan de aan- en afwezigheidsregistratie bij verblijf1. Met de kracht van RPA is dit handwerk verleden tijd.  

Interesse? 

Neem contact op met je accountmanager of vul het onderstaande formulier in.