Er zijn verschillende redenen waarom cliënten tijdelijk afwezig zijn. Sommige dagen van deze afwezigheid mogen alsnog gedeclareerd worden. Daarom is het registeren van aan- en afwezigheid van cliënten een belangrijke taak die vaak handmatig verricht wordt.
Robotic Process Automation (RPA)
Naar administratieve verlichting in de zorg: het automatiseren van de Aan- en afwezigheidsregistratie in Fierit
Deze handeling betekent voor sommige zorginstellingen uren die beter besteedt kan worden aan zorg voor cliënten. In dit artikel lees je hoe een virtuele collega tijd bespaart en de kans op fouten verminderd bij de aan- en afwezigheidsregistratie door dit proces te robotiseren.
Figuur 1: Aan- en afwezigheid melden bij verblijf
Hoe loopt het huidige proces?
Zorgverleners gebruiken een mutatieformulier (best practice of eigen ontwerp) om via Fierit web afwezigheid van cliënten die bij de instelling verblijven door te geven aan de cliëntadministratie. In dit formulier wordt aangegeven per wanneer een cliënt afwezig is, en eventueel wanneer diegene weer terugkomt. Dit formulier wordt dan ingediend en verschijnt vervolgens op de takenlijst bij medewerkers van de cliëntadministratie.
Afwezigheid is wettelijk gedefinieerd als de periode van tijdelijke afwezigheid beginnend op de eerste dag na vertrek bij de zorgaanbieder en eindigend op de dag van terugkomst. Er zijn allerlei redenen waarom cliënten tijdelijk afwezig zijn. Sommige dagen van deze afwezigheid mogen alsnog gedeclareerd worden, mits aan bepaalde criteria voldoet. Dit kan bijvoorbeeld zijn in het geval van tijdelijke opname bij een andere zorgaanbieder (revalidatie e.a.), vakantie (max 42 dagen per jaar), weekverlof (mag max 2 dagen per week zijn), tijdelijk logeren (i.v.m. ontzorgen mantelzorger). Bij deeltijdverlof gelden weer andere voorwaarden, namelijk dat je maximaal aantal afwezige dagen mag declareren afhankelijk is van aantal dagen dat cliënt verblijft (bijvoorbeeld bij 4 dagen zorg mag 14 dagen afwezigheid gedeclareerd worden).
De cliëntadministratie verwerkt vervolgens in de zorgregistratie in Fierit Backoffice de ingediende afwezigheid. Dit verloopt volgens het stroomschema in figuur 1. Met name in de VG sector (maar ook in de ouderenzorg) zijn veel cliënten meerdere keren per maand afwezig waardoor er veel tijd in de afhandeling van afwezigheidsmeldingen gaat zitten. Voor een gemiddelde melding van af- en aanwezigheid geldt een afhandeltijd van ongeveer 3 minuten.
Robotiseren van de administratie met Robotic Process Automation (RPA)
In plaats van deze administratieve taak handmatig uitvoeren maken Cure4 en Fierit het mogelijk om dit geautomatiseerd te laten verlopen. Hiervoor wordt de techniek RPA ingezet. Hiermee wordt middels een softwarerobot de registratie volautomatisch verwerkt vanuit de takenlijst in web naar Fierit backoffice.
Voordelen RPA voor dit proces
Door de registratie van aan- en afwezigheid te robotiseren spaart de hulpverlener kostbare uren die gebruikt kunnen worden voor zorgtaken. Daarnaast brengt het de foutmarge en de kans op typfouten drastisch naar beneden. Ook de continuïteit van het werk krijgt een impuls, aangezien een softwarerobot 24/7 werkt en nooit ziek is.
Wat levert het op?
Om te illustreren wat het robotiseren van dit proces op kan leveren volgt hier een rekenvoorbeeld. Daarbij gaan we even uit van een (gemiddelde) fictieve zorgorganisatie met de volgende kenmerken:
- 400 aan- & afwezigheidsmeldingen per maand
- Gemiddelde verwerkingstijd van 3 minuten
In dit specifieke geval zou dat betekenen dat er op jaarbasis 18.000 minuten, of 240 uur besteed wordt aan de aan- en afwezigheidsregistratie bij verblijf1. Met de kracht van RPA is dit handwerk verleden tijd.
Interesse?
Neem contact op met je accountmanager of vul het onderstaande formulier in.
Wij zijn Cure4
Wij ontzorgen en verslimmen zorgorganisaties.
-
Dé zorgverslimmers
45 experts in administratie, consultancy, bedrijfssoftware en RPA
-
15+ jaar ervaring
In alle sectoren binnen de zorg
-
Unieke combinatie van administratieve domeinen
Kennis van HR-, zorg-, financiële- en salarisadministratie
-
Volledige focus op zorg
Altijd op de hoogte van actuele wet- en regelregeving
RPA in de zorg
Naar Efficiëntie in de Zorg: Automatisering van Hulpverlenersregistratie in Fierit
Optimaal werken dankzij RPA-oplossingen van Cure4.
Het toevoegen van hulpverleners is een tijdrovende, maar noodzakelijke taak binnen de zorgadministratie. Dit over laten aan een virtuele collega bespaart jaarlijks gemiddeld 30 minuten per cliënt. Tijd die gebruikt kan worden voor andere taken.
De komst van nieuwe wetgeving stimuleert het uitwisselen van gegevens. Binnenkort worden PGO (Persoonlijke gezondheidsomgeving) en elektronische overdracht (eOverdracht) verplicht, waardoor het cruciaal wordt om informatie actueel te houden. Voorheen was dit alleen intern van belang, maar nu wordt het ook zichtbaar voor cliënten en andere externe zorgpartijen. Dit benadrukt nog meer het belang van het bijhouden van medewerkersbeheer in Fierit, waarbij RPA kan ondersteunen. Daarom is het cruciaal om nu stappen te ondernemen om te garanderen dat jouw organisatie gereed is bij de invoering. Het gebruik van virtuele collega’s via RPA (Robotic Process Automation) zorgt ervoor dat administratieve lasten als gevolg van nieuwe wetgeving niet langer tijd in beslag nemen, maar juist tijd besparen. Dankzij de repetitieve aard van de processen kan de virtuele collega dit foutloos en in een fractie van de tijd invoeren in Fierit.
In dit stuk gaan we dieper in op het extra handwerk die de nieuwe wetgeving met zich meebrengt, waarom het cruciaal is om er nu mee aan de slag te gaan en wat RPA concreet oplevert als oplossing voor repetitieve administratieve handelingen. Met de ECD-expertise van Fierit en RPA-expertise van Cure4 geven we samen meer tijd terug aan de zorg.
Hulpverleners Web naar Backoffice
Hoe loopt het huidige proces?
Figuur 1: procesdiagram hulpverleners registreren in Fierit
Hulpverleners dienen op cliëntniveau vastgelegd te worden om via Zorginformatiebouwstenen (ZIBs) gekoppeld te worden richting een PGO. Het proces start volgens de best practice met het indienen van het formulier ‘Zorgteam’, maar een ander (mutatie)formulier is ook mogelijk voor het koppelen van hulpverleners (zoals huisarts, tandarts, apotheek) aan een cliënt. Dit zorgt ervoor dat er in Fierit Web een taak wordt aangemaakt op de takenlijst. Vervolgens dient dit door een medewerker van de zorgadministratie verwerkt te worden in de Fierit backoffice. Daarin zijn 3 varianten te onderscheiden:
- De hulpverlener bestaat al als medewerker en is als hulpverlener geregistreerd;
- De hulpverlener bestaat al als medewerker, maar is nog niet als hulpverlener geregistreerd;
- De hulpverlener bestaat nog niet in het ECD en dient opgevoerd te worden als medewerker. Vervolgens moet de medewerker als hulpverlener geregistreerd worden.
Deze handelingen zijn tijdrovend en repetitief. Afhankelijk van de procesvariant, kost dit 3 tot 10 minuten per registratie. Voor een gemiddelde cliënt wisselt de hulpverlener ongeveer 3 keer per jaar. In het geval van de huisarts of apotheker zal dit niet snel wijzigen. Bij een interne hulpverlener zoals een Persoonlijk Begeleider (PB’er) of een Eerste Verantwoordelijke Verpleegkundige (EVV’er) kan dit zeker gezien de huidige arbeidsmarkt wel snel veranderen. Dit brengt een hoop administratie met zich mee.
Waarom wordt dit proces meer handmatig werk met komst PGO/eOverdracht?
Met de komst van nieuwe wetgeving (o.a. Wegiz) wordt gegevensuitwisseling in de zorg gestimuleerd. De PGO en het elektronisch Overdracht (eOverdracht) zijn voorbeelden van belangrijke ontwikkelingen die cliënten inzicht geven (PGO) en administratieve lasten verlagen bij verpleegkundige overdrachten (eOverdracht). Daarbij is het belangrijk dat de data in het ECD up-to-date is, omdat de cliënt deze ook kan inzien (PGO) en informatie overgedragen wordt aan andere zorgaanbieders (eOverdracht). Hoewel PGO in 2025 verplicht wordt en eOverdracht vanaf medio 2026, is het belangrijk om nu alvast de registratie aan de bron op orde te hebben. Hulpverleners aanmaken en toekennen aan een cliënt is precisiewerk waarbij een menselijk foutje snel is gemaakt. Daarom is het belangrijk dat dit nauwkeurig wordt uitgevoerd.
Waarom nu vast aan de slag?
Om op tijd klaar te zijn voor de extra administratie die de overgang naar PGO en eOverdracht met zich meebrengt, is het aan te raden om je administratieve processen hierop voor te bereiden. Dit voorkomt een berg werk op het moment dat de PGO en eOverdracht volledig ingevoerd worden.
Robotiseren van de administratie met Robotic Process Automation (RPA)
In plaats van deze administratieve taak handmatig uit te voeren, biedt Fierit samen met Cure4 de optie aan om dit geautomatiseerd te laten verlopen. Hiervoor wordt de techniek RPA ingezet. Met behulp van RPA wordt middels een softwarerobot de registratie volautomatisch verwerkt vanuit de takenlijst in web naar de Fierit backoffice.
Voordelen RPA voor dit proces
Door de registratie van hulpverleners te robotiseren spaar je kostbare uren die gebruikt kunnen worden voor meer uitdagende taken. Daarnaast brengt het de foutmarge en de kans op typefouten drastisch naar beneden. Ook de continuïteit van het werk krijgt een impuls, aangezien een softwarerobot 24/7 werkt en nooit ziek is.
Wat levert het op?
Om te illustreren wat het robotiseren van dit proces op kan leveren volgt hier een rekenvoorbeeld. Daarbij gaan we even uit van een fictieve zorgorganisatie met de volgende kenmerken:
- 1000 cliënten
- 3x per jaar wissel van hulpverlener per cliënt
- Gemiddelde verwerkingstijd van 6 minuten
In dit specifieke geval zou dat betekenen dat er op jaarbasis 18.000 minuten, of 300 uur besteed wordt aan de registratie van hulpverleners1. Met de kracht van RPA is dit handwerk verleden tijd.
Interesse?
Neem contact op met je accountmanager of vul het onderstaande formulier in.
Heeft u een vraag?
Wij zijn Cure4
Wij ontzorgen en verslimmen zorgorganisaties.
-
Dé zorgverslimmers
45 experts in administratie, consultancy, bedrijfssoftware en RPA
-
15+ jaar ervaring
In alle sectoren binnen de zorg
-
Unieke combinatie van administratieve domeinen
Kennis van HR-, zorg-, financiële- en salarisadministratie
-
Volledige focus op zorg
Altijd op de hoogte van actuele wet- en regelregeving
Download de brochure
De kracht van RPA in administratieve processen
De zorgsector staat voor een aantal complexe uitdagingen, wat potentieel grote gevolgen heeft voor de kwaliteit en continuïteit van de zorg. Grote uitdagingen liggen onder andere bij de vergrijzing en de daardoor toenemende zorgvraag, de stijgende kosten van medische behandelingen, medicijnen en gezondheidszorgdiensten en het toenemend tekort aan zorgpersoneel.
Download de factsheet
Factsheet RPA in de zorg
De zorgsector staat voor een belangrijke uitdaging: het leveren van hoogwaardige zorg terwijl de kosten beheersbaar moeten blijven. Om deze uitdaging aan te gaan, is Robotic Process Automation (RPA) een krachtig hulpmiddel.
Download de opname van het webinar
Verslim administratieve processen met de kracht van RPA
Op dinsdag 5 september 2023 vertelden Florian Dijkstra (RPA Lead) en Ilje van der Ploeg (eindverantwoordelijke Cure4) over RPA in (zorg)administratieve processen.
Interview
De zorg verslimmen met Robotic Process Automation (RPA)
Vrijwel iedere grotere zorgorganisatie heeft vacatures op de zorgadministratie, financiële administratie of salarisadministratie. Steeds meer organisaties lossen dit op door te kiezen voor outsourcing. Cure4 nam een virtuele collega aan: Petra. Zij doet allerlei nuttig werk zoals het zelfstandig inboeken van inkoopfacturen, aanvragen van VOG’s en het versturen van aanmaningen. Wat kun je zo’n virtuele ‘robotcollega’ allemaal leren en wat levert het op?
Die vraag stellen we aan Arjan Hoogendijk, teammanager van de afdelingen Financiële administratie en Zorgadministratie bij Cure4. Cure4 is outsourcingspecialist in de zorg en verzorgt voor tientallen zorgorganisaties de administratie. “Wij groeien snel en zijn daarom continu op zoek naar nieuwe medewerkers”, vertelt Arjan. “Maar die medewerkers moet je met een lampje zoeken, zeker in de huidige arbeidsmarkt. Daar komt bij dat we bij sommige klanten nauwelijks nog efficiencyverbeteringen kunnen behalen omdat we de processen al volledig hebben geoptimaliseerd en maximaal geautomatiseerd.”
Dat zit zo: bij de onboarding van nieuwe klanten neemt Cure4 de zorgadministratie, salarisadministratie of financiële administratie in eerste instantie vrijwel altijd ‘as is’ over, met de processen zoals de klant ze heeft ingeregeld. Gaandeweg voert Cure4 verbeteringen door. Dat gebeurt door processen te optimaliseren en het maximale uit de software te halen waar de klant mee werkt. Arjan: “Omdat wij AFAS-partner zijn en de meeste van onze klanten met AFAS werken, kennen wij alle achterdeurtjes die een gemiddelde zorgorganisatie niet kent en dus ook niet gebruikt. Maar op een gegeven moment hebben wij ook daar alle mogelijkheden benut.”
Virtuele collega
Daarom ging Cure4 op zoek naar een manier om in die situaties de administratie tóch nog verder te verslimmen. Arjan kende vanuit eerdere werkomgevingen de kracht van Robotic Process Automation (RPA). Waar veel mensen bij het woord robots denken aan fysieke robots, gaat het bij RPA om virtuele bots die administratieve taken uitvoeren. Iedereen kent wel de chatbot, een goed voorbeeld van zo’n virtuele collega. Maar in de administratieve processen van zorgorganisaties gaat het meer om taken zoals het overtypen van informatie van het ene in het andere systeem, bijvoorbeeld vanuit een verwijsbrief in een zorgsysteem. Of om het controleren en matchen van bepaalde data, zoals een factuur met een order.
Arjan maakte een shortlist van potentiële partners van RPA technologie. Op dat lijstje stond ook Tacstone Technology, een implementatiepartner met veel opdrachtgevers in de zorg. Ze implementeren de technologie van UIPath, de grootste en meest volwassen speler in dit domein. Bij de eerste kennismaking was er gelijk een klik. Een klik op zakelijk gebied; de twee bedrijven zien allebei kansen om RPA in te zetten binnen Cure4 en Tenzinger en bij opdrachtgevers. Maar ook op cultureel vlak; beide hebben een hands on mentaliteit. Belangrijke ingrediënten voor een succesvol partnership.
Mark de Poorter, partner bij Tacstone Technology en verantwoordelijk voor de zorgsector, legt uit hoe een virtuele collega kan ondersteunen. Hij zegt: “RPA is eigenlijk een verzamelterm van verschillende technieken. Je kunt binnen een applicatie bepaalde processen handiger maken, maar de grote kracht van RPA ligt erin dat je over meerdere applicaties heen taken kunt laten uitvoeren, oftewel een proces end-to-end kunt automatiseren. Neem het proces rond het aannemen van een nieuwe cliënt. De zorgorganisatie ontvangt van de huisarts een verwijsbrief met daarin gegevens over de cliënt. Die gegevens worden overgetypt in het ECD en vervolgens stuurt iemand handmatig een uitnodiging voor een afspraak of een e-mail dat hij op de wachtlijst staat. Met RPA kun je dat hele proces automatiseren. De virtuele collega haalt volautomatisch de juiste gegevens uit de verwijsbrief, neemt ze over in het ECD, checkt de agenda of de wachtlijst en stuurt een e-mail met de juiste relevante informatie naar de cliënt.” Dit levert niet alleen tijdswinst op voor de zorginstelling, maar de versnelde afhandeling van de verwijzing zorgt er ook voor dat een cliënt veel eerder op de hoogte is.
Enorme tijdbesparing
Er zijn honderden taken die je zo’n virtuele collega kunt laten doen, maar Cure4 wilde beginnen met de financiële administratie, vertelt Arjan. “Want die bestaat nog altijd uit ontzettend veel relatief simpele repetitieve handelingen die veel tijd kosten. Denk bijvoorbeeld aan het controleren en inboeken van een factuur. Bij een simpele factuur met slechts één of enkele orderregels kost dat hooguit enkele minuten per factuur, maar daar heeft een zorgorganisatie er wel duizenden per maand van. Bij complexe facturen, zoals bijvoorbeeld een energiefactuur die soms uit wel 50 orderregels bestaat die op verschillende kostenplaatsen moeten worden ingeboekt, kost het controleren en inboeken misschien wel een uur. Kortom, het is enorm tijdrovend werk. Bovendien zien wij dat onze medewerkers het controleren en betaalbaar stellen van facturen niet het meest uitdagende werk vinden om te doen. Daarom zijn we bij onze eerste klant, IrisZorg, begonnen met het robotiseren van dit proces.” Factuurcontrole is een proces waar Tacstone Technology al veel ervaring mee heeft, zegt Mark. “We hebben dit al voor heel veel andere organisaties, ook buiten de zorg, gedaan.”
Laat dat Petra maar doen
De eerste processen zijn al gerobotiseerd en ideeën voor meer toepassingen zijn er volop. Sterker nog, Cure4-collega’s dragen ze continu aan. Arjan somt op:
“Een VOG aanvragen en in het HR-systeem zetten, aanmaningen maken en versturen, bepaalde controles uitvoeren die nodig zijn om te kunnen declareren. ‘Laat Petra, onze virtuele collega, dat maar doen’ hoor ik nu regelmatig als ik de werkvloer oploop. Het kan onze collega’s niet snel genoeg gaan. Ook zij zien de potentie om tot uitdagender werk te komen en vooral de potentie de zorg te verslimmen.”
IrisZorg moedigt dit enthousiasme alleen maar aan, ziet Arjan. “Zij hebben gekozen voor outsourcing van hun administratie bij Cure4 omdat ze zelf ook beseften dat het efficiënter kon. Ze wisten alleen niet hoe. Wij hebben voor hen de processen gestroomlijnd en halen al het maximale uit de systemen die ze gebruiken voor hun financiële, HR- en zorgadministratie. Met RPA kunnen we de volgende stap zetten.”
Petra is nooit ziek
Mark wijst erop dat Petra een aantal voordelen heeft ten opzichte van haar fysieke collega’s. “Ze is nooit ziek, hoeft geen pauze te houden en werkt met alle plezier ook ’s avonds en ’s nachts door. Bovendien maakt ze geen fouten, terwijl mensen bij bijvoorbeeld het overtypen van data wel snel een typefout maken.
Daar staat tegenover dat je haar wel heel expliciet moet vertellen wat ze moet doen. “Een taak moet precies afgebakend zijn en altijd volgens dezelfde stappen plaatsvinden”, zegt Mark. “En je moet natuurlijk Petra nieuwe werkinstructies geven als bijvoorbeeld een systeem een update krijgt of als er ergens in de processen iets verandert. Aan een gewone medewerker laat je zien hoe het proces na zo’n wijziging loopt, bij Petra verander je het RPA-script.”
De toepassingen waar Cure4 mee begint zijn redelijk eenvoudig en rechtlijnig, maar je kunt heel ver gaan, zegt Mark. “De technologie waar wij mee werken, UIPath, beschikt bijvoorbeeld ook over Task Automation. Je hebt het dan over een virtuele collega die fungeert als persoonlijk assistent van een individuele medewerker. Onder water kijkt de virtuele collega een aantal weken mee hoe iemand bepaalde taken verricht en kan daarna bepaalde werkzaamheden zelfstandig uitvoeren. Dit is zelflerende – machine learning – technologie, waarmee je nog complexere taken en handelingen kunt automatiseren. Je kunt zelfs tools zoals ChatGPT integreren. De virtuele collega kan dan bijvoorbeeld een tekstvoorstel maken voor een e-mail.
Voor Cure4 hoeft het nu nog niet zo complex. “We kunnen in eerste instantie genoeg tijdswinst halen door het robotiseren van de standaardwerkzaamheden die we tienduizenden keren per maand uitvoeren. Laten we eerst daar maar heel goed in worden”, zegt Arjan.
Administraties verslimmen
Want dat er veel tijd te besparen valt, staat voor hem als een paal boven water. En dat is ook precies waarom de zorg een focusmarkt is voor Tacstone Technology, zegt Mark. “Het personeelstekort in de zorg is groot en loopt alleen maar op. Het enige antwoord hierop is dat we zaken echt slimmer gaan aanpakken, waardoor je met hetzelfde aantal mensen meer werk kunt verzetten. Banken en verzekeraars omarmen de voordelen van RPA al lang, maar de zorg loopt nog achter. Er is een kennisachterstand op bestuurs- en directieniveau, maar ook bij ICT-afdelingen van zorgorganisaties. Er wordt nog teveel gedacht in termen van softwarepakketten, terwijl het zou moeten gaan over processen. Veel processen lopen over meerdere pakketten heen en juist daar boek je met een virtuele collega zoals Petra de tijdswinst.” Hoeveel tijdswinst Cure4 precies gaat boeken is niet concreet te zeggen. “Dat gaan we natuurlijk meten. Tegelijkertijd zie je dat de ontwikkelingen snel gaan en dat er continu nieuwe mogelijkheden ontstaan”, zegt Arjan. “We zien in ieder geval volop ruimte administraties efficiënter in te richten en daarmee tijd terug te geven aan de zorg.”
Aantrekkelijke werkgever
Behalve tijdswinst vindt hij nog iets anders heel belangrijk: Petra neemt vooral de saaie, onaantrekkelijke taken over. “Voor vrijwel iedere administratieve baan geldt dat hoogopgeleide mensen een deel van hun tijd eenvoudig werk doen. Dat was tot nu toe bijna niet te voorkomen. Maar met RPA kunnen we hier een eind aan maken. Bij alle werkzaamheden die we vaker volgens precies dezelfde stappen verrichten, gaan wij ons voortaan afvragen: kunnen we Petra voor deze taak opleiden? Daarmee worden we een veel aantrekkelijkere werkgever, want al dat handmatige boekwerk vervalt en er komt veel intelligenter en leuker werk voor in de plaats.” Een enorme pre op deze schaarse arbeidsmarkt. Want de noodzaak om processen te verslimmen is al groot en wordt in de toekomst alleen nog maar groter.
Cure4 heeft Petra aangenomen, en omdat zij nooit ziek is en in het weekend en ‘s nachts doorwerkt, kan ze ook voor jouw zorginstelling aan de slag. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van robotisering voor jouw organisatie?