Eén van onze klanten vroeg ons wat de mogelijkheden waren, gezien ze komende zomer een groot aantal vakantiekrachten in dienst zullen hebben voor een korte periode. Kan dit niet geautomatiseerd worden, zodat zowel zij als de salarisadministratie sneller tot verwerking van de vergoeding over kunnen gaan? Ja, dat kan zeker! We hebben op verzoek van de klant de berekening van de transitievergoeding volledig geautomatiseerd ingericht. We hebben dit gekoppeld aan alle toe te passen looncomponenten en deze berekening vervolgens beschikbaar gemaakt op InSite voor HR.

Huidige situatie

Het berekenen van een transitievergoeding ging tot op heden middels het insturen van een vraag via InSite. Hierna maakte de salarisadministratie van Cure4 een berekening op de site van de rijksoverheid. Deze berekening werd vervolgens teruggestuurd via InSite naar de HR afdeling, waarna een nieuwe taak ingestuurd diende te worden met het verzoek de vergoeding die SA zelf had berekend uit te betalen.

Niet alleen de salarisadministratie heeft hier veel werk aan, maar ook de leidinggevende/HR afdeling. Vergat je de berekening uit te vragen, dan werd deze ook niet opgestart en werd er geen vergoeding uitbetaald. Dit zou toch makkelijker moeten kunnen, dachten niet alleen wij, maar ook één van onze klanten. Wat bleek, AFAS heeft hierin al veel voorbereidend werk gedaan en de berekening transitievergoeding in de basis klaargezet met een duidelijke uitleg voor de inrichting.

Inrichting Profit

De basis berekening neemt in elk geval de standaard salariscomponenten mee in de berekening. Het basis salaris en de vakantietoeslag. Echter kennen de CAO’s geldend voor de zorgsector verschillende uitzondering. Denk aan onregelmatigheidstoeslag, de eindejaarsuitkering, IKB etc. Voor deze klant hebben wij de juiste componenten kunnen koppelen aan de door AFAS standaard uitgeleverde berekening, met een op maat gemaakte berekeningstool als resultaat. Hierbij hebben we speciaal gekeken hoe eventuele klant specifieke looncomponenten meegenomen moeten worden. Het enige wat je nog hoeft te doen is kiezen voor de juiste medewerker en een verwachte datum uit dienst invullen. De rekentool doet de rest voor je en komt met een transitievergoeding gebaseerd op de reeds bekende gegevens. Zo kun je niet alleen snel berekenen waar de medewerker recht op heeft na ontslag, maar ook vooraf zelf een inschatting maken wat een vertrek ongeveer gaat kosten. Deze berekening is daarom ook te gebruiken voor de onderhandelingen voor het opstellen van een VSO (vaststellingsovereenkomst).

Inrichting voor InSite

De vraag van de klant was vooral gericht op het maken van een proefberekening via InSite. Je kunt deze echter alleen maken als je al een medewerker kiest. Hierdoor kom je bij het probleem dat je in veel gevallen een proefberekening maakt voordat je wil dat de medewerker op de hoogte is. Door het dossieritem niet zichtbaar te maken voor medewerkers voorkom je dat ze per ongeluk in hun dossier iets zien staan. Voor deze klantcase hebben we gekeken naar de mogelijkheid om proefberekeningen beschikbaar maken. De knop om de workflow te starten blijft beschikbaar. Tussen de berekening die gemaakt word en de knop waarop je kan klikken om de workflow te starten hebben we een aantal witregels toegevoegd. Hierdoor zal je minder snel per ongeluk de knop indrukken. Daarnaast hebben we de workflow zo ingericht dat deze meteen terug gaat naar de persoon die dit heeft ingestuurd. Hierbij wordt aangegeven dat hij of zij de taak moet verwijderen om te voorkomen dat deze in het dossier van de medewerker blijft staan. Met deze twee extra stappen regelen we in dat een proforma berekening ook daadwerkelijk proforma blijft en niet bij de medewerker terecht komt.

Vervolgtraject

Na het testen van de berekening gaan we in overleg met de klant door met een verdere automatisering. Want één van de voornaamste redenen om voor AFAS te kiezen is toch wel het feit dat de reguliere HR en Payroll processen geautomatiseerd kunnen worden.

We weten inmiddels dat een transitievergoeding in de meeste gevallen van toepassing zal zijn als de medewerker niet zelf opzegt. In de uitdienstmelding geef je aan wat de reden van het vertrek van de medewerker is. Als toevoeging daarop kan je nu ook aangeven dat de transitievergoeding van toepassing is. Op dit vinkje kunnen we de transitievergoeding workflow laten starten. Voordeel hiervan is dat het volledige proces erna automatisch verloopt. Dus zowel het aanmaken en goed zetten van een nabetalingscontract als het boeken van de vergoeding. Zelfs bij een VSO is deze optie te gebruiken omdat je in de workflow ook een afwijkend bedrag op kan geven als transitievergoeding.
Wij adviseren dan ook om de transitievergoeding automatisch te laten volgen op uit dienst workflows met het vinkje voor de transitievergoeding aan. Daarnaast wil je ook de mogelijkheid deze workflow nog handmatig op te starten.

Het resultaat

Een betrouwbare berekening, vastlegging in de het dossier en tijdswinst voor HR én Salarisadministratie. Klinkt dit nou als een uitkomst voor jouw organisatie? Wil jij ook graag gebruik maken van alle voordelen van AFAS? Dan richten we dit uiteraard graag voor je in. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

Neem contact op

Van een klant met deze vaste reiskostenvergoeding hebben we een vraag gekregen om een oplossing te bedenken voor medewerkers die voornamelijk thuiswerken maar die wel de vaste reiskostenvergoeding ontvangen. Hiervoor hebben we een looncomponent ingericht waarop een declaratie geboekt kan worden waarmee voor die dagen een onbelaste vergoeding verstrekt mag worden, het bovenmatige deel gaat dan naar de vrije ruimte. Lees in dit artikel hoe we dit aangepakt hebben.

De vraag van de klant

Voor zowel de medewerkers die thuiswerken na afloop van de tijdelijke regeling vaste reiskostenvergoeding en de medewerkers die na 13 maart in dienst zijn getreden tijdens de tijdelijke regeling vaste reiskostenvergoeding hebben we onlangs deze oplossing geïmplementeerd vanuit de vraag van een klant.
Bij deze zorgorganisatie waren na 13 maart twee medewerkers in dienst getreden voor de backoffice taken. Overige medewerkers bij deze organisatie waren veelal voor 13 maart reeds in dienst en kwamen daarnaast ook weer de meeste dagen naar hun vaste werklocatie. Dit omdat zij vanuit direct contact met de cliënten betere zorg kunnen verlenen. Deze klant heeft aan ons gevraagd om een inrichting te maken in Profit waarbij de medewerkers van de backoffice de vaste reiskosten wel volledig kunnen ontvangen. Hierbij moest er ook rekening worden gehouden met de fiscale regelgeving hieromtrent.
Het bedrag van deze vaste reiskosten was in dit geval gebaseerd op de CAO GGZ. Om zo veel mogelijk te vernemen over de achterliggende vraag hebben we bij het afgeven van de offerte heel duidelijk een uur overleg in meegenomen. Het gaat namelijk om een op maat gemaakte oplossing en zo kunnen we in één keer het juiste inrichten.
Voor de klant hebben we vanuit de afdeling Bedrijf Optimalisaties Outsourcing de volgende oplossing aangedragen en de inrichting voor de looncomponenten en InSite voor onze rekening mogen nemen.

Inrichting Profit

Aanvullend geboorteverlof

Hoewel veel zorg is doorgegaan tijdens de coronacrisis, kan het wel zo zijn dat bepaalde afdelingen (tijdelijk) gesloten zijn of medewerkers thuis zijn gaan werken (bijvoorbeeld kantoormedewerkers). In deze publicatie lichten wij eerste de ‘normale’ situatie toe en daarna gaan we in op de uitruil van reiskosten in tijden van corona. Met enkele tips en tricks ben je helemaal voorbereid voor een juiste verwerking!

Regeling uitruil reiskosten

Vaste reiskosten

Een werkgever mag voor woon-werk verkeer € 0,19 per kilometer fiscaal vrijgesteld vergoeden aan medewerkers. Voor de meeste medewerkers is er in de CAO of (individuele) arbeidsvoorwaarden een vaste reiskostenvergoeding afgesproken met een vast bedrag per dag of per maand.

In deze afspraken worden vaak vastgelegd welke vergoeding er zijn op basis van vaste roosterdagen van medewerkers. Voor een groot deel van de medewerkers vindt daarmee een uitbetaling plaats van gemiddeld € 0,19 per kilometer. Vaak gebeurt dit via een berekening van de vaste reiskosten volgens de 214 dagen methode, voorgeschreven door de belastingdienst en opgenomen in het handboek loonheffingen.

Reiskosten in de zorg

Afspraken over de vaste reiskosten zijn vastgelegd in de meeste cao’s. Zie hieronder de meeste voorkomende voorwaarden:

1. Het gebruik van staffelbedragen in plaats van de 214 dagen methode
2. Een maximumbedrag per periode/maand
3. Een eigen bijdrage per periode/maand
4. Een vergoeding van minder dan € 0,19 per kilometer
5. Een vergoeding van meer dan € 0,19 per kilometer voor dienstreizen

Onder andere door deze voorwaarden kan het voorkomen dat een medewerker gemiddeld minder ontvangt dan de € 0,19 per kilometer die fiscaal onbelast uitbetaald mag worden.

Door het gebruik van staffelbedragen en vergoedingen voor dienstreizen kan het ook voorkomen dat iemand meer krijgt dan € 0,19 per kilometer. Alles boven de € 0,19 per kilometer wordt dan belast uitbetaald en komt ten laste van de vrije ruimte van de werkgever of ten laste van het loon voor loonheffing van de medewerker.

Fiscale ruimte

Fiscale ruimte is de term die we gebruiken voor het verschil in het bedrag dat is uitbetaald aan reiskosten en het totaalbedrag dat fiscaal onbelast uitbetaald had mogen worden. Er mogelijkheid tot uitruil als dit bedrag positief is, er is dus minder uitbetaald dan er fiscaal mogelijk is.

Deelname aan de regeling uitruil reiskosten

Deze fiscale ruimte per medewerker is het bedrag dat in aanmerking komt voor de regeling uitruil reiskosten. Om de uitruil te mogen toepassen heb je een schriftelijke verklaring nodig van de medewerker dat hij wil deelnemen en op de hoogte is van de gevolgen van deze deelname. Dit betreft dan een lager brutoloon en mogelijke invloed op uitkeringen en toeslagen. Deze toestemming moet jaarlijks door de medewerker afgegeven worden, anders mag hij niet deelnemen aan deze regeling. Zonder deze toestemming kun je, als werkgever, deze regeling dan ook niet toepassen.

Als de toestemming geregeld is, mag je het bedrag van de fiscale ruimte netto uitbetalen en tegelijkertijd inhouden op het brutoloon. De inhouding op het brutoloon zorgt hiermee voor een verlaging van het loon voor de loonheffing en daarmee ook een verlaging van de te betalen loonheffing. Deze verlaging van de te betalen loonheffing is het netto voordeel dat de medewerker ontvangt door deelname aan de regeling uitruil reiskosten.

Voor de werkgever zal deze verlaging te zien zijn aan de hoogte van het loon voor de sociale lasten. Hiermee heeft de werkgever een voordeel door een lagere afdracht sociale lasten.

Bronnen van uitruil

Het uitruilen van de reiskosten kan tegen bruto maandsalaris, de eindejaarsuitkering, de vakantietoeslag en tegen de uitbetaling van het keuzebudget. De uitruil moet gebeuren in het jaar waarin de fiscale ruimte is ontstaan. Je kunt deze niet meenemen naar het volgende kalenderjaar.

In een eventueel 13e run kan nog wel uitruil berekend worden, aangezien deze betrekking heeft op het vorige kalenderjaar.

Uitzondering op deze regel zijn de cao’s, waarin de eindejaaruitkering betaald wordt in de maand november. Daarvoor is er een inrichting aangeleverd in Profit, waarmee je de mogelijke uitruil van de maand december automatisch meeneemt naar het volgende kalenderjaar. Hiermee doe je dus in november het jaar daarop, alsnog uitruil over 12 kalendermaanden.

Uitruil met eindejaarsuitkering

Veel werkgevers verwerken de uitruil met de uitbetaling van de eindejaarsuitkering, omdat dit voor de medewerker een mooi netto voordeel oplevert in de dure decembermaand.

Daarnaast is dit ontstaan vanuit het verleden, toen deze berekening nog grotendeels handmatig moest gebeuren. Er werd dan gewacht tot het einde van het jaar, wanneer de definitieve fiscale ruimte berekend kon worden, om dubbel rekenwerk te voorkomen.

Uitruil reiskosten tijdens de coronacrisis

Er zijn drie mogelijkheden om de berekeningen door te voeren. Dat hangt af of het om minder, gelijkblijvende of meer reisbewegingen gaat.

Minder reisbewegingen

Mocht het zo zijn dat medewerkers significant minder reisbewegingen hebben gemaakt vanwege de Corona crisis, dan heeft dat ook invloed op de uitruil voor deze medewerkers. Ondanks dat de vaste reiskostenvergoeding fiscaal onbelast door kan lopen, moet er voor de berekening van de fiscale ruimte wel gekeken worden naar het daadwerkelijk aantal reisbewegingen.
Als in de software van de salarisadministratie niet wordt bijgehouden welke dagen de medewerkers naar de vaste werklocatie zijn gekomen, kan de berekening van de uitruil niet automatisch plaatsvinden.

Gelijkblijvende reisbewegingen

Voor de medewerkers waar, tijdens de Corona crisis, geen veranderingen in reisbewegingen is geweest, hoeft er niets te wijzigen.

Meer reisbewegingen

Voor medewerkers die substantieel meer reisbewegingen hebben gemaakt, kan het een voordeel opleveren als er gekeken wordt naar het aantal daadwerkelijke reisbewegingen in plaats van een standaard berekening. Uiteraard zorgt dit voor een hogere administratielast. Voor advies over deze berekening, kun je contact opnemen met je contactpersoon van de salarisadministratie.

Administratie voor de uitruil

Voor de medewerkers, waarbij de reisbeweging niet significant zijn gewijzigd door de coronacrisis, wordt de uitruil op eenzelfde manier als voorgaande jaren geregeld. Voor medewerkers waarbij de reisbewegingen significant zijn gewijzigd (meer of minder dan normaal) kan je de berekening op de onderstaande manier maken:

Vermenigvuldig het aantal werkelijke reisbewegingen van de medewerker voor 2020 met de retour kilometers woon werk. Tel hierbij de al gedeclareerde kilometers en vermenigvuldig dit totaal met €0,19. De uitkomst is het bedrag dat je voor het jaar 2020 fiscaal onbelast mag ontvangen.
Haal hier het bedrag af wat al netto betaald is aan reiskosten om te komen tot het bedrag dat fiscaal uitgeruild mag worden.

In veel gevallen gaat dit om maatwerk. Neem voor een advies op maat en eventuele verdere ondersteuning contact op!

Neem contact op

Waar in eerste instantie het plan was dat de overheid de beslissing zou nemen over wie wel of niet in aanmerking komen voor de bonus, blijkt nu toch dat dit lastig te bepalen is. Wij vertellen jou hoe je zorgbonus tijdig aanvraagt voor je zorgprofessionals en waar je op moet letten!

De zorgbonus voor het zorgpersoneel 

Begin 2020 dachten we nog dat wanneer je een beetje verkouden was, of een aantal griepverschijnselen had, de kans nihil was dat het ging om een Covid-19 besmetting. Hier kwamen we in maart 2020 helaas op terug. Ook Nederland werd getroffen en het aantal besmettingen liep zo snel op dat men maatregelen moest gaan nemen. Er zou tevens veel gevraagd gaan worden van het zorgpersoneel.

Achteraf had niemand kunnen bedenken hoe groot de impact daadwerkelijk was. Van ons zorgpersoneel werd het uiterste gevraagd, waarop op 17 maart 2020 heel het land een blijk van waardering wilde geven door te klappen voor de helden van de zorg. Ook werd er gesproken over een bonus voor iedereen die zich extra heeft ingezet gedurende deze periode.

Inmiddels heeft de overheid uitsluitsel gegeven over de zorgbonus. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en sport heeft een uitgebreide handreiking opgesteld over het verstrekken van de zorgbonus. Daar is ook een publicatie over de wetgeving van de bonus aan toegevoegd.
Waar in eerste instantie het plan was dat de overheid de beslissing zou nemen over wie wel of niet in aanmerking komen voor de bonus, blijkt nu toch dat dit lastig te bepalen is. De werkgever zelf kan het beste beslissen wie de bonus verdient. Het aanvragen van de bonus kan tot en met 29 oktober 2020.

Aandachtspunten bij het aanvragen van de zorgbonus

Er zijn drie zaken die extra aandacht vereisen als je de zorgbonus aanvraagt voor je zorgprofessionals. Het gaat om de volgende aandachtspunten:

• De aanvraag gaat via de bestuurder van de zorgorganisatie
  Het insturen van de aanvraag moet in eerste instantie gebeuren door de bestuurder van de zorgorganisatie. Het is mogelijk het insturen via een volmacht te laten doen door een andere partij. Er zal wel vanuit de hele organisatie aanlevering nodig zijn dus begin tijdig met het verzamelen van de gegevens en het organiseren van de uitbetaling. Neem contact op met Cure4 indien hierin ondersteuning gewenst is.

• De betaling moet binnen 5 maanden na toekenning van de subsidie plaatsvinden
  De overheid geeft aan in de wetgeving dat betaling van de zorgbonus moet gebeuren in de 5 maanden na de toekenning van de subsidie voor de zorgbonus. Vanuit de markt komen geluiden dat er niet gewacht gaat worden op de toekenning van de bonus omdat veel medewerkers al rekening houden met een eerdere uitbetaling. Ook in de nieuwsberichten wordt veel gesproken over een uitbetaling in het najaar van 2020. De uitbetaling kan plaatsvinden voor de toekenning, het risico dat later er geen bonus wordt toegekend ligt dan wel bij de werkgever en niet bij de overheid.

• Bepaal wie er recht heeft op de bonus
  Vanuit verschillende kanten horen we ook geluiden dat door werkgevers iedereen aangemeld gaat worden voor de bonus (ofwel al het zorgpersoneel of het volledige personeelsbestand). De overheid geeft aan dat de werkgever kan bepalen wie recht heeft op de bonus. Mocht er achteraf een onderbouwing gevraagd worden weten wij nog niet of ook dit meegenomen wordt in de controle met een mogelijke naheffing tot gevolg.