De Wet langdurige zorg (Wlz) is er voor mensen die continue zorg in de nabijheid nodig hebben. Deze zorg kun je thuis ontvangen, maar je kunt ook in een instelling wonen, zoals een verpleeghuis. Vanuit MijnZorgDeclaratie (MZD) helpen we kleine zorgaanbieders met de ondersteuning van zorgadministratieve werkzaamheden. Deze handelingen worden binnen de Wlz anders geregistreerd dan bijvoorbeeld in de zorgverzekeringswet.

WLZ voor kinderen

Naast volwassenen kunnen ook kinderen in aanmerking komen voor de Wlz. Dit kan als zij niet passende zorg krijgen via de gemeente of de zorgverzekeraar. Voor kinderen gelden drie voorwaarden om in aanmerking te komen voor de Wlz:

• Het kind heeft een verstandelijke beperking, lichamelijke ziekte of beperking, en/of een zintuiglijke handicap, vastgesteld door een deskundige.
• Door de aandoening of ziekte moet er dag en nacht iemand in de buurt zijn om onveilige situaties te voorkomen.
• Het is duidelijk dat er levenslange zorg en toezicht nodig is, ook als volwassene.

Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) beoordeelt of iemand recht heeft op zorg vanuit de Wlz. Dit doet het CIZ vanuit een zogeheten “Wlz-indicatie”. Dit is in feite het besluit of de aanvrager recht heeft op zorg vanuit de Wlz. Het zorgkantoor heeft vervolgens de plicht om te zorgen dat er zorg in de buurt voor de cliënt beschikbaar is. En de zorgaanbieder levert dan deze zorg.

Wist je dat kinderen relatief moeilijk in de Wlz terechtkomen? Dit komt omdat een Wlz-indicatie in principe levenslang geldig is. Eenmaal in de Wlz kom je er moeilijk weer uit. Daarom zijn de criteria voor kinderen behoorlijk streng.

Zorg thuis ontvangen

Een Wlz-indicatie geeft de patiënt recht op zorg in een verpleeghuis of een (ggz) instelling. Er is echter ook de optie om thuis te blijven wonen. Dit is enkel mogelijk als de thuissituatie zich leent om de juiste zorg te krijgen

Wist je dat?

• Een Melding Aanvang Zorg (MAZ) binnen 5 werkdagen moet worden ingediend.
• Iedereen boven de 18 jaar die zorg ontvangt vanuit de Wlz een eigen bijdrage betaalt aan het CAK.
• Er 31 zorgkantoren in Nederland zijn.
• Als een cliënt zorg ontvangt op basis van PGB, hij of zij zelf (of een wettelijk vertegenwoordiger) verantwoordelijk is voor het organiseren van de zorg.
• Hulpmiddelen bij een Modulair Pakket Thuis (MPT) wel vergoed worden, maar niet bij een Volledig Pakket Thuis (VPT).
• Bij een VPT één zorgaanbieder de zorg levert, maar in uitzonderlijke gevallen ook meerdere zorgaanbieders zorg kunnen leveren.
• Bij een MPT meerdere zorgaanbieders zorg leveren.
• Het zorgkantoor een indicatie aanlevert met overlijdensdatum als een cliënt overlijdt.
• Extra Kosten Thuis (EKT) kan worden aangevraagd als de cliënt MPT of PGB heeft en niet uitkomt met het huidige budget. Je kunt maximaal 25% extra budget krijgen bovenop het budget dat bij je zorgprofiel hoort, met een maximum van 125%.
• Palliatieve terminale zorg (PTZ) wordt geleverd in de laatste levensfase bij een levensverwachting korter dan drie maanden. Daarom wordt een VV10 altijd maar voor drie maanden afgegeven (verlening in uitzonderlijke gevallen mogelijk).
• Bij palliatieve terminale zorg hoef je geen rekenmodule aan te leveren aan het zorgkantoor, maar geef je in de AAT aan dat het om palliatieve terminale zorg gaat.
• Als een cliënt palliatieve terminale zorg ontvangt op een VPT, kan zonder tussenkomst van het zorgkantoor de declaratie op de VV10 (specifieke VPT-prestatie voor palliatieve zorg) worden ingediend.

Wil jij meer tijd voor zorg en er zeker van zijn dat jouw organisatie voldoet aan de wet- en regelgevingen omtrent de Wet langdurige zorg? Neem dan contact op met het team van MijnZorgDeclaratie, zij staan klaar om jou administratief te ontzorgen!

MijnZorgDeclaratie

We spraken met Jos van de Kerkhof, Directeur van Dialysecentrum Ravenstein, over de visie van het centrum, zijn ervaring met de samenwerking met Cure4 en de impact ervan op Ravenstein.

Dialysecentrum Ravenstein is een zelfstandig behandelcentrum dat al meer dan 13 jaar bestaat. Gevestigd in Ravenstein, biedt het centrum dialysebehandelingen in een kleinschalige en prettige omgeving. De focus ligt op persoonlijk contact en het creëren van een huiselijke sfeer voor de patiënten, die zich ondanks de noodzaak van dialysebehandelingen comfortabel en thuis voelen.

Administratieve uitdagingen en oplossingen

Met beperkte middelen en expertise stond Dialysecentrum Ravenstein voor de uitdaging om de administratieve processen effectief te handhaven. Met een klein managementteam van slechts twee personen, zijn ze verantwoordelijk voor diverse aspecten zoals HR, salarisadministratie, en boekhouding. Deze taken eisen diepgaande kennis en constante aandacht, wat een uitdaging kan zijn voor een klein team. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, krijgt Ravenstein ondersteuning van Cure4-specialisten Hans Odijk, Jennifer Smink en Erwin van Zoeren.

Jos van de kerkhof is sinds het begin betrokken bij Ravenstein en heeft vorig jaar de rol van directeur overgenomen. Dit combineert hij met een hands-on functie als nefroloog. Toen Jos de touwtjes overnam was Cure4 al werkzaam voor Ravenstein, hierover zei hij:

“Als ik terugkijk op de afgelopen 13 maanden dan is Cure4 gewoon onze belangrijkste partner voor administratieve processen, waaronder salarisverwerking, facturering, boekhouding, jaarrekeningvoorbereiding, en het monitoren van financiële gezondheid en signaleringsfuncties”

Deskundig advies en betrouwbare ondersteuning

Cure4 zet, net als Ravenstein ook in op persoonlijke contact én een connectie met klanten. Omdat Cure4 zich 100% richt op zorginstellingen, begrijpen de specialisten de best practices om administratieve werk optimaal af te handelen en zijn ze op de hoogte van actuele wet- en regelgeving. Hierdoor kunnen ze proactief advies geven en meedenken vanuit het belang van de zorginstelling. Jos benadrukt dit ook zelf:

”Het is prettig dat we bijvoorbeeld de salarisafdeling van Cure4 kunnen raadplegen wanneer we vragen hebben over een UWV-traject met een medewerker, of wanneer we advies nodig hebben over het implementeren van de nieuwe CAO. Op dezelfde manier kunnen we ook advies inwinnen over boekhoudkundige of belastingtechnische vraagstukken. Het is opvallend dat we veel van deze zaken met Cure4 bespreken en relatief weinig met de accountant, die kijkt wel de papieren na en zet daar wel zijn handtekening onder. Maar, 90% van het voorwerk wordt door Cure4 gedaan.”

Behoud van persoonlijk contact

Tot slot benadrukt Jos dat Cure4 altijd het persoonlijke aspect heeft behouden, ondanks het gebruik van nieuwe systemen.

“Ik snap dat ICT-systemen slimmer en beter moeten, maar soms leidt dat er toe dat het contact met de klant onpersoonlijk wordt. En dat is Cure4 gelukt om te voorkomen, dus dat vind ik wel een compliment. Er zijn vaste mensen met wie ik contact heb en dat verloopt heel prettig. Hans Odijk heeft de salarisadministratie op zich genomen, terwijl ik met Jennifer Smink en Erwin van Zoeren de facturering bespreek. En met Erwin heb ik ook vaak contact voor boekhoudkundige zaken en om te sparren over mogelijke risico’s”

De impact van de samenwerking voor Ravenstein:

Dankzij de samenwerking met Cure4 heeft Dialysecentrum Ravenstein niet alleen meer tijd voor de kerntaak: het verlenen van zorg. Door de administratieve last uit handen te geven, zijn ook de betrouwbaarheid en deskundigheid van de administratieve processen vergroot. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, zelfs in een tijd van toenemende digitalisering, hebben beide partijen een hechte band opgebouwd die essentieel is voor het soepel functioneren van de zorginstelling. Deze samenwerking illustreert het belang van het vinden van de juiste partners in de zorgsector, waarbij menselijke verbindingen de sleutel blijven tot succesvolle resultaten en hoogwaardige zorg.

Een warme overdracht is belangrijk

Een warme overdracht is belangrijk, zowel als het gaat om zorgcontractering als om toewijzingen. Het is dus niet de bedoeling dat toewijzingen “zomaar” worden ingetrokken. De continuïteit van de zorg moet geborgd blijven.Recentelijk bleek dat de implementatie nog niet helemaal soepel verloopt. Veel gemeenten zijn niet in staat geweest om zorgaanbieders tijdig te informeren over de wijziging in verantwoordelijke gemeente. Zorgaanbieders vrezen dat de kwaliteit van zorg in geding komt. VWS en VNG hebben om de continuïteit en kwaliteit van de zorg te waarborgen de volgende regeling gemaakt.

Indien de huidige verantwoordelijke gemeente niet voor 1 november 2021 zijn gegevens heeft aangeleverd over wie de nieuwe verantwoordelijke gemeente wordt blijft de huidige gemeente verantwoordelijk voor het financieren van de zorg totdat er overeenstemming is tussen de gemeenten. Dit betekent dat de huidige gemeente ook in 2022 financieel verplichtingen heeft, tot het moment er een warme overdracht heeft plaatsgevonden. Deze regeling wordt de 1-novembermaatregel genoemd en is ter voorkoming dat jeugdigen en zorgaanbieders zonder financiering komen te zitten.

Zorgcontractering

Als het gaat om de huidige contracten kan het woonplaatsbeginsel hier invloed op hebben. Er zijn in de basis vier opties als het gaat om de contractering.

1. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en de huidige gemeente sluiten op elkaar aan als het gaat om voorwaarden en tarieven. Dan kan de jeugdige gemakkelijk geplaatst worden binnen de contractering.
2. De nieuwe verantwoordelijke gemeente kan exact hetzelfde contract afsluiten met de zorgaanbieder als de huidige gemeente. Dan neemt de nieuwe verantwoordelijke gemeente het contract een-op-een over.
3. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en huidige gemeente komen niet overeen en de zorg eindigt binnen een jaar. De optie hier is om het contract door te laten lopen bij de huidige gemeente, tot een periode van maximaal 1 jaar. De toewijzing wordt hier niet ingetrokken. De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor onderlinge verrekening
4. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en huidige gemeente komt niet overeen en de zorg loopt langer door dan één jaar. Hier is de optie om een maatwerkovereenkomst afsluiten met de nieuwe betalende gemeente.

Kortom, voor zorgtoewijzingen waarbij de financieel verantwoordelijke gemeente wijzigt door het nieuwe woonplaatsbeginsel moeten de contracten met de oude- en nieuwe gemeente worden vergeleken. De afdeling zorgverkoop moet wellicht ook nieuwe contracten afsluiten. Dit is een proces dat enige tijd kan kosten. Daarnaast moeten wijzigingen die hieruit volgen ook ingevoerd worden in je ECD.

Zorgadministratie

Naast het zorgen voor een warme overdracht en het buigen over de zorgcontractering vanuit de gemeenten, vraagt het nieuwe woonplaatsbeginsel ook extra inspanning van de zorgadministratie. Vanaf 01-01-2022 kunnen toewijzingen (na warme overdracht) ingetrokken worden en moeten er nieuwe toewijzingen komen van de nieuwe verantwoordelijke gemeenten. Dit kan zorgen voor een tijdelijke verhoging in de werkdruk. Daarnaast is het van belang dat je als zorgadministratie goed bijhoudt dat je voor alle ingetrokken toewijzingen van de oude gemeente een nieuwe toewijzing ontvangt van de andere gemeente. Ons advies; blijf vooral zelf goed in controle.
Daarnaast is er per januari 2021 een nieuw bericht geïntroduceerd die in lijn is met het nieuwe woonplaatsbeginsel, de JW319. Dit is een antwoordbericht op de VOT en VOW. Hierin kunnen gemeenten aangeven dat zij niet de verantwoordelijke gemeente zijn en tevens de gemeente vermelden die dit wel is. Het kan zo zijn dat in de periode na het ingaan van het nieuwe woonplaatsbeginsel gemeenten hier meer gebruik van gaan maken. Wij willen jullie dan ook adviseren om dit werkproces rondom dit bericht van tevoren uit te denken.

Heb je vragen over het woonplaatsbeginsel of heb je hulp nodig binnen jullie zorgadministratie afdeling? Neem gerust contact met ons op!

Wat is Lumpsum in de praktijk?

Bij deze vorm van financiering ontvangt de zorgaanbieder per afgesproken tijdseenheid een vast bedrag van de financierder voor de totale geleverde zorg. Dit vastgestelde bedrag is hiermee niet onderhevig aan de declaratie van zorgaanbieders aan financierders, en hierop gestelde afkeur en omzetplafonds.
Lumpsum wordt ingezet voor eenvormige soorten zorg. Denk hierbij aan dagbesteding of aan het plaatsen van een heupprothese. De basis van deze financiering is voor een groot deel gebaseerd op de gemaakte afspraken tussen de financierder en de zorgaanbieder. Doordat de zorgaanbieder een vast bedrag ontvangt, krijgen zij veel vrijheid over de manier waarop zij zorg leveren en aan wie. De huidige informatiestromen wijzigen hierdoor ook. Hier zijn verder geen standaard richtlijnen aan verbonden. Dit kan volledig ingevuld worden met de afspraken die zorgaanbieders en financierders met elkaar maken. In het sociale domein kan dit bijvoorbeeld inhouden dat een deel van het berichtenverkeer vervalt. In alle sectoren heeft het als effect dat declaratie van zorguren niet leidend is voor de betaling van financierders. Dit kan betekenen dat de manier van administratievoering wijzigt voor alle partijen. We raden aan om vooraf een kritische blik te werpen op deze processen.

Om meer inzicht te geven in deze vorm van financiering hebben we de belangrijkste voor- en nadelen voor je op een rijtje gezet.

Voordelen

• Minder administratieve lasten;
• Minder geldstromen;
• Inkomsten inzichtelijk, minder risico op te weinig financiering;
• Meer beleidsruimte voor zorgaanbieder. Stimulans om innovatief en efficiënt te werk te gaan;
• Geen productieprikkel aanwezig. Aantal cliënten niet leidend voor inkomsten.

Nadelen

• Minder geschikt voor maatwerkproducten;
• Financierder ontneemt zichzelf de kans om te innoveren;
• Wantrouwen financierders richting zorgaanbieders.

Wat mee te nemen in gesprekken met financierders

Als je in gesprek gaat met financierders over de mogelijkheid omtrent Lumpsum, is het belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden. De handige punten hieronder kun je meenemen in het gesprek en gebruiken als richtlijn:
1. Inkoopafspraken
2. Af te leggen verantwoording rondom geleverde zorg
3. Bij welke partij welke verantwoordelijkheid ligt
4. Gestelde KPI’s, en hoe deze gerapporteerd worden
5. Boetebeding rondom niet halen gestelde KPI’s
6. Onjuistheid vastgestelde bedrag

Meer informatie

We hopen dat ons blog je meer duidelijkheid heeft gegeven over de lumpsumfinanciering. Heb je vragen hierover?

Neem contact met ons op

Veelal ligt de focus binnen de zorgadministratie bij de maandafsluiting op de productieregistratie en -declaratie, maar dit omvat ook de inkoop en de financiële administratie. Uiteindelijk met als doel om een periode (maand) boekhuidkundig af te sluiten en bevroren data te gebruiken voor managementinformatie. In de praktijk zien wij zorginstellingen worstelen met het realiseren van een goede maandafsluiting. Een complicerende factor in het proces treedt op bij externe afhankelijkheid. Dit is voor veel instellingen met name aan de orde waarbij gebruik wordt gemaakt van onderaannemerschap constructies.

De cliënt centraal

Omdat de cliënt meer centraal staat, zijn dergelijke constructies vaker aan de orde [1]. Gemeenten, maar ook zorgkantoren wensen één primair aanspreekpunt voor de zorgverlening. Deze partij is verantwoordelijk voor het dossierhouderschap, stemt af en organiseert de zorg met andere zorgaanbieders. Hierdoor zijn zorginstellingen steeds vaker hoofd- en onderaannemer van elkaar voor verschillende cliënten. Het gevolg hiervan is dat er meer onderlinge geldstromen optreden voor het afrekenen van geleverde zorg. Daarnaast heeft elke instelling zijn eigen planning binnen de maandafsluiting, het samenspel van deze factoren maakt het hoofd- onderaannemerschap binnen de maandafsluiting complex. Hier lees je je meer over de maandafsluiting.

Factureren van deze productie

Na het afronden van een maand heeft de onderaannemer pas inzicht in eigen productie en kunnen facturen worden opgesteld aan hoofdaannemers. In de praktijk blijkt het lastig als hoofdaannemer om deze productie tijdig te ontvangen. De onderaannemer direct in het elektronisch cliëntendossier laten registreren van de hoofdaannemer is helaas niet in alle gevallen haalbaar. Na ontvangst van de productie van de onderaannemer wordt deze beoordeeld op juistheid, moet deze verwerkt worden in de eigen administratie en wordt deze betaalbaar gesteld. Doel is dat deze productie nog verwerkt kan worden in de eerstvolgende facturatierun en de totstandkoming van de maandcijfers. Regelmatig wordt in dit geval gewerkt met reserveringen: men schat de productie over een bepaalde periode in (met name op basis van voorgaande perioden en de overeenkomst) en verwerkt deze inschatting in de maandcijfers. Declaratie van deze productie vindt dan in een volgende declaratieronde plaats.

Voor veel instellingen is hierdoor een goede, tijdige verwerking van productiegegevens en facturatie een terugkerend lastig proces.

Goede afspraken op dit vlak tussen hoofd- en onderaannemer zijn van groot belang. Belangrijk hierin is dat de eigen processen goed op orde moeten zijn; als je verlangt van anderen dat ze snel en correct kunnen aanleveren, dan moet de instellingen de administratie zelf ook goed op orde hebben.

Ervaart u problemen binnen u maandafsluiting? Onze consultant hebben veel ervaring met het stroomlijnen en organiseren van dit proces. Neem gerust contact met ons op.

Neem contact op