Klantverhaal29 okt 2024

Robotic Proces Automation (RPA)

80 uur extra tijd voor zorg door automatisering van het roosterproces

Automatisering in de zorg wordt doorgaans ingezet om het werk van ondersteunend personeel te verlichten. Dankzij de nieuwe ontwikkelingen die we samen met implementatiepartner Tacstone Technology hebben gerealiseerd, wordt er direct tijd teruggegeven aan de zorgverleners van Vierstroom. Marieke Oldewarris, Directeur Vierstroom zei hierover: “De meeste verpleegkundigen ervaren plannen als een last. Zij willen veel liever naar de cliënten toe.” Dankzij een op maat gemaakte roostertool wordt dit voor het wijkteam van Vierstroom de realiteit.  Met een besparing van 50 tot 80 uur per maand is er meer tijd voor wat er echt toe doet: het verlenen van zorg.

De wijkverpleging moet en kan beter

De zorg staat voor grote uitdagingen, waaronder de vergrijzing, toename van zorgkosten en de krapte op de arbeidsmarkt. Naast deze universele uitdagingen van de zorg, kampt de wijkverpleging ook met haar eigen specifieke uitdagingen. Als er voor een client een plek gezocht wordt, dan wordt er veelal gebeld met zorgaanbieders of er een plek beschikbaar is.  Een proces dat voor alle partijen veel tijd in beslag neemt. Om dit tegen te gaan roept Patiëntenfederatie Nederland zorginstellingen op actie te ondernemen om met een actueel overzicht van de beschikbare plekken bij wijkverpleegkundige organisaties. Dit bespaart de cliënten het speurwerk naar een plek én zorginstellingen kostbare tijd en energie om cliënten af te wijzen indien er geen plek meer is.

Bij Vierstroom zochten ze naar manieren om die kostbare tijd terug te winnen.

De juiste zorg op de juiste plek kost veel tijd

Vierstroom is onderdeel van Fundis en zet zich in om ouderen onafhankelijkheid te bieden terwijl ze de zorg ontvangen die ze nodig hebben. Zelfstandigheid en de regie in eigen handen houden is voor veel ouderen belangrijk, alleen kunnen ze dit niet alleen realiseren. Vierstroom zorgt via verpleegzorg aan huis en huishoudelijk hulp dat cliënten hun onafhankelijkheid behouden. Hierbij kijkt Vierstroom niet naar wat cliënten niet meer kunnen, maar juist wat ze nog wél kunnen om hen de levenskwaliteit te geven die zij verdienen.

Om zorg aan huis efficiënt in te richten is de juiste technologie cruciaal. Daarom is het geen verassing dat de slimme inzet van technologie verworven is in de strategie van Vierstroom. Zorgverleners worden ingeroosterd wie wanneer bij welke cliënt langsgaat. Het roostertool van de ECD paste echter niet bij de roosterwensen van Vierstroom, dus werd er handmatig gewerkt met Excel sheets: een oplossing met veel menselijke handelingen en denkwerk. Dit betekent ook dat het een foutgevoelige oplossing is.

In plaats van een hele dag puzzelen met negen mensen krijgen we nu met één druk op de knop, binnen 10 seconden een kloppende en eerlijke dienstenplanning!

Het team was ongeveer 50 tot 80 uur per maand bezig om een rooster te maken; kostbare tijd die beter besteed kon worden aan het verlenen van zorg. Dat moest en kon efficiënter, daarom klopte Vierstroom bij Cure4 en Tacstone Technology aan om samen te kijken naar optimalisatiemogelijkheden voor het roosterproces. Hieruit zijn we tot de volgende oplossing gekomen. 

Wat waren de knelpunten van Vierstroom?

Complexiteit

Het inroosteren van 70 medewerkers is een complexe taak. Naast de CAO- en eigen regels wordt er rekening gehouden met persoonlijke voorkeuren en vereiste kwalificaties per dienst.

ECD niet compatibel met de roosterwensen

De ingebouwde roostertool van de gebruikte ECD voldeed niet aan de wensen en complexiteit van het inroosterproces.

Foutgevoeligheid

Als gevolg hiervan werd er met Excel gewerkt. Handmatig werk waarbij een foutje snel is gemaakt

Minder tijd voor zorg

Het team was ongeveer 60 uur per maand bezig met het roosterproces. Tijd die beter besteed is aan het verlenen van zorg

Waarom 60 uur roosteren, als het in 10 seconden kan?

Het geïdentificeerde knelpunt bij Vierstroom was het ECD dat niet voldeed aan de roosterwensen. Nadat dit in kaart is gebracht heeft Tacstone Technology, vanuit haar technische expertise een automatische dienstenrooster ontwikkeld. Met één druk op de knop genereert de tool genaamd ‘Harry’ een rooster waarbij rekening wordt gehouden met:

  • Persoonlijke voorkeuren
  • Vereiste kwalificaties per dienst
  • CAO- en eigen regels, zoals maximale aantal diensten of geen ochtenddienst na een avonddienst
  • Beschikbaarheid met wisselende vrije dagen en contracturen per week

De roostertool heeft een aantal voordelen voor zorgorganisaties, zoals het eenvoudig beheren van variabelen als de samenstelling of de voorkeuren van het team. Ook is de tool toekomstproof dankzij zijn schaalbaarheid. Is er morgen 2x zoveel personeel om in te roosteren? Dat kost de slimme robot nog steeds luttele seconden.

De impact voor Vierstroom in getallen

0

extra werkdagen per maand beschikbaar voor zorgtaken omdat 8 wijkmanagers zich niet meer bezighouden met administratieve taken

0

seconden om een complete maandrooster te genereren

0

extra minuten per jaar beschikbaar voor meer zorg

Robot Harry blijft verslimmen


Ondertussen gaan de optimalisaties gewoon door. De volgende fase van Harry is namelijk een volledige planningstool waarbij o.a. volledige fiets- en looproutes worden uitgestippeld om nog meer tijd ter besparen. Hierover zei Marieke het volgende:

“We zijn nu bezig het te verbeteren. Harry zit nog in zijn inwerkperiode, dus er mogen nog foutjes zijn. Maar ik ben ervan overtuigd dat dit uiteindelijk heel veel tijd gaat besparen. Slimme roostering levert ons tussen de 50 en 80 uur per maand op, die we voor zorg kunnen gebruiken. En de planning zal nog veel meer opleveren. Verpleegkundigen besteden per team vier uur per dag aan planning. Met acht teams is dat 32 uur per dag, wat neerkomt op 160 uur per week. Ik verwacht dat robotisering van de planning ons twee tot vier FTE per week kan gaan opleveren.”

 

Interesse om jouw roosterproces te automatiseren?

Er is al een groot tekort aan hulpverleners, waarom kostbare tijd verspillen aan handmatige roosters als dit in slechts 10 seconden kan? Ben je benieuwd of de roostertool jouw zorginstelling meer tijd kan geven voor het primaire proces?  
 
Neem vandaag nog contact met ons op via info@cure4.nl voor een vrijblijvend intakegesprek en ontdek wat onze roostertool voor jou kan betekenen.  

Gratis webinar: De toekomst van de zorg: Hoe innovatie de druk in de VVT-sector helpt verlichten

Concrete use-cases rondom automatisering, personeelsplanning & roostering en STOZ van onze partners bij Tacstone Technology

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Klantverhaal12 aug 2024

Financiële- en zorgadministratie

Volledige focus op zorgverlening bij Zorg van Zeeuwse Kwaliteit dankzij uitbesteden administratie.

Bij Zorg van Zeeuwse Kwaliteit (ZvZK) draait alles om samenwerken om de zorg te optimaliseren en kosten te minimaliseren.

ZvZK is een samenwerkingsverband van drie bedrijven die nauw samenwerken om cliënten een geïntegreerde zorgervaring te bieden. Hof van Axel, Travalje Subiet en Inger Bax Persoonlijke Begeleiding voorzien cliënten van een breed scala aan zorgdiensten.

We gingen in gesprek met Inger Bax, een van de oprichters van ZvZK. Aan bod kwam hoe de Zeeuwse zorgpartijen de handen ineensloegen om cliënten de best mogelijke zorg te bieden en hoe Cure4 hierin ondersteunt zodat de focus kan blijven op het verlenen van zorg.

 

Een samenwerking voor efficiëntere zorgverlening

Het idee voor ZvZK kwam voort uit de wens om de zorg in de regio te verbeteren en efficiënter te maken. Door samen te werken, konden de drie bedrijven hun krachten bundelen en als één aanspreekpunt fungeren voor zowel cliënten als gemeentes. Dit maakt het makkelijker om naadloos zorg te bieden, bijvoorbeeld als een cliënt zowel dagbesteding als ambulante begeleiding nodig heeft. De samenwerking was operationeel vanaf januari 2020. Sindsdien bewijst ZvZK zich als een efficiënt werkende eenheid.

Een dergelijke samenwerking wordt via het Integraal Zorgakkoord (IZA) ook vanuit de overheid gestimuleerd om de Nederlandse zorg betaalbaar en toegankelijk te houden.

Administratieve uitdagingen

Een samenwerking met drie partijen betekent dat de administratie complexer is dan normaal. Het is dus geen verrassing dat de oprichting van ZvZK met haar eigen uitdagingen kwam. Inger licht toe: “We hadden geen tijd om de administratie zelf te doen. Het is een zorgvuldige klus die je aan mensen met kennis moet overlaten.” Om meer tijd over te houden voor zorgverlening ging de maatschap op zoek naar een administratieve partner. Die match werd uiteindelijk gevonden in Cure4.

Ontzorgen en adviseren op het gebied van zorg- en financiële administratie

De complete zorg- en financiële administratie is uit handen genomen door onze specialisten en er zijn twee vaste contactpersonen binnen Cure4 toegewezen aan Zvzk. Dankzij korte lijntjes en regelmatige contactmomenten is de samenwerking steeds sterker geworden. “De communicatie verloopt goed en we hebben vaste contactpersonen, wat echt rust geeft”.

Financiële administratie op maat ingericht

Senior financial controller Robin van Ewijk ondersteunt ZvZK bij de financiële administratie. Het gros van het werk bestaat uit het verwerken van de facturen. Hierover zei Inger het volgende: “Het geeft rust dat je er zelf niet achteraan hoeft te lopen. Als je een factuur opstuurt, wordt alles netjes verwerkt en dat zorgt ervoor dat wij ons kunnen focussen op de zorgverlening. Ook de adviserende rol die Cure4 inneemt wordt gewaardeerd:

Het maatwerk en de adviezen die we krijgen bij het maken van begrotingen, zijn zeer waardevol.

Naast bovengenoemde werkzaamheden is er vanwege de extra complexiteit die een maatschap met zich meebrengt, een op maat gemaakte werkwijze ingericht om de liquiditeit van ZvZK te bewaken.

 

Geen omkijken meer naar de zorgadministratie

Voor de zorgadministratie is consultant Kasia Nowak verantwoordelijk. Ook hier is er sprake van ontbrekende kennis van bepaalde administratieve taken volgens Inger: “Er zijn ook onderdelen waar ik zelf geen verstand van heb, zoals het VECOZO Berichtenverkeer en andere administratieve zaken. Ik heb daar ook geen interesse in, want ik wil gewoon zorg verlenen. Het is dan ook heel prettig dat er mensen zijn die precies weten hoe het werkt en hoe het moet. Zo hoef je er zelf niet naar om te kijken.

 

De impact van de samenwerking voor Zorg van Zeeuwse Kwaliteit

ZvZK toont aan hoe een samenwerking tussen zorginstellingen kan leiden tot betere zorg en efficiënter gebruik van middelen. Het is ook een voorbeeld van de extra administratieve uitdagingen die een samenwerking met zich mee kan brengen. Dankzij de samenwerking met Cure4 hoeft ZvZK hier niet naar om te kijken en blijft de volledige focus op het bieden van hoogwaardige zorg aan cliënten. Door de zorg- en financiële administratie uit handen te nemen geven we tijd terug aan de zorgverleners en zorgen we voor een stabiele administratieve basis

Jouw administratie uitbesteden?

Wil jij tijd terugwinnen voor meer zorg? Neem dan contact met ons op en samen kijken we waar in jouw organisatie de tijdwinst ligt.

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Blog27 jun 2024

Zorgadministratie

Wet langdurige zorg tips van team MijnZorgDeclaratie

Het team van MijnZorgDeclaratie (MZD) deelt hun kennis met enkele weetjes over de Wet langdurige zorg (Wlz)

De Wet langdurige zorg (Wlz) is er voor mensen die continue zorg in de nabijheid nodig hebben. Deze zorg kun je thuis ontvangen, maar je kunt ook in een instelling wonen, zoals een verpleeghuis. Vanuit MijnZorgDeclaratie (MZD) helpen we kleine zorgaanbieders met de ondersteuning van zorgadministratieve werkzaamheden. Deze handelingen worden binnen de Wlz anders geregistreerd dan bijvoorbeeld in de zorgverzekeringswet.

WLZ voor kinderen

Naast volwassenen kunnen ook kinderen in aanmerking komen voor de Wlz. Dit kan als zij niet passende zorg krijgen via de gemeente of de zorgverzekeraar. Voor kinderen gelden drie voorwaarden om in aanmerking te komen voor de Wlz:

  • Het kind heeft een verstandelijke beperking, lichamelijke ziekte of beperking, en/of een zintuiglijke handicap, vastgesteld door een deskundige.
  • Door de aandoening of ziekte moet er dag en nacht iemand in de buurt zijn om onveilige situaties te voorkomen.
  • Het is duidelijk dat er levenslange zorg en toezicht nodig is, ook als volwassene.

 

Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) beoordeelt of iemand recht heeft op zorg vanuit de Wlz. Dit doet het CIZ vanuit een zogeheten “Wlz-indicatie”. Dit is in feite het besluit of de aanvrager recht heeft op zorg vanuit de Wlz. Het zorgkantoor heeft vervolgens de plicht om te zorgen dat er zorg in de buurt voor de cliënt beschikbaar is. En de zorgaanbieder levert dan deze zorg.

Wist je dat kinderen relatief moeilijk in de Wlz terechtkomen? Dit komt omdat een Wlz-indicatie in principe levenslang geldig is. Eenmaal in de Wlz kom je er moeilijk weer uit. Daarom zijn de criteria voor kinderen behoorlijk streng.

Zorg thuis ontvangen

Een Wlz-indicatie geeft de patiënt recht op zorg in een verpleeghuis of een (ggz) instelling. Er is echter ook de optie om thuis te blijven wonen. Dit is enkel mogelijk als de thuissituatie zich leent om de juiste zorg te krijgen

 

Wist je dat?

  • Een Melding Aanvang Zorg (MAZ) binnen 5 werkdagen moet worden ingediend.
  • Iedereen boven de 18 jaar die zorg ontvangt vanuit de Wlz een eigen bijdrage betaalt aan het CAK.
  • Er 31 zorgkantoren in Nederland zijn.
  • Als een cliënt zorg ontvangt op basis van PGB, hij of zij zelf (of een wettelijk vertegenwoordiger) verantwoordelijk is voor het organiseren van de zorg.
  • Hulpmiddelen bij een Modulair Pakket Thuis (MPT) wel vergoed worden, maar niet bij een Volledig Pakket Thuis (VPT).
  • Bij een VPT één zorgaanbieder de zorg levert, maar in uitzonderlijke gevallen ook meerdere zorgaanbieders zorg kunnen leveren.
  • Bij een MPT meerdere zorgaanbieders zorg leveren.
  • Het zorgkantoor een indicatie aanlevert met overlijdensdatum als een cliënt overlijdt.
  • Extra Kosten Thuis (EKT) kan worden aangevraagd als de cliënt MPT of PGB heeft en niet uitkomt met het huidige budget. Je kunt maximaal 25% extra budget krijgen bovenop het budget dat bij je zorgprofiel hoort, met een maximum van 125%.
  • Palliatieve terminale zorg (PTZ) wordt geleverd in de laatste levensfase bij een levensverwachting korter dan drie maanden. Daarom wordt een VV10 altijd maar voor drie maanden afgegeven (verlening in uitzonderlijke gevallen mogelijk).
  • Bij palliatieve terminale zorg hoef je geen rekenmodule aan te leveren aan het zorgkantoor, maar geef je in de AAT aan dat het om palliatieve terminale zorg gaat.
  • Als een cliënt palliatieve terminale zorg ontvangt op een VPT, kan zonder tussenkomst van het zorgkantoor de declaratie op de VV10 (specifieke VPT-prestatie voor palliatieve zorg) worden ingediend.

 

Wil jij meer tijd voor zorg en er zeker van zijn dat jouw organisatie voldoet aan de wet- en regelgevingen omtrent de Wet langdurige zorg? Neem dan contact op met het team van MijnZorgDeclaratie, zij staan klaar om jou administratief te ontzorgen!

MijnZorgDeclaratie

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Klantverhaal30 apr 2024

Salaris- en Financiële administratie

Uitbesteding van administratie: hoe Dialysecentrum Ravenstein tijd wint voor meer zorg

Bij Dialysecentrum Ravenstein zet een klein team zich in om optimale zorg te leveren. Om zich volledig te focussen op het verlenen van zorg, laten zij zich administratief ontlasten door Cure4.

We spraken met Jos van de Kerkhof, Directeur van Dialysecentrum Ravenstein, over de visie van het centrum, zijn ervaring met de samenwerking met Cure4 en de impact ervan op Ravenstein.

Dialysecentrum Ravenstein is een zelfstandig behandelcentrum dat al meer dan 13 jaar bestaat. Gevestigd in Ravenstein, biedt het centrum dialysebehandelingen in een kleinschalige en prettige omgeving. De focus ligt op persoonlijk contact en het creëren van een huiselijke sfeer voor de patiënten, die zich ondanks de noodzaak van dialysebehandelingen comfortabel en thuis voelen.

 

Administratieve uitdagingen en oplossingen

Met beperkte middelen en expertise stond Dialysecentrum Ravenstein voor de uitdaging om de administratieve processen effectief te handhaven. Met een klein managementteam van slechts twee personen, zijn ze verantwoordelijk voor diverse aspecten zoals HR, salarisadministratie, en boekhouding. Deze taken eisen diepgaande kennis en constante aandacht, wat een uitdaging kan zijn voor een klein team. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, krijgt Ravenstein ondersteuning van Cure4-specialisten Hans Odijk, Jennifer Smink en Erwin van Zoeren.

Jos van de kerkhof is sinds het begin betrokken bij Ravenstein en heeft vorig jaar de rol van directeur overgenomen. Dit combineert hij met een hands-on functie als nefroloog. Toen Jos de touwtjes overnam was Cure4 al werkzaam voor Ravenstein, hierover zei hij:

“Als ik terugkijk op de afgelopen 13 maanden dan is Cure4 gewoon onze belangrijkste partner voor administratieve processen, waaronder salarisverwerking, facturering, boekhouding, jaarrekeningvoorbereiding, en het monitoren van financiële gezondheid en signaleringsfuncties”

 

Deskundig advies en betrouwbare ondersteuning

Cure4 zet, net als Ravenstein ook in op persoonlijke contact én een connectie met klanten. Omdat Cure4 zich 100% richt op zorginstellingen, begrijpen de specialisten de best practices om administratieve werk optimaal af te handelen en zijn ze op de hoogte van actuele wet- en regelgeving. Hierdoor kunnen ze proactief advies geven en meedenken vanuit het belang van de zorginstelling. Jos benadrukt dit ook zelf:

”Het is prettig dat we bijvoorbeeld de salarisafdeling van Cure4 kunnen raadplegen wanneer we vragen hebben over een UWV-traject met een medewerker, of wanneer we advies nodig hebben over het implementeren van de nieuwe CAO. Op dezelfde manier kunnen we ook advies inwinnen over boekhoudkundige of belastingtechnische vraagstukken. Het is opvallend dat we veel van deze zaken met Cure4 bespreken en relatief weinig met de accountant, die kijkt wel de papieren na en zet daar wel zijn handtekening onder. Maar, 90% van het voorwerk wordt door Cure4 gedaan.”

 

Behoud van persoonlijk contact

Tot slot benadrukt Jos dat Cure4 altijd het persoonlijke aspect heeft behouden, ondanks het gebruik van nieuwe systemen.

“Ik snap dat ICT-systemen slimmer en beter moeten, maar soms leidt dat er toe dat het contact met de klant onpersoonlijk wordt. En dat is Cure4 gelukt om te voorkomen, dus dat vind ik wel een compliment. Er zijn vaste mensen met wie ik contact heb en dat verloopt heel prettig. Hans Odijk heeft de salarisadministratie op zich genomen, terwijl ik met Jennifer Smink en Erwin van Zoeren de facturering bespreek. En met Erwin heb ik ook vaak contact voor boekhoudkundige zaken en om te sparren over mogelijke risico’s”

 

De impact van de samenwerking voor Ravenstein:

Dankzij de samenwerking met Cure4 heeft Dialysecentrum Ravenstein niet alleen meer tijd voor de kerntaak: het verlenen van zorg. Door de administratieve last uit handen te geven, zijn ook de betrouwbaarheid en deskundigheid van de administratieve processen vergroot. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, zelfs in een tijd van toenemende digitalisering, hebben beide partijen een hechte band opgebouwd die essentieel is voor het soepel functioneren van de zorginstelling. Deze samenwerking illustreert het belang van het vinden van de juiste partners in de zorgsector, waarbij menselijke verbindingen de sleutel blijven tot succesvolle resultaten en hoogwaardige zorg.

Jouw administratie ontzorgen?

Wil jij tijd terugwinnen voor meer zorg? Neem dan contact met ons op en samen kijken we waar in jouw organisatie de tijdwinst ligt.

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Checklist14 dec 2023

Alle to do's op een rijtje

Checklist productieverantwoording

Met het jaar 2023 dat bijna tot zijn einde komt, sta je als zorgaanbieder in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet (Jw) voor een drukke tijd, gevuld met activiteiten en verplichtingen met betrekking tot de jaarafsluiting en de daaropvolgende productieverantwoording.

Wij begrijpen als geen ander hoeveel dit van een zorgaanbieder vraagt. Daarom hebben we een handige checklist opgesteld om je te helpen de productieverantwoording zo soepel mogelijk te laten verlopen en ervoor te zorgen dat je geen enkele stap overslaat.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat gemeenten kunnen afwijken van de standaardprocedure voor het afsluiten van het jaar. Daarom raden we je aan altijd te controleren wat jouw gemeente specifiek van jou als zorgaanbieder wilt ontvangen.

Misschien zit je tot over je oren in het werk en heb je geen tijd om je bezig te houden met de productieverantwoording. In dat geval kun je dit werk aan ons uitbesteden. Ons ervaren team heeft dit met succes verzorgd voor tal van andere klanten, waardoor zij zich konden concentreren op hun kerntaken terwijl wij de administratieve lasten verlichtten. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en te ontdekken hoe wij je kunnen ondersteunen in deze drukke maar cruciale periode van het jaar.

De planning voor het voorbereiden en indienen voor de productieverantwoording adviseren wij als volgt:

  • Vóór 1 februari dient alles van het vorige jaar zijn gefactureerd en ingediend;
  • Vóór 1 maart dient de concept financiële productieverantwoording te zijn verzonden;
  • Vóór 1 april dient de definitieve financiële productieverantwoording (al dan niet inclusief accountantsverklaring) te zijn verzonden.

Download gratis de checklist

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Brochure05 dec 2023

Download de brochure

10 redenen om je zorgadministratie uit te besteden

De zorgadministratie vormt een belangrijke spil in een zorgorganisatie. Echter, het bijhouden van een zorgadministratie kan uitdagend zijn voor een organisatie vanwege de hoeveelheid data die dagelijks wordt gegenereerd en verwerkt. Dit kan een behoorlijke tijdsintensieve klus zijn.

Bovendien zijn er vaak complexe systemen en software betrokken en zijn er veel mogelijkheden in het automatiseren van bepaalde processen. Hierdoor is training en ondersteuning van personeel om fouten te minimaliseren en de betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen extra belangrijk. Het waarborgen van data-integriteit en beveiliging is eveneens een belangrijke uitdaging om te voldoen aan de hoge normen van privacy en naleving van de wet- en regelgeving in de zorgsector.
Deze afdeling heeft de afgelopen jaren snel aan complexiteit gewonnen, met voortdurend wijzigende wet- en regelgeving. Dit maakt outsourcing van de zorgadministratie de overweging waard. In deze brochure delen we tien redenen waarom zorgorganisaties kiezen voor het uitbesteden van de zorgadministratie.

Download de brochure

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Checklist07 feb 2022

Zorgspecial

Een optimale HR- en salarisadministratie

Het optimaliseren van de HR- en salarisadministratie is een belangrijke succesfactor voor de realisatie van een gezonde bedrijfsvoering. Om daadwerkelijk kostenbesparing te realiseren en de kans op fouten te verlagen is een nauwkeurige administratie, uitgevoerd door deskundige professionals, een zeer belangrijke voorwaarde.

In onze zorgspecial vertellen we meer over:

  • Het proces en de voordelen van het uitbesteden van je HR- en salarisadministratie;
  • De quick wins en toekomstbestendige optimalisaties;
  • Een klantcase over de implementatie en optimalisatie van AFAS.

Download de zorgspecial

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Klantverhaal29 dec 2021

Outsourcing

Succesvolle samenwerking tussen Fertiliteitskliniek Twente en Cure4

Sinds ruim vijf jaar werkt Fertiliteitskliniek Twente met de factureringsmodule van Cure4. Het intensieve contact biedt de kliniek precies de stuurinformatie die ze nodig heeft voor de productieafspraken met de zorgverzekeraars.

Sinds ruim vijf jaar werkt Fertiliteitskliniek Twente met de factureringsmodule van Cure4. Het intensieve contact biedt de kliniek precies de stuurinformatie die ze nodig heeft voor de productieafspraken met de zorgverzekeraars.

Fertiliteitskliniek Twente bestaat in januari 2022 tien jaar. “We wilden de kennis verbinden die in een relatief klein werkgebied versnipperd was over drie ziekenhuizen”, zegt Jacqueline Neve, gynaecoloog en directeur van de kliniek. “Beter voor de patiënt, want dan hoeft die niet meer heen en weer te reizen, iets wat naar ons idee niet past bij het nu geldende gedachtegoed van de juiste zorg op de juiste plek. De behoefte is er, bewijst de duizend nieuwe intakes die we per jaar hebben. In 2017 kregen we de erkenning als weefselinstelling en in 2018 realiseerden we onze grote wens om over een eigen IVF-laboratorium te beschikken.”

Alternatief gezocht
In een ziekenhuis kan een afdeling voor de facturering gebruikmaken van het systeem dat dit ziekenhuis daarvoor heeft. “Maar wij zijn een zelfstandig behandelcentrum en moesten dus op zoek naar een andere oplossing voor het factureringsproces”, zegt Neve. “We hebben wel een marktverkenning gedaan, maar zoveel partijen die konden bieden wat wij nodig hadden, waren er niet. De partijen die soortgelijke systemen voor de ziekenhuizen ontwikkelden waren veel te duur voor ons. En die systemen waren ook veel te uitgebreid, we hadden alleen de factureringsmodule nodig. En daarvoor zijn we uitgekomen bij Cure4.”

Tweewekelijks contact
Zo werd Fertiliteitskliniek Twente ruim vijf jaar geleden klant van Cure4. Sinds die tijd is sprake van tweewekelijks contact tussen de partijen. “We zijn slechts een klein centrum met de dokters in the lead”, legt Neve uit. “We hebben wel iemand die zich met de facturatie bezighoudt, maar we beseffen ook maar al te goed dat het niet ons kennisgebied is. We willen wel goed overzicht houden op onze financiële situatie natuurlijk. Vandaar dat tweewekelijkse contact met Cure4, dat ons hierin ondersteunt. Niet alleen met de facturatie zelf, maar ook in de vorm van een maandelijkse cockpit op basis van het omzetplafond dat we met de zorgverzekeraars hebben afgesproken. Die cockpit-informatie gebruiken wij om onze productie op af te stemmen. Het is onze stuurinformatie. We weten dus precies of we in bijvoorbeeld september nog bij de zorgverzekeraar aan de bel moeten trekken, of aan het einde van het jaar productie moeten doorschuiven naar het jaar erop.”

De foutmarge in het declaratieproces is één procent of minder
De korte lijnen in de werkafspraken tussen Fertiliteitskliniek Twente en Cure4 hebben de kliniek in de loop der jaren veel opgeleverd, stelt Neve. “De foutmarge in het declaratieproces is één procent of minder”, zegt ze. “De mensen van Cure4 snappen onze processen. Een paar jaar geleden is sprake geweest van wisseling van contactpersonen, maar daarbij is goed overgedragen zodat dit niet tot problemen heeft geleid. Het contact is laagdrempelig en ze denken ook goed met ons mee.”

Over Fertiliteitskliniek Twente
FKT is een kliniek voor mensen met een kinderwens. Wanneer een gewenste zwangerschap uitblijft kunnen mensen hier terecht voor advies, onderzoek en behandeling. Het gespecialiseerde en ervaren team biedt verschillende behandelingen aan zoals inseminaties, inseminaties met donorsperma, IVF en ICSI.

Bekijk ook eens deze klantcases

Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Klantverhaal29 okt 2024

80 uur extra tijd voor zorg dankzij automatisering van het roosterproces

Automatisering in de zorg wordt doorgaans ingezet om het werk van ondersteunend personeel te verlichten. Dankzij de nieuwe ontwikkelingen die we samen met implementatiepartner Tacstone Technology hebben gerealiseerd, wordt er direct tijd teruggegeven aan de zorgverleners van Vierstroom
Lees meer +
Klantverhaal12 aug 2024

Volledige focus op zorgverlening bij Zorg van Zeeuwse Kwaliteit dankzij uitbesteden administratie.

Bij Zorg van Zeeuwse Kwaliteit (ZvZK) draait alles om samenwerken om de zorg te optimaliseren en kosten te minimaliseren. Om de focus op zorg te behouden, ondersteunt Cure4 met de administratie
Lees meer +
Blog17 nov 2021

Goed voorbereid op veranderingen

Wat betekent het woonplaatsbeginsel voor jou als zorgaanbieder?

In dit artikel gaan wij dieper in op de veranderingen in de zorgcontractering en de zorgadministratie die het woonplaatsbeginsel met zich meebrengt. 1 januari komt razend snel dichtbij. Het is daarom als zorgaanbieder belangrijk hierop voorbereid te zijn. Gemeenten moeten gebruik maken van de “transporttool”. Hierin kunnen zij gegevens uploaden en dit helpt hen met zoeken naar de nieuwe betalende gemeenten. Zo kunnen zij contact opnemen met deze gemeenten en de warme overdracht realiseren. De contactendatabase is uitgebreid met gegevens van aanbieders. Wij raden jullie dan ook aan hier je gegevens achter te laten. Op deze manier kunnen de betrokken partijen elkaar sneller vinden voor de zorgcontractering.

Een warme overdracht is belangrijk

Een warme overdracht is belangrijk, zowel als het gaat om zorgcontractering als om toewijzingen. Het is dus niet de bedoeling dat toewijzingen “zomaar” worden ingetrokken. De continuïteit van de zorg moet geborgd blijven.Recentelijk bleek dat de implementatie nog niet helemaal soepel verloopt. Veel gemeenten zijn niet in staat geweest om zorgaanbieders tijdig te informeren over de wijziging in verantwoordelijke gemeente. Zorgaanbieders vrezen dat de kwaliteit van zorg in geding komt. VWS en VNG hebben om de continuïteit en kwaliteit van de zorg te waarborgen de volgende regeling gemaakt.

Indien de huidige verantwoordelijke gemeente niet voor 1 november 2021 zijn gegevens heeft aangeleverd over wie de nieuwe verantwoordelijke gemeente wordt blijft de huidige gemeente verantwoordelijk voor het financieren van de zorg totdat er overeenstemming is tussen de gemeenten. Dit betekent dat de huidige gemeente ook in 2022 financieel verplichtingen heeft, tot het moment er een warme overdracht heeft plaatsgevonden. Deze regeling wordt de 1-novembermaatregel genoemd en is ter voorkoming dat jeugdigen en zorgaanbieders zonder financiering komen te zitten.

Zorgcontractering

Als het gaat om de huidige contracten kan het woonplaatsbeginsel hier invloed op hebben. Er zijn in de basis vier opties als het gaat om de contractering.

  1. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en de huidige gemeente sluiten op elkaar aan als het gaat om voorwaarden en tarieven. Dan kan de jeugdige gemakkelijk geplaatst worden binnen de contractering.
  2. De nieuwe verantwoordelijke gemeente kan exact hetzelfde contract afsluiten met de zorgaanbieder als de huidige gemeente. Dan neemt de nieuwe verantwoordelijke gemeente het contract een-op-een over.
  3. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en huidige gemeente komen niet overeen en de zorg eindigt binnen een jaar. De optie hier is om het contract door te laten lopen bij de huidige gemeente, tot een periode van maximaal 1 jaar. De toewijzing wordt hier niet ingetrokken. De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor onderlinge verrekening
  4. Het contract van de nieuwe verantwoordelijke gemeente en huidige gemeente komt niet overeen en de zorg loopt langer door dan één jaar. Hier is de optie om een maatwerkovereenkomst afsluiten met de nieuwe betalende gemeente.

Kortom, voor zorgtoewijzingen waarbij de financieel verantwoordelijke gemeente wijzigt door het nieuwe woonplaatsbeginsel moeten de contracten met de oude- en nieuwe gemeente worden vergeleken. De afdeling zorgverkoop moet wellicht ook nieuwe contracten afsluiten. Dit is een proces dat enige tijd kan kosten. Daarnaast moeten wijzigingen die hieruit volgen ook ingevoerd worden in je ECD.

Zorgadministratie

Naast het zorgen voor een warme overdracht en het buigen over de zorgcontractering vanuit de gemeenten, vraagt het nieuwe woonplaatsbeginsel ook extra inspanning van de zorgadministratie. Vanaf 01-01-2022 kunnen toewijzingen (na warme overdracht) ingetrokken worden en moeten er nieuwe toewijzingen komen van de nieuwe verantwoordelijke gemeenten. Dit kan zorgen voor een tijdelijke verhoging in de werkdruk. Daarnaast is het van belang dat je als zorgadministratie goed bijhoudt dat je voor alle ingetrokken toewijzingen van de oude gemeente een nieuwe toewijzing ontvangt van de andere gemeente. Ons advies; blijf vooral zelf goed in controle.
Daarnaast is er per januari 2021 een nieuw bericht geïntroduceerd die in lijn is met het nieuwe woonplaatsbeginsel, de JW319. Dit is een antwoordbericht op de VOT en VOW. Hierin kunnen gemeenten aangeven dat zij niet de verantwoordelijke gemeente zijn en tevens de gemeente vermelden die dit wel is. Het kan zo zijn dat in de periode na het ingaan van het nieuwe woonplaatsbeginsel gemeenten hier meer gebruik van gaan maken. Wij willen jullie dan ook adviseren om dit werkproces rondom dit bericht van tevoren uit te denken.

Heb je vragen over het woonplaatsbeginsel of heb je hulp nodig binnen jullie zorgadministratie afdeling? Neem gerust contact met ons op!

 

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog24 jan 2025

Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

De renseigneringsplicht: wees er op tijd bij met onze stappenplan!
Lees meer +
Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog10 jan 2025

Btw-behandeling van de servicekosten per 1 januari 2025

De aangepaste btw-behandeling van servicekosten kunnen invloed hebben op de verhuur van zowel commerciële als residentiële ruimtes.
Lees meer +
Blog16 jun 2021

De voordelen en nadelen op een rijtje

Lumpsumfinanciering: dé oplossing tegen zorgkosten en administratieve lasten?

Al jaren gaat de gezondheidszorg gebukt onder de stijging van de zorgkosten en administratieve lasten. Dit zijn enorme uitdagingen waar iedere zorgorganisatie in elke sector mee te maken heeft. Eén van de oplossingen die wordt ingezet om de zorgkosten en administratieve lasten te verminderen is de Lumpsumfinanciering. Het valt ons op dat vooral tijdens de start van de Coronacrisis deze vorm van financiering vaker onderzocht is en er meer artikelen hierover verschenen zijn. Het is goed om als zorgorganisatie stil te staan bij de effecten die deze financiering heeft. Als je in gesprek gaat met financierders over de mogelijkheden van Lumpsum dan is het heel belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden. In dit blog vertellen wij je alle ins en outs van deze type financiering en delen we tips die je mee kunt nemen in het gesprek met financierders.

Wat is Lumpsum in de praktijk?

Bij deze vorm van financiering ontvangt de zorgaanbieder per afgesproken tijdseenheid een vast bedrag van de financierder voor de totale geleverde zorg. Dit vastgestelde bedrag is hiermee niet onderhevig aan de declaratie van zorgaanbieders aan financierders, en hierop gestelde afkeur en omzetplafonds.
Lumpsum wordt ingezet voor eenvormige soorten zorg. Denk hierbij aan dagbesteding of aan het plaatsen van een heupprothese. De basis van deze financiering is voor een groot deel gebaseerd op de gemaakte afspraken tussen de financierder en de zorgaanbieder. Doordat de zorgaanbieder een vast bedrag ontvangt, krijgen zij veel vrijheid over de manier waarop zij zorg leveren en aan wie. De huidige informatiestromen wijzigen hierdoor ook. Hier zijn verder geen standaard richtlijnen aan verbonden. Dit kan volledig ingevuld worden met de afspraken die zorgaanbieders en financierders met elkaar maken. In het sociale domein kan dit bijvoorbeeld inhouden dat een deel van het berichtenverkeer vervalt. In alle sectoren heeft het als effect dat declaratie van zorguren niet leidend is voor de betaling van financierders. Dit kan betekenen dat de manier van administratievoering wijzigt voor alle partijen. We raden aan om vooraf een kritische blik te werpen op deze processen.

Om meer inzicht te geven in deze vorm van financiering hebben we de belangrijkste voor- en nadelen voor je op een rijtje gezet.

Voordelen

• Minder administratieve lasten;
• Minder geldstromen;
• Inkomsten inzichtelijk, minder risico op te weinig financiering;
• Meer beleidsruimte voor zorgaanbieder. Stimulans om innovatief en efficiënt te werk te gaan;
• Geen productieprikkel aanwezig. Aantal cliënten niet leidend voor inkomsten.

Nadelen

• Minder geschikt voor maatwerkproducten;
• Financierder ontneemt zichzelf de kans om te innoveren;
• Wantrouwen financierders richting zorgaanbieders.

Wat mee te nemen in gesprekken met financierders

Als je in gesprek gaat met financierders over de mogelijkheid omtrent Lumpsum, is het belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden. De handige punten hieronder kun je meenemen in het gesprek en gebruiken als richtlijn:
1. Inkoopafspraken
2. Af te leggen verantwoording rondom geleverde zorg
3. Bij welke partij welke verantwoordelijkheid ligt
4. Gestelde KPI’s, en hoe deze gerapporteerd worden
5. Boetebeding rondom niet halen gestelde KPI’s
6. Onjuistheid vastgestelde bedrag

Meer informatie

We hopen dat ons blog je meer duidelijkheid heeft gegeven over de lumpsumfinanciering. Heb je vragen hierover?

Neem contact met ons op

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Klantverhaal21 jan 2025

Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie

Lang openstaande vacatures, langdurige ziekte of extra personeel. Cure4 ondersteunt Santé Partners al jaren bij verschillende uitdagingen met tijdelijke ondersteuning.
Lees meer +
Blog30 dec 2024

Wet- en regelgeving wijzigingen in de HR en salarisadministratie per 1 januari 2025

Wees voorbereid met de aankomende veranderingen in de wet- en regelgeving rondom HR en salarisadministratie voor 2025.
Lees meer +
Klantverhaal30 apr 2024

Uitbesteding van administratie: hoe Dialysecentrum Ravenstein tijd wint voor meer zorg

Bij Dialysecentrum Ravenstein zet een klein team zich in om optimale zorg te leveren. Om zich volledig te focussen op het verlenen van zorg, laten zij zich administratief ontlasten door Cure4.
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg! Schrijf je in