Poetszorg slaat professionaliseringsslag in werving en selectie met AFAS

Het is een bijzonder verhaal. Marjo, de bedenkster van Poetszorg, is consulente van natuur- en milieuvriendelijke poetsmiddelen. Ze geeft demo’s bij mensen thuis om te laten zien hoe die werken. Tijdens een demo zei een van haar klanten dat ze in de thuiszorg werkte als huishoudelijke hulp. Zij vertelde over de bezuinigingen in haar werk, waardoor hetzelfde werk in steeds minder tijd moet worden gedaan. Om die reden nam ze haar eigen poetsmiddelen mee naar de klanten waar ze werkte. “Met de poetsspullen van jou kan ik veel meer doen in de tijd die ik krijg en blijft het ook nog eens langer schoon. Door de kwaliteit van de poetsmiddelen wordt in de beschikbare tijd hetzelfde of zelfs een beter poetsresultaat bereikt”, zei ze. Marjo kon zich helemaal vinden in de keuze van deze dame en opperde: “Als ik nu eens een bedrijf begin waar jij met onze poetsmiddelen mag poetsen, wat zou je daarvan vinden?” Haar antwoord was direct: “Dan mag je mij bellen.” Het idee van Poetszorg was geboren. Er kwam een naam, een website en een slogan. Inmiddels, bijna zeven jaar later spelen de dochter en zoon Lizzy en Wil een belangrijke rol in het familiebedrijf, en heeft dit zevenhonderd mensen in dienst.

Onderscheidend vermogen
“In de thuiszorg is het gebruikelijk dat het poetswerk wordt gedaan met poetsmiddelen die de mensen zelf in huis hebben”, vertelt Lizzy. “Wij doen dit met onze eigen natuur- en milieuvriendelijke poetsmiddelen. Je poetst daarmee met een ‘zachte hand’ en dus gaat je energie niet in het poetsen zitten. Hierdoor kunnen onze ‘koffiepoetsen’ gemakkelijk een praatje maken tijdens het poetsen. Dat sociale aspect is belangrijk voor de doelgroep waarvoor we werken. Het is voor sommigen de enige persoon die ze in een week zien. Vandaar ook de naam Poetszorg, poetsen met een praatje. Onze klanten krijgen we voornamelijk via de gemeente in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het zijn mensen die zelf niet meer in staat zijn hun huis schoon en leefbaar te houden. Ze vinden het belangrijk dat steeds dezelfde hulp over de vloer komt, er moet een klik zijn.”

Dit heeft invloed op de medewerkers die Poetszorg zoekt. “Sollicitanten of klanten zeggen wel eens: dat praatje hoeft voor mij niet”, zegt Wil. “Dan passen ze misschien ook niet bij onze organisatie. Er zijn veel aanbieders voor huishoudelijke hulp en het werk dat zij doen is hetzelfde. De meeste aanbieders bieden echter ook andere diensten aan zoals verzorging en verpleging en/of begeleiding en dergelijke. Wij richten ons puur op poetsen en zijn hierbij enorm persoonsgericht. Dat is wat ons onderscheidend maakt.”

Werving en selectie
Door de groei van Poetszorg is voortdurend nieuw personeel nodig. “Als je de medewerkers hebt, krijg je de klant”, zegt Lizzy, “zo werkt dat op dit moment. Werving en selectie is daarom enorm belangrijk.”

In eerste instantie was vooral de vader van het gezin hiervoor verantwoordelijk, gewoon met een kop koffie aan de keukentafel. Toen het bedrijf ging groeien, kwam er een formulier op de website waarop mensen zich konden aanmelden. De vader printte dat en ging naar die mensen toe om te polsen of ze bij Poetszorg pasten. “In de coronatijd werden die gesprekken digitaal”, vertelt Wil. “Eerst had pa daar moeite mee maar hij zag al snel de voordelen.”

Professionalisering
Met de snelle groei van Poetszorg werd het tijd voor professionalisering. AFAS werd uitgenodigd om te komen praten over softwareoplossingen. “In de eerste plaats voor payroll en HRM”, vertelt Lizzy. “De accountmanager van AFAS regelt een implementatiespecialist voor je en zo maakten wij kennis met Cure4.” Na de software voor payroll en HRM volgde die voor werving en selectie. “Aanvankelijk overzagen we niet hoe groot dit traject was”, vertelt Wil. “We wilden graag standaardisering met ruimte voor persoonlijke invulling. Het moest er echt staan, voordat we medewerkers konden aannemen. Dit betekent testen, testen, testen. Dit is gelukt met de begeleiding van Cure4. We wilden het simpel houden, dat past bij onze organisatie en daar is AFAS heel goed voor. Maar het pakket biedt zoveel mogelijkheden dat je het ook heel complex kunt maken. Daar moet je voor waken.”

Lizzy: “De consultant van Cure4 kon ons de implementatiestappen goed uitleggen. Dat heeft ons echt geholpen. Je moet goed weten wat je wilt als je zo’n pakket gaat implementeren. De consultant daagde ons continu uit om na te denken over waar we met onze organisatie naartoe willen. Je moet het systeem bouwen op hoe de organisatie er in de toekomst uit gaat zien”, legde hij uit.

Leerzaam proces
Lizzy en Wil zijn te spreken over de begeleiding van Cure4. “We willen graag continu blijven verbeteren en processen optimaliseren. Ruim van tevoren plannen we de consultant in om met ons mee te denken hierover.”, zegt Lizzy. Wil vult aan: “Het ultieme doel is alles in AFAS en Nedap te hebben. “Die zijn compatible en dan heb je alles geborgd in één systeem.”

Wat ook positief is aan de samenwerking, zegt Lizzy, is dat die voor henzelf heel leerzaam is. “We hebben veel geleerd van het proces en kunnen daardoor inmiddels best veel zelf”, zegt ze. “Dat horen we ook terug van de Cure4 consultant. Het maakt ons minder afhankelijk.”

Achteraf hadden ze wellicht eerder deze professionaliseringsstap kunnen zetten, concluderen ze. “Dat zou ook een advies aan andere zorgorganisaties kunnen zijn”, zegt Wil. “Tegelijkertijd is het wel zo dat je nog niet zo goed weet wat je nodig hebt als je net begint. Het helpt dan als je hulp krijgt van iemand die de software goed kent, en die je de ondersteuning biedt om een goed beeld te schetsen van hoe je organisatie en processen in elkaar zitten.”

Collega aan het woord

”Het is fijn dat ik onderdeel kon zijn van Poetszorg, ze hebben grote ambities en een enorme drive om hun visie waar te maken. De samenwerking met Wil en Lizzy stond als een rots. De vrijheid die ik kreeg in het geven van advies op HRM vraagstukken heb ik enorm gewaardeerd. Leerzame, maar leuke gesprekken over het bedrijf Poetszorg, maar ook over privé gerelateerde zaken hebben ervoor gezorgd dat ik me onderdeel voelde van de Poetszorgfamilie. Gedurende de implementatie hebben ze de processen eigen kunnen maken en geholpen met het realiseren van de inrichting. Je kunt wel stellen dat het hun product is geworden door het beheer in eigen hand weten te nemen. Uitdagende vraagstukken zoeken ze eerst zelf uit, alvorens ze een consultant erbij vragen. Met een gerust gevoel heb ik dit traject dan ook kunnen afsluiten. Het is geen tot ziens, maar we komen elkaar zeker nog een keer tegen!” – Marleen Lever (AFAS Consultant)