AFAS implementeren in je organisatie: dat doe je zo!

Voordat we de vijf fases doorlopen, bespreken we altijd de samenstelling van de projectgroep. Een goede projectgroep voor het implementeren van AFAS bestaat vaak uit:

• De stuurgroep (Besluitvorming onderwerpen uit projectgroep);
• Projectmanagement (Bewaken scope en voortgang implementatie. Zijn er voor issues en changemanagement);
• De werkgroep per AFAS module (Financieel, HRM en Payroll).

Fase 1 Kick-off
Het implementatietraject begint altijd met een aantal kick-offs met de verschillende werkgroepen. Als je kiest voor AFAS, kies je ook voor standaardisering. Op basis van alle implementaties dat AFAS de afgelopen jaren gedaan heeft, is er een speciaal template voor de zorg ontwikkeld. Deze template zorgt ervoor dat je processen altijd snel en zo optimaal mogelijk kunnen worden ingericht. Tijdens de kick-off worden eventuele afwijkende processen in het template van AFAS in kaart gebracht.
Het inrichtingsplan die we tijdens de kick-off samen maken vormt hierna de leidraad voor het implementatietraject. In het plan wordt ook vastgelegd welke onderdelen al zijn ingericht en welke processen verder geoptimaliseerd kunnen worden. Het inrichtingsplan wordt bijgewerkt in de projecttool SIMPLR. In SIMPLR staan alle gedetailleerde stappen, taken en acties die uitgevoerd moeten worden. Aan het eind van de kick-off is voor beide partijen precies inzichtelijk wat er van elkaar verwacht kan worden en hoe de implementatiereis eruit gaat zien.

Fase 2 Realiseren & Testen
Na de beoordeling van het inrichtingsplan gaan we aan de slag om de besproken inrichting te realiseren. Deze fase staat in het teken van het samen inrichten van de processen en eventuele koppelingen en rapportages. Het is belangrijk om als zorgorganisatie in deze fase heel betrokken te zijn bij het inrichtingsproces. Onze consultants zijn de coach en jullie zitten hierbij zelf aan de knoppen om het systeem beter te leren kennen. Dit zorgt er namelijk voor dat je zo veel mogelijk kennis kan opdoen over de software en dit maakt het leren een stuk makkelijker en leuker!

De voortgang en planning wordt altijd via SIMPLR inzichtelijk gemaakt, waardoor het project van begin tot eind gemakkelijk bijgestuurd kan worden. Ieder contactmoment starten en eindigen we met de activiteiten die in SIMPLR staan. Zorg er dus voor dat je altijd de activiteiten bijwerkt en de eventuele vragen borgt in SIMPLR. Op deze manier is de voortgang voor de gehele projectgroep in één oogopslag te zien.

Uiteraard is testen in deze fase enorm belangrijk. We moeten zeker weten dat de inrichting van de functionaliteiten naar behoren werkt en of het ook naar verwachting werkt. Zo kunnen we eventueel nog bijsturen waar nodig en zorgen we er samen voor dat we succesvol en met de juiste inrichting live gaan.

Fase 3 Acceptatie
Tijdens de acceptatiefase vraag je je eindgebruikers om een aantal processen te testen, zodat je ook feedback ontvangt van de eindgebruikers. Deze fase wordt ook vaak gebruikt om draagvlak te creëren binnen de organisatie. Pas als alle eventuele wijzigingen en aanpassingen naar tevredenheid zijn verwerkt, zal de volgende fase aanbreken: de livegang.

Fase 4 Livegang
In deze fase wordt alles gereed gemaakt voor een soepele livegang. Denk hierbij aan de laatste dataconversie(s) en het opleiden van jullie eindgebruikers. Middels het Profit Rijbewijs van AFAS kunnen we samen toetsen of de key-users al klaar zijn om live te gaan. Uiteindelijk gaat dan de knop om en zijn we live! Uiteraard gaan we dit samen met de projectgroep vieren.

Fase 5 Nazorg
Livegaan met AFAS betekent het eind van een succesvolle implementatie. Iedereen is opgeleid, heeft ervaring opgedaan tijdens de implementatie en de processen zijn bekend in de organisatie. Toch is het een hele spannende fase in het traject. Jullie medewerkers mogen nu namelijk écht aan de slag met AFAS, uiteraard met de ondersteuning van een consultant. Wij zullen altijd stand-by staan om de livegang in goede banen te leiden en de nodige support bieden. Onze ervaring leert dat er altijd wat vragen opkomen over bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten. We kunnen samen deze vragen oppakken en jullie ondersteunen. Jullie staan er zeker niet alleen voor! Hiernaast gaan we eventueel al aan de slag met optimalisatiepunten waar we tijdens de realisatiefase niet aan toe gekomen zijn. Om de kwaliteit van de oplevering structureel te borgen en periodieke updates en releases soepel te laten verlopen, bieden we onze klanten de mogelijkheid om het beheer ook door ons te laten uitvoeren.

Meer informatie
Dit waren de vijf fases van een AFAS implementatie in een notendop! Heb je vragen over mijn blog? Of kunnen jullie ondersteuning gebruiken op het gebied van het optimaliseren en beheren van AFAS? Ik help jullie graag verder!

Auteur
Renske Hoogendoorn

Neem vrijblijvend contact op