Naast het juist alloceren van de diverse kosten binnen de WKR, zoals besproken in de eerdere blog, zijn er nog een aantal punten die jouw aandacht verdienen. In deze blog gaan we verder in op de concernregeling, normbedragen en kleine geschenken.
De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Deze eindheffing mag ook op concernniveau berekend worden. In dat geval wordt de vrije ruimte berekend door het totale fiscale loon, van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. De regeling kan alleen toegepast worden wanneer alle concernonderdelen het hele boekjaar deelnemen en het belang in een concernonderdeel minimaal 95% bedraagt.
Dat kan voordelig zijn, omdat zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen bij elkaar opgeteld benut kan worden. In deze collectieve vrije ruimte kunnen alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden opgenomen. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.
Let op: Indien een concern van deze regeling gebruik wil maken, dan moet dit uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende jaar aangegeven worden voor het afgelopen jaar. Bijvoorbeeld uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van 2019 beslissen of over 2018 de concernregeling wordt toegepast.
Voor enkele vergoedingen en verstrekkingen geldt dat niet het volledige bedrag in de vrije ruimte moet worden ondergebracht, maar slechts het normbedrag. Dit is bijvoorbeeld bij maaltijden op de werkplek, in geval van huisvesting en inwoning op de werkplek en bij kinderopvang. Deze normbedragen kunnen jaarlijks wijzigen. Een overzicht van de actuele bedragen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst.
Als laatste is er nog een regel voor kleine geschenken die buiten de relatie werkgever-werknemer vallen. Deze regel houdt in dat wanneer er een persoonlijke attentie van maximaal € 25,- (factuurwaarde inclusief btw en het betreft geen geld of waardebon) wordt gegeven aan een medewerker. Dit is in situaties waarin anderen ook zo’n attentie zouden geven, dan is er geen sprake van loon en blijft de verstrekking buiten de WKR. Hierbij valt te denken aan een graftak, een fruitmand bij ziekte of klein geschenk bij geboorte. Deze verstrekkingen worden gegeven uit wellevendheid, sympathie of piëteit.
Door middel van een lijst kan je aangeven onder welke categorie van de WKR de door jou verstrekte vergoedingen geboekt moeten worden en welke vergoedingen je eventueel belast wilt uitbetalen. Deze lijst is voor Cure4 leidend bij de verwerking van de kosten in het grootboek. Ontvangen wij facturen met kosten die niet op de door jou aangegeven lijst vermeld staan, dan zullen wij deze checken tegen de wet- en regelgeving en indien nodig boeken ten laste van de vrije ruimte.
Cure4 hanteert voor de kosten die binnen de WKR vallen vier grootboekrekeningen:
Op jouw verzoek informeert Cure4 je schriftelijk over wat de kosten zijn die geboekt zijn op de grootboekrekeningen van de WKR, wat de maximale vrije ruimte is en hoeveel ruimte al is benut. Uiteraard ben je te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de besteding van de vrije ruimte en bepaal je zelf of de grens van de vrije ruimte wel of niet overschreden wordt.
Het WKR keuzehulpmodel pakket voor 2020 verschaft duidelijkheid bij het bepalen van de juiste kostencomponenten onder de WKR. Dit keuzehulpmodel pakket bestaat uit twee delen:
Download de WKR keuzehulpmodel pakket 2020
Controller
Bij vragen over de WKR kun je contact opnemen. Wij helpen je graag verder!