Love it 💛 standaardisatie en consistentie, dé termen om te verslimmen.
Alleen hoe kom je tot standaardisatie en consistentie in de brei die zorgadministratie heet? Waar begin je en hoe blijf je je slag slaan in optimalisatie? Dat kan op twee manieren: zelf je kennis continu up-to-date houden van applicaties en wet- en regelgeving of korte lijntjes hebben met iemand die hier veel verstand van heeft en je hierin volledig ontzorgd. In dit blog geef ik je een aantal handvaten mee om jouw zorgadministratie zo consistent mogelijk in te richten.
!! Als je begint met lezen bij Start en je kan er geen chocola meer van maken, maak dan een versnelde pas naar de slotnoot: Help!
Begin zelf met het noteren van het totaalproces van A tot Z van jullie zorgadministratie en vraag een collega om dit aan te vullen. Globaal bekeken (1) meldt een cliënt zich met een zorgvraag. (2) De verwijsbrief volgt. (3) Het behandelaarscontact wordt gepland. (4) Vervolgens vindt het contact plaats met een verslag en activiteit. De wet schrijft voor dat er (5) gedeclareerd mag worden. (6) Toewijzing in het beste geval. En met eventuele (7) afwijzing gaat de zorgadministratie terug de molen in.
Globaal zijn er 7 processtappen, waarin er geen, één of meerdere herhalingen zitten. Kies daarom voor het toekennen van een vast format in codes, definities en omschrijvingen, zodat er zo min mogelijk verwarring kan ontstaan waar iets (een cliënt, een document, een behandeling of afkeur) in het proces zit. Ofwel: standaardiseer zo veel mogelijk.
Stap (1): de cliënt wordt gecodeerd, bijvoorbeeld mw. Jansen, geboren 12 november 1963 ingeschreven als 97648e cliënt wordt 121163JA-97648.
Stap (2): Documenten zoals een verwijsbrief, privacyverklaring, labuitslag en behandelplan van mevrouw worden verwerkt en gearchiveerd in haar dossier. Codeer dit bijvoorbeeld voor een verwijsbrief (vwb) 121163JA-97648_vwb en voor een getekend (get) behandelplan (bhp) 121163JA-97648_bhp_get. De omschrijving hoeft niet lang te zijn, als het maar duidelijk én consistent is.
De naamgeving aan processtappen en documenten volgens een standaard format is niet alleen efficiënt, maar geeft ook duidelijkheid in rapportages. Een bijkomend voordeel is dat het rapporteren ook wordt gestandaardiseerd. De underscore, die kan worden gebruikt in de naamgeving, knipt de code in de rapportage doormidden waardoor de cliëntcode en het documenttype in twee verschillende kolommen worden getoond.
Het behandelcontact in Stap (3) en Stap (4) kan niet optimaal worden gestandaardiseerd, omdat wet- en regelgeving hierin aandacht vraagt. Wel kan er zo veel als mogelijk gebruik worden gemaakt van standaardopbouw in de omschrijving en vooraf gedefinieerde registratieprofielen.
Stap (5) zit bomvol logica met validatie en toepassingen – ‘als A dan B’. Alhoewel er niet altijd sprake is van eenvoudige of versimpelde logica. Dit is een kwestie van weten waarover het gaat en tijdig signaleren als de logica niet overeenkomt met de verwachting. Rapporteer en controleer per (afkorting van de) debiteur.
Met de toewijzing in Stap (6) ben je snel klaar. Echter, met de (gedeeltelijke) afkeur in Stap (7) niet. Maak een schematisch overzicht van alle afkeur (log) met wederom standaard codes en omschrijvingen en maak verslag van de situatie en gebeurtenissen en blijf dit actualiseren. Afkeur afgerond? Koppel de status en archiveer. Je weet nooit of de situatie zich weer eens voordoet.
Door het hanteren van vaste codes en vaste omschrijvingen in bestanden, berichten en logging, navigeer je snel door de zorgadministratie. Wanneer je een vreemde eend ontmoet, beoordeel je of deze thuishoort in een bestaande standaard of dat er een optimalisatie of verruiming nodig is in de bestaande standaard. Een werkproces is daarom niet meteen gemaakt en blijft altijd onderhevig aan verbetering. Daarbij is het belangrijk dat zo veel mogelijk gebruikers erin mee doen. Alleen dan verslim je!
Wauw, goed verhaal, ik begrijp het! Ik ga direct zelf aan de slag om ons proces nog meer te optimaliseren. 👍
Help, ik snap er niks van of ik heb hulp nodig, maar het lijkt me fantastisch. Wie kan ik vragen? Stuur een bericht aan onze consultants van de Zorgadministratie.
Neem contact opConsultant Zorgadministratie
Consultant Zorgadministratie
Schrijf je in voor de maandelijkse nieuwsbrief en je bent altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Ik wil op de hoogte blijven!