Sinds de invoering van de WAB op 1 januari 2020 ben je als werkgever verplicht een transitievergoeding aan je werknemer uit te betalen vanaf de eerste dag dat het dienstverband is gestart. Dit geldt ook als je ervoor kiest een contract niet te verlengen. (Voor de invoering van de WAB was een transitievergoeding enkel van toepassen na een dienstverband van minimaal 24 maanden). Uitzondering op deze verplichting geldt wanneer een medewerker verwijtbaar ontslagen wordt (ontslag op staande voet) of wanneer de medewerker zelf kiest het contract te beëindigen. Waar het voor 1 januari 2020 zelden voorkwam dat er een transitievergoeding berekend moest worden, is het tegenwoordig eerder een uitzondering dat de vergoeding niet van toepassing is.
Salarisadministratie
Inrichting proforma berekening transitievergoeding
Eén van onze klanten vroeg ons wat de mogelijkheden waren, gezien ze komende zomer een groot aantal vakantiekrachten in dienst zullen hebben voor een korte periode. Kan dit niet geautomatiseerd worden, zodat zowel zij als de salarisadministratie sneller tot verwerking van de vergoeding over kunnen gaan? Ja, dat kan zeker! We hebben op verzoek van de klant de berekening van de transitievergoeding volledig geautomatiseerd ingericht. We hebben dit gekoppeld aan alle toe te passen looncomponenten en deze berekening vervolgens beschikbaar gemaakt op InSite voor HR.
Huidige situatie
Het berekenen van een transitievergoeding ging tot op heden middels het insturen van een vraag via InSite. Hierna maakte de salarisadministratie van Cure4 een berekening op de site van de rijksoverheid. Deze berekening werd vervolgens teruggestuurd via InSite naar de HR afdeling, waarna een nieuwe taak ingestuurd diende te worden met het verzoek de vergoeding die SA zelf had berekend uit te betalen.
Niet alleen de salarisadministratie heeft hier veel werk aan, maar ook de leidinggevende/HR afdeling. Vergat je de berekening uit te vragen, dan werd deze ook niet opgestart en werd er geen vergoeding uitbetaald. Dit zou toch makkelijker moeten kunnen, dachten niet alleen wij, maar ook één van onze klanten. Wat bleek, AFAS heeft hierin al veel voorbereidend werk gedaan en de berekening transitievergoeding in de basis klaargezet met een duidelijke uitleg voor de inrichting.
Inrichting Profit
De basis berekening neemt in elk geval de standaard salariscomponenten mee in de berekening. Het basis salaris en de vakantietoeslag. Echter kennen de CAO’s geldend voor de zorgsector verschillende uitzondering. Denk aan onregelmatigheidstoeslag, de eindejaarsuitkering, IKB etc. Voor deze klant hebben wij de juiste componenten kunnen koppelen aan de door AFAS standaard uitgeleverde berekening, met een op maat gemaakte berekeningstool als resultaat. Hierbij hebben we speciaal gekeken hoe eventuele klant specifieke looncomponenten meegenomen moeten worden. Het enige wat je nog hoeft te doen is kiezen voor de juiste medewerker en een verwachte datum uit dienst invullen. De rekentool doet de rest voor je en komt met een transitievergoeding gebaseerd op de reeds bekende gegevens. Zo kun je niet alleen snel berekenen waar de medewerker recht op heeft na ontslag, maar ook vooraf zelf een inschatting maken wat een vertrek ongeveer gaat kosten. Deze berekening is daarom ook te gebruiken voor de onderhandelingen voor het opstellen van een VSO (vaststellingsovereenkomst).
Inrichting voor InSite
De vraag van de klant was vooral gericht op het maken van een proefberekening via InSite. Je kunt deze echter alleen maken als je al een medewerker kiest. Hierdoor kom je bij het probleem dat je in veel gevallen een proefberekening maakt voordat je wil dat de medewerker op de hoogte is. Door het dossieritem niet zichtbaar te maken voor medewerkers voorkom je dat ze per ongeluk in hun dossier iets zien staan. Voor deze klantcase hebben we gekeken naar de mogelijkheid om proefberekeningen beschikbaar maken. De knop om de workflow te starten blijft beschikbaar. Tussen de berekening die gemaakt word en de knop waarop je kan klikken om de workflow te starten hebben we een aantal witregels toegevoegd. Hierdoor zal je minder snel per ongeluk de knop indrukken. Daarnaast hebben we de workflow zo ingericht dat deze meteen terug gaat naar de persoon die dit heeft ingestuurd. Hierbij wordt aangegeven dat hij of zij de taak moet verwijderen om te voorkomen dat deze in het dossier van de medewerker blijft staan. Met deze twee extra stappen regelen we in dat een proforma berekening ook daadwerkelijk proforma blijft en niet bij de medewerker terecht komt.
Vervolgtraject
Na het testen van de berekening gaan we in overleg met de klant door met een verdere automatisering. Want één van de voornaamste redenen om voor AFAS te kiezen is toch wel het feit dat de reguliere HR en Payroll processen geautomatiseerd kunnen worden.
We weten inmiddels dat een transitievergoeding in de meeste gevallen van toepassing zal zijn als de medewerker niet zelf opzegt. In de uitdienstmelding geef je aan wat de reden van het vertrek van de medewerker is. Als toevoeging daarop kan je nu ook aangeven dat de transitievergoeding van toepassing is. Op dit vinkje kunnen we de transitievergoeding workflow laten starten. Voordeel hiervan is dat het volledige proces erna automatisch verloopt. Dus zowel het aanmaken en goed zetten van een nabetalingscontract als het boeken van de vergoeding. Zelfs bij een VSO is deze optie te gebruiken omdat je in de workflow ook een afwijkend bedrag op kan geven als transitievergoeding.
Wij adviseren dan ook om de transitievergoeding automatisch te laten volgen op uit dienst workflows met het vinkje voor de transitievergoeding aan. Daarnaast wil je ook de mogelijkheid deze workflow nog handmatig op te starten.
Het resultaat
Een betrouwbare berekening, vastlegging in de het dossier en tijdswinst voor HR én Salarisadministratie. Klinkt dit nou als een uitkomst voor jouw organisatie? Wil jij ook graag gebruik maken van alle voordelen van AFAS? Dan richten we dit uiteraard graag voor je in. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.