Vaste reiskosten doorbetalen bij medewerkers in dienst na 13 maart 2021

Verschillende zorgorganisaties zullen er inmiddels tegenaan zijn gelopen dat er met de vaste reiskosten iets moest gebeuren tijdens de coronacrisis. We zullen in een normale periode altijd geadviseerd hebben om uit te gaan van een vaste vergoeding. Door de coronacrisis was dit echter niet meer vanzelfsprekend het beste advies.

Van een klant met deze vaste reiskostenvergoeding hebben we een vraag gekregen om een oplossing te bedenken voor medewerkers die voornamelijk thuiswerken maar die wel de vaste reiskostenvergoeding ontvangen. Hiervoor hebben we een looncomponent ingericht waarop een declaratie geboekt kan worden waarmee voor die dagen een onbelaste vergoeding verstrekt mag worden, het bovenmatige deel gaat dan naar de vrije ruimte.

Lees in deze klantcase hoe we dit aangepakt hebben.

De vraag van de klant

Voor zowel de medewerkers die thuiswerken na afloop van de tijdelijke regeling vaste reiskostenvergoeding en de medewerkers die na 13 maart in dienst zijn getreden tijdens de tijdelijke regeling vaste reiskostenvergoeding hebben we onlangs deze oplossing geïmplementeerd vanuit de vraag van een klant.

Bij deze zorgorganisatie waren na 13 maart twee medewerkers in dienst getreden voor de backoffice taken. Overige medewerkers bij deze organisatie waren veelal voor 13 maart reeds in dienst en kwamen daarnaast ook weer de meeste dagen naar hun vaste werklocatie. Dit omdat zij vanuit direct contact met de cliënten betere zorg kunnen verlenen. Deze klant heeft aan ons gevraagd om een inrichting te maken in Profit waarbij de medewerkers van de backoffice de vaste reiskosten wel volledig kunnen ontvangen. Hierbij moest er ook rekening worden gehouden met de fiscale regelgeving hieromtrent.

Het bedrag van deze vaste reiskosten was in dit geval gebaseerd op de CAO GGZ. Om zo veel mogelijk te vernemen over de achterliggende vraag hebben we bij het afgeven van de offerte heel duidelijk een uur overleg in meegenomen. Het gaat namelijk om een op maat gemaakte oplossing en zo kunnen we in één keer het juiste inrichten.
Voor de klant hebben we vanuit de afdeling Bedrijf Optimalisaties Outsourcing de volgende oplossing aangedragen en de inrichting voor de looncomponenten en InSite voor onze rekening mogen nemen.

Inrichting Profit

Toelichting basis inrichting

In Profit wordt er bij de meeste werkgevers achter de schermen altijd een berekening gemaakt van de maximale fiscale vergoeding. Bij een complete inrichting van de reiskosten in Profit, waarbij Profit leidend is, zal deze ook correct verwerkt worden. Dat was hier gelukkig ook het geval.

In de reiskostenregeling was het al langere tijd mogelijk om aan te geven dat er over een afwijkend aantal dagen reiskosten berekend mocht worden. De afwijking sloeg dan op een afwijking van de dagen in het rooster van de medewerker. Daarmee kon een medewerker, volgens zijn of haar rooster, vijf dagen werken en voor één dag reiskosten ontvangen. Dit was bijvoorbeeld als de medewerker vier dagen thuis werkt en één dag op kantoor. Of als een medewerker bijvoorbeeld één dag op kantoor werkt en voor de overige dagen dienstreizen declareerde naar cliëntlocaties.

Hieraan is nu de mogelijkheid toegevoegd voor afwijkende dagen voor de berekening van het maximale fiscaal onbelaste bedrag aan reiskosten. Bij de medewerker die als voorbeeld vier dagen thuis werkt mag je conform de geldende regelgeving dus maar één dag onbelast vergoeden. Dit terwijl je hem of haar wel vijf dagen reiskosten wil betalen. Het deel erboven moet toegekend worden aan de vrije ruimte of belast worden op de loonstrook van de medewerker.

Inrichting voor deze klantcase

Bij de zorgorganisatie uit deze klantcase hebben we gebruik gemaakt van de mogelijkheid om het aantal dagen waarop het onbelaste deel wordt gebaseerd op nul te zetten. Dit betekent dat de medewerkers wel de volledige reiskosten netto worden uitbetaald, maar dat achter de schermen dit volledige bedrag ook wordt toegekend aan de vrije ruimte. De werkgever had dit loonbestanddeel al eerder aangewezen als toekenning voor de vrije ruimte. Dit is niet gebeurd op basis van deze nieuw ontstane situatie tijdens de coronacrisis. Op deze manier blijft de overige inrichting van de medewerkers en de reiskosten die zij ontvangen bestaan. Zo blijft ook de afstand enkele reis gevuld bij de medewerker.

Nadat de medewerkers waren aangepast voor de bepaling van het belaste deel, hebben we een looncomponent ingericht voor de dagen dat de medewerker wel naar kantoor reist. Op dit component kan het daadwerkelijke aantal dagen geboekt worden dat er naar kantoor is gereisd. Deze dagen worden vermenigvuldigd met het aantal kilometers enkele reis en verdubbeld (voor retour). Dit aantal kilometers wordt vermenigvuldigd met € 0,19. Het bedrag wat hieruit komt is wat je voor de maand van de declaratie onbelast mag vergoeden. Dit wordt echter niet zichtbaar op de loonstrook. Het betekent alleen dat het belaste deel dat aan de vrije ruimte wordt toegekend lager zal zijn in die maand. Het voordeel komt dus niet direct terecht bij de medewerker. Echter zal hierdoor de vrije ruimte toenemen waardoor deze voor andere doelen ingezet kan worden.

Inrichting voor InSite

Voor InSite hebben we een declaratie knop ingericht (aansluitend op reeds bestaande declaratie mogelijkheden). Het aantal reisdagen voor thuiswerkers kan hierop geboekt worden. Hier kan een kalender datum opgegeven worden van de boeking. Op basis van deze datum wordt de periode voor verwerking bepaald. Hierin wijken we af van de normale manier van declareren. De reden dat hiervoor gekozen is omdat het in afwijking van andere declaraties alleen voordeel geeft voor de werkgever. Er worden namelijk minder reiskosten toegekend aan de vrije ruimte. Voor de medewerker is er echter geen voordeel in een extra uitbetaling.

We willen het voor de medewerker zo makkelijk mogelijk maken om te declareren en het ook mogelijk maken om in één keer voor drie maanden te declareren. Dit is momenteel niet mogelijk bij de andere declaratie inrichting.

Uiteindelijk kan je er ook voor kiezen dat per dag een declaratie ingediend moet worden en dat deze automatisch bij het opvoeren van de datum 1 dag boekt voor verwerking. Mochten hier nog wensen in zijn dan kunnen we die natuurlijk bespreken bij de inrichting.

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Laat het ons dan weten! De zorgorganisatie waar we deze case voor hebben uitgewerkt wilt graag jullie vragen beantwoorden. Stuur ons gerust een e-mail.

Schrijf je ook in voor de maandelijkse nieuwsbrief en je bent altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Ik wil op de hoogte blijven!


Wout van den Berg

Payroll Expert

Wout van den Berg

Payroll consultant

©2021 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact