Update | Hoe ga je om met de uitruil van reiskosten in tijden van corona?

Aan het einde van het jaar gaan veel werkgevers kijken naar de mogelijkheid tot uitruil van de reiskosten. Dit jaar heeft een deel van Nederland thuisgewerkt. De zorg en andere vitale beroepen zijn hier een uitzondering op. Toch is het belangrijk dat zorgorganisaties deze regeling ook onder de loep nemen.

Hoewel veel zorg is doorgegaan tijdens de coronacrisis, kan het wel zo zijn dat bepaalde afdelingen (tijdelijk) gesloten zijn of medewerkers thuis zijn gaan werken (bijvoorbeeld kantoormedewerkers). In deze publicatie lichten wij eerste de ‘normale’ situatie toe en daarna gaan we in op de uitruil van reiskosten in tijden van corona. Met enkele tips en tricks ben je helemaal voorbereid voor een juiste verwerking!

Regeling uitruil reiskosten

Vaste reiskosten

Een werkgever mag voor woon-werk verkeer € 0,19 per kilometer fiscaal vrijgesteld vergoeden aan medewerkers. Voor de meeste medewerkers is er in de CAO of (individuele) arbeidsvoorwaarden een vaste reiskostenvergoeding afgesproken met een vast bedrag per dag of per maand.

In deze afspraken worden vaak vastgelegd welke vergoeding er zijn op basis van vaste roosterdagen van medewerkers. Voor een groot deel van de medewerkers vindt daarmee een uitbetaling plaats van gemiddeld € 0,19 per kilometer. Vaak gebeurt dit via een berekening van de vaste reiskosten volgens de 214 dagen methode, voorgeschreven door de belastingdienst en opgenomen in het handboek loonheffingen.

Reiskosten in de zorg

Afspraken over de vaste reiskosten zijn vastgelegd in de meeste cao’s. Zie hieronder de meeste voorkomende voorwaarden:

  1. Het gebruik van staffelbedragen in plaats van de 214 dagen methode
  2. Een maximumbedrag per periode/maand
  3. Een eigen bijdrage per periode/maand
  4. Een vergoeding van minder dan € 0,19 per kilometer
  5. Een vergoeding van meer dan € 0,19 per kilometer voor dienstreizen

Onder andere door deze voorwaarden kan het voorkomen dat een medewerker gemiddeld minder ontvangt dan de € 0,19 per kilometer die fiscaal onbelast uitbetaald mag worden.

Door het gebruik van staffelbedragen en vergoedingen voor dienstreizen kan het ook voorkomen dat iemand meer krijgt dan € 0,19 per kilometer. Alles boven de € 0,19 per kilometer wordt dan belast uitbetaald en komt ten laste van de vrije ruimte van de werkgever of ten laste van het loon voor loonheffing van de medewerker.

Fiscale ruimte

Fiscale ruimte is de term die we gebruiken voor het verschil in het bedrag dat is uitbetaald aan reiskosten en het totaalbedrag dat fiscaal onbelast uitbetaald had mogen worden. Er mogelijkheid tot uitruil als dit bedrag positief is, er is dus minder uitbetaald dan er fiscaal mogelijk is.

Deelname aan de regeling uitruil reiskosten

Deze fiscale ruimte per medewerker is het bedrag dat in aanmerking komt voor de regeling uitruil reiskosten. Om de uitruil te mogen toepassen heb je een schriftelijke verklaring nodig van de medewerker dat hij wil deelnemen en op de hoogte is van de gevolgen van deze deelname. Dit betreft dan een lager brutoloon en mogelijke invloed op uitkeringen en toeslagen. Deze toestemming moet jaarlijks door de medewerker afgegeven worden, anders mag hij niet deelnemen aan deze regeling. Zonder deze toestemming kun je, als werkgever, deze regeling dan ook niet toepassen.

Als de toestemming geregeld is, mag je het bedrag van de fiscale ruimte netto uitbetalen en tegelijkertijd inhouden op het brutoloon. De inhouding op het brutoloon zorgt hiermee voor een verlaging van het loon voor de loonheffing en daarmee ook een verlaging van de te betalen loonheffing. Deze verlaging van de te betalen loonheffing is het netto voordeel dat de medewerker ontvangt door deelname aan de regeling uitruil reiskosten.

Voor de werkgever zal deze verlaging te zien zijn aan de hoogte van het loon voor de sociale lasten. Hiermee heeft de werkgever een voordeel door een lagere afdracht sociale lasten.

Bronnen van uitruil

Het uitruilen van de reiskosten kan tegen bruto maandsalaris, de eindejaarsuitkering, de vakantietoeslag en tegen de uitbetaling van het keuzebudget. De uitruil moet gebeuren in het jaar waarin de fiscale ruimte is ontstaan. Je kunt deze niet meenemen naar het volgende kalenderjaar.

In een eventueel 13e run kan nog wel uitruil berekend worden, aangezien deze betrekking heeft op het vorige kalenderjaar.

Uitzondering op deze regel zijn de cao’s, waarin de eindejaaruitkering betaald wordt in de maand november. Daarvoor is er een inrichting aangeleverd in Profit, waarmee je de mogelijke uitruil van de maand december automatisch meeneemt naar het volgende kalenderjaar. Hiermee doe je dus in november het jaar daarop, alsnog uitruil over 12 kalendermaanden.

Uitruil met eindejaarsuitkering

Veel werkgevers verwerken de uitruil met de uitbetaling van de eindejaarsuitkering, omdat dit voor de medewerker een mooi netto voordeel oplevert in de dure decembermaand.

Daarnaast is dit ontstaan vanuit het verleden, toen deze berekening nog grotendeels handmatig moest gebeuren. Er werd dan gewacht tot het einde van het jaar, wanneer de definitieve fiscale ruimte berekend kon worden, om dubbel rekenwerk te voorkomen.

Uitruil reiskosten tijdens de coronacrisis

Er zijn drie mogelijkheden om de berekeningen door te voeren. Dat hangt af of het om minder, gelijkblijvende of meer reisbewegingen gaat.

Minder reisbewegingen

Mocht het zo zijn dat medewerkers significant minder reisbewegingen hebben gemaakt vanwege de Corona crisis, dan heeft dat ook invloed op de uitruil voor deze medewerkers. Ondanks dat de vaste reiskostenvergoeding fiscaal onbelast door kan lopen, moet er voor de berekening van de fiscale ruimte wel gekeken worden naar het daadwerkelijk aantal reisbewegingen.
Als in de software van de salarisadministratie niet wordt bijgehouden welke dagen de medewerkers naar de vaste werklocatie zijn gekomen, kan de berekening van de uitruil niet automatisch plaatsvinden.

Gelijkblijvende reisbewegingen

Voor de medewerkers waar, tijdens de Corona crisis, geen veranderingen in reisbewegingen is geweest, hoeft er niets te wijzigen.

Meer reisbewegingen

Voor medewerkers die substantieel meer reisbewegingen hebben gemaakt, kan het een voordeel opleveren als er gekeken wordt naar het aantal daadwerkelijke reisbewegingen in plaats van een standaard berekening. Uiteraard zorgt dit voor een hogere administratielast. Voor advies over deze berekening, kun je contact opnemen met je contactpersoon van de salarisadministratie.


Administratie voor de uitruil

Voor de medewerkers, waarbij de reisbeweging niet significant zijn gewijzigd door de coronacrisis, wordt de uitruil op eenzelfde manier als voorgaande jaren geregeld. Voor medewerkers waarbij de reisbewegingen significant zijn gewijzigd (meer of minder dan normaal) kan je de berekening op de onderstaande manier maken:

Vermenigvuldig het aantal werkelijke reisbewegingen van de medewerker voor 2020 met de retour kilometers woon werk. Tel hierbij de al gedeclareerde kilometers en vermenigvuldig dit totaal met €0,19. De uitkomst is het bedrag dat je voor het jaar 2020 fiscaal onbelast mag ontvangen.
Haal hier het bedrag af wat al netto betaald is aan reiskosten om te komen tot het bedrag dat fiscaal uitgeruild mag worden.

In veel gevallen gaat dit om maatwerk. Neem voor een advies op maat en eventuele verdere ondersteuning contact op!

Ik wil advies!

Wout van den Berg

Payroll consultant

Ik blijf graag op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom finance in de zorg!

Inschrijven nieuwsbrief

Wout van den Berg

Senior Salarisadministrateur

©2020 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact