Bij Dialysecentrum Ravenstein zet een klein team zich in om optimale zorg te leveren. Om zich volledig te focussen op het verlenen van zorg, laten zij zich administratief ontlasten door Cure4.
Salaris- en Financiële administratie
Uitbesteding van administratie: hoe Dialysecentrum Ravenstein tijd wint voor meer zorg
We spraken met Jos van de Kerkhof, Directeur van Dialysecentrum Ravenstein, over de visie van het centrum, zijn ervaring met de samenwerking met Cure4 en de impact ervan op Ravenstein.
Dialysecentrum Ravenstein is een zelfstandig behandelcentrum dat al meer dan 13 jaar bestaat. Gevestigd in Ravenstein, biedt het centrum dialysebehandelingen in een kleinschalige en prettige omgeving. De focus ligt op persoonlijk contact en het creëren van een huiselijke sfeer voor de patiënten, die zich ondanks de noodzaak van dialysebehandelingen comfortabel en thuis voelen.
Administratieve uitdagingen en oplossingen
Met beperkte middelen en expertise stond Dialysecentrum Ravenstein voor de uitdaging om de administratieve processen effectief te handhaven. Met een klein managementteam van slechts twee personen, zijn ze verantwoordelijk voor diverse aspecten zoals HR, salarisadministratie, en boekhouding. Deze taken eisen diepgaande kennis en constante aandacht, wat een uitdaging kan zijn voor een klein team. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, krijgt Ravenstein ondersteuning van Cure4-specialisten Hans Odijk, Jennifer Smink en Erwin van Zoeren.
Jos van de kerkhof is sinds het begin betrokken bij Ravenstein en heeft vorig jaar de rol van directeur overgenomen. Dit combineert hij met een hands-on functie als nefroloog. Toen Jos de touwtjes overnam was Cure4 al werkzaam voor Ravenstein, hierover zei hij:
“Als ik terugkijk op de afgelopen 13 maanden dan is Cure4 gewoon onze belangrijkste partner voor administratieve processen, waaronder salarisverwerking, facturering, boekhouding, jaarrekeningvoorbereiding, en het monitoren van financiële gezondheid en signaleringsfuncties”
Deskundig advies en betrouwbare ondersteuning
Cure4 zet, net als Ravenstein ook in op persoonlijke contact én een connectie met klanten. Omdat Cure4 zich 100% richt op zorginstellingen, begrijpen de specialisten de best practices om administratieve werk optimaal af te handelen en zijn ze op de hoogte van actuele wet- en regelgeving. Hierdoor kunnen ze proactief advies geven en meedenken vanuit het belang van de zorginstelling. Jos benadrukt dit ook zelf:
”Het is prettig dat we bijvoorbeeld de salarisafdeling van Cure4 kunnen raadplegen wanneer we vragen hebben over een UWV-traject met een medewerker, of wanneer we advies nodig hebben over het implementeren van de nieuwe CAO. Op dezelfde manier kunnen we ook advies inwinnen over boekhoudkundige of belastingtechnische vraagstukken. Het is opvallend dat we veel van deze zaken met Cure4 bespreken en relatief weinig met de accountant, die kijkt wel de papieren na en zet daar wel zijn handtekening onder. Maar, 90% van het voorwerk wordt door Cure4 gedaan.”
Behoud van persoonlijk contact
Tot slot benadrukt Jos dat Cure4 altijd het persoonlijke aspect heeft behouden, ondanks het gebruik van nieuwe systemen.
“Ik snap dat ICT-systemen slimmer en beter moeten, maar soms leidt dat er toe dat het contact met de klant onpersoonlijk wordt. En dat is Cure4 gelukt om te voorkomen, dus dat vind ik wel een compliment. Er zijn vaste mensen met wie ik contact heb en dat verloopt heel prettig. Hans Odijk heeft de salarisadministratie op zich genomen, terwijl ik met Jennifer Smink en Erwin van Zoeren de facturering bespreek. En met Erwin heb ik ook vaak contact voor boekhoudkundige zaken en om te sparren over mogelijke risico’s”
De impact van de samenwerking voor Ravenstein:
Dankzij de samenwerking met Cure4 heeft Dialysecentrum Ravenstein niet alleen meer tijd voor de kerntaak: het verlenen van zorg. Door de administratieve last uit handen te geven, zijn ook de betrouwbaarheid en deskundigheid van de administratieve processen vergroot. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, zelfs in een tijd van toenemende digitalisering, hebben beide partijen een hechte band opgebouwd die essentieel is voor het soepel functioneren van de zorginstelling. Deze samenwerking illustreert het belang van het vinden van de juiste partners in de zorgsector, waarbij menselijke verbindingen de sleutel blijven tot succesvolle resultaten en hoogwaardige zorg.
Jouw administratie ontzorgen?
Wil jij tijd terugwinnen voor meer zorg? Neem dan contact met ons op en samen kijken we waar in jouw organisatie de tijdwinst ligt.
Financiële administratie
Zorgeloos vooruit: voorkom last-minute stress bij de renseigneringsverplichting
Sinds 1 januari 2022 is de renseigneringsverplichting door de Belastingdienst in het leven geroepen. Dit houdt in dat betalingen aan mensen die niet in loondienst zijn aangegeven moeten worden bij de belastingdienst ter voorkoming van belastingontduiking. Dit is cruciaal voor zorginstellingen; die betalen geen BTW waardoor de Belastingdienst afhankelijk is van de informatie uit de renseigneringsverplichting om de juiste belastingheffing te waarborgen. Met een jaarlijkse deadline op 31 januari, is het essentieel om te begrijpen wat deze regeling inhoudt, welke boekhoudkundige stappen nodig zijn en hoe je last-minute stress kunt vermijden met een proactieve benadering.
Wat is de renseigneringsverplichting?
De renseigneringsverplichting lijkt op de oude IB-47 regeling, echter bestaat nu de plicht om informatie aan te leveren aan de Belastingdienst. Deze regeling wordt ook wel de UBD-regeling genoemd, wat staat voor Uitbetaalde Bedragen aan Derden. Een uitbetaling aan derden wil zeggen dat er geld overgemaakt wordt voor resultaat uit overige werkzaamheden. Deze werkzaamheden/diensten worden uitgevoerd door mensen die niet bij het bedrijf in loondienst zijn, meestal ZZP’ers.
Vanuit de Belastingdienst is deze regeling een handvat om te berekenen wat de inkomsten zijn voor bepaalde mensen, zoals ZZP’ers in de zorg en ondernemingen die onder de KOR (Kleine OndernemingsRegeling) vallen. Aangezien de werkzaamheden voor de zorg vrijgesteld zijn voor de BTW, kan de Belastingdienst niet aan de hand van de betaalde BTW de omzet voor het betreffende bedrijf (de ZZP’er) berekenen. Om belastingontduiking te voorkomen, wordt de hulp van opdrachtgevers ingeschakeld.
Verplichtingen voor opdrachtgevers
De opdrachtgevers van opdrachten die worden uitgevoerd door personen die als derden aangemerkt dienen te worden, moeten informatie verzamelen om periodiek door te spelen aan de Belastingdienst. Zo dient het BSN-nummer van de opdrachtnemer in het systeem opgeslagen te worden, alsmede de geboortedatum en de ANW-gegevens. Vervolgens dienen alle uitbetalingen aan deze persoon aangemerkt te worden als een UBD-betaling. Aan het einde van het jaar dienen al deze betalingen verzameld te worden en moet deze informatie gedeeld worden met de Belastingdienst.
Tijd besparen met geautomatiseerde workflows
Aangezien er aardig wat handelingen bij komen kijken om te beoordelen of partijen al dan niet binnen deze verplichting vallen, heeft Cure4 al uitgebreid binnen het systeem getest om een heldere workflow te maken. Dit om de juistheid en compleetheid van de aangifte te bevorderen. Op deze manier hoeft er geen Excel sheet meer bijgehouden te worden, en wordt de daadwerkelijke aangifte met een paar klikken gedeeld met de Belastingdienst.
Wil je jouw AFAS inrichten om de renseigneringsverplichting voor 2025 te automatiseren? Vul het formulier hieronder in en wij helpen je graag!
Wij zijn Cure4
Wij ontzorgen en verslimmen zorgorganisaties.
-
Dé zorgverslimmers
45 experts in administratie, consultancy, bedrijfssoftware en RPA
-
15+ jaar ervaring
In alle sectoren binnen de zorg
-
Unieke combinatie van administratieve domeinen
Kennis van HR-, zorg-, financiële- en salarisadministratie
-
Volledige focus op zorg
Altijd op de hoogte van actuele wet- en regelregeving
Voorbereid op 2024
Het is weer tijd voor de jaarafsluiting en jaarrekening
Het nieuwe jaar is net van start gegaan. Daarom is het de hoogste tijd om bezig te gaan met de jaarafsluiting voor jouw zorgorganisatie.
Het nieuwe jaar is net van start gegaan. Daarom is het de hoogste tijd om bezig te gaan met de jaarafsluiting voor jouw zorgorganisatie. Een jaarafsluiting is een essentieel proces waarin alle financiële transacties van het afgelopen jaar worden afgerond en geëvalueerd. Het omvat het opmaken van financiële overzichten en het beoordelen en analyseren van de balans en winst- en verliesrekeningen.
Tijdens de jaarafsluiting worden ook eventuele correcties doorgevoerd en worden de financiële resultaten van het afgelopen jaar samengebracht. Dit proces biedt niet alleen inzicht in de financiële gezondheid van jouw zorgorganisatie, maar het vormt ook de basis voor strategische besluitvorming en planning voor het komende jaar.
Cure4 begrijpt de complexiteit van de jaarafsluiting en staat klaar om jouw zorgorganisatie te ondersteunen bij dit proces. Zo waarborgen wij de volledigheid van de opbrengsten en de verantwoording hiervan en zorgen wij op basis van de aangeleverde stukken voor opgeschoonde balansposten.
Een ander belangrijk onderdeel van de jaarafsluiting is de voorzieningen voor het personeel. Het doel van het opnemen van voorzieningen personeel tijdens de jaarafsluiting is om vooruit te kijken en financiële reserveringen te maken voor mogelijke toekomstige personeelsgerelateerde kosten. Denk hierbij aan jubileumuitkeringen, pensioenverplichtingen en langdurig ziekte. Door deze voorzieningen op te nemen, wordt er een realistische inschatting gemaakt van (potentiële) financiële verplichtingen.
Onze experts beschikken over uitgebreide ervaring in de zorgsector en begrijpen de specifieke uitdagingen waarmee zorgorganisaties te maken hebben. Er zijn verschillende manieren waarmee wij zorgorganisaties kunnen helpen met de jaarafsluiting en de jaarrekening. We gaan graag het gesprek aan om onze werkzaamheden af te stemmen op jouw behoeften.
- Het opmaken van de jaarafsluiting. Aan de hand van diverse stukken, zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, banktransacties, huurcontacten, verzamelloonstaat en leningsovereenkomsten zorgen wij ervoor dat de balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen worden opgesteld. Vervolgens kunnen wij het jaar definitief afsluiten.
- De jaarrekening wordt samengesteld op basis van de jaarafsluiting. Na een bespreking met de accountant wordt de jaarrekening met de organisatie doorgenomen. Na goedkeuring moet de jaarrekening gedeponeerd worden bij DigiMV.
- Financiële planning voor 2024. Onze consultants kunnen je helpen bij het opstellen van een gedegen financiële planning voor het komende jaar, gebaseerd op onder andere de resultaten van 2023. Dit stelt je in staat om proactief in te spelen op veranderingen en doelen te stellen voor het nieuwe jaar.
Onze experts zijn op de hoogte van de laatste regelgeving in de zorgsector. Wij zorgen ervoor dat jouw jaarafsluiting en jaarrekening voldoet aan alle wettelijke vereisten. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over hoe Cure4 jouw zorgorganisatie kan helpen bij een succesvolle jaarafsluiting en het realiseren van de financiële doelstellingen in het komende jaar.
Voorbereid op 2024
Optimaal belonen van jouw werknemers met de werkkostenregeling
Met het einde van 2023 in zicht is dit hét moment om te analyseren hoe effectief de werkkostenregeling dit jaar is benut en welke kansen er liggen voor 2024. En daar helpen we je graag bij!
Voor zorgorganisaties is het belangrijk om hun personeel op een slimme en doordachte wijze te belonen. De werkkostenregeling, een fiscale regeling voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, speelt hierbij een grote rol. Het doel van de werkkostenregeling is om werkgevers de flexibiliteit te bieden om hun medewerkers op een aantrekkelijke manier te belonen, zonder dat dit direct leidt tot extra belastingdruk. Hierdoor ontstaat er ruimte voor extra persoonlijke beloningsmogelijkheden, wat aansluit bij jouw zorgorganisatie en de behoeften van medewerkers.
Bij Cure4 krijg je advies op maat voor het bepalen van een beloningsbudget dat perfect past bij de behoeften van jouw zorgorganisatie. De hoogte van het budget is een gegeven, maar wij kunnen advies geven over de optimale besteding ervan. En uiteraard zorgen we ervoor dat de benutting van het budget overzichtelijk wordt geregistreerd in AFAS, wat bijdraagt aan een gestroomlijnde financiële verantwoording en rapportage.
Gedurende het jaar monitoren we of de benutting, correct geregistreerd wordt. Naarmate het einde van het boekjaar nadert, analyseren we de overgebleven ruimte en adviseren we waar er nog mogelijkheden zijn om het 100% uit te nutten. Wanneer het boekjaar is afgelopen, stellen we de volledige benutting definitief vast en regelen daarna alle wettelijke vereisten voor onze klanten.
Of het nu gaat om het toekennen van bonussen, het faciliteren van opleidingen, of andere extraatjes voor jouw medewerkers, Cure4 zorgt er samen met jou voor dat het beloningsbudget optimaal wordt gebruikt. Doordat wij voor diverse zorgorganisaties de financiële administratie uit handen nemen en optimaliseren, hebben we veel ervaring met de werkkostenregeling en halen we hier het maximale uit.
Wil je meer weten over hoe Cure4 jouw zorgorganisatie kan ondersteunen bij de werkkostenregeling of de financiële administratie?
Alle to do's op een rijtje
Checklist productieverantwoording
Met het jaar 2023 dat bijna tot zijn einde komt, sta je als zorgaanbieder in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet (Jw) voor een drukke tijd, gevuld met activiteiten en verplichtingen met betrekking tot de jaarafsluiting en de daaropvolgende productieverantwoording.
Download de brochure
10 redenen om je financiële administratie uit te besteden
Een financieel gezonde organisatie is een randvoorwaarde voor het leveren van goede zorg. De financiële administratie is de afgelopen jaren echter wel ontzettend complex geworden.
IrisZorg halveert overheadkosten
Lagere kosten, hogere efficiency en betere stuurdata dankzij outsourcing
Moet je als zorgorganisatie je administratie zelf willen doen of kun je werk dat niet tot je kernactiviteiten behoort beter outsourcen? Hoe kunnen we met minder mensen meer werk verzetten? Deze vragen stelde IrisZorg zichzelf in 2017. Het leidde tot outsourcing van de afdelingen finance, HR-administratie en salarisadministratie naar Cure4. Het resultaat: lagere kosten, hogere efficiency en betere stuurdata. Gio de Greef, raad van bestuur bij IrisZorg, deelt zijn lessen.
Gio heeft een lang trackrecord in finance. Hij heeft veel organisaties van binnen gezien. “In 2006 kwam ik voor het eerst in aanraking met de zorg. Het viel me toen direct op hoe inefficiënt veel financiële processen waren ingericht in vergelijking met het bedrijfsleven”, zegt hij. “Veel administratieve taken die je kunt automatiseren vinden in de zorg nog handmatig plaats. Er zijn veel overdrachtsmomenten, en dat zijn allemaal momenten waarop iets fout kan gaan. Medewerkers werken ongelofelijk hard, maar er zijn te weinig mensen die zich afvragen: doen we ons werk eigenlijk wel op een slimme manier?” Vreemd vond hij dat niet. “De salarissen in de zorg liggen lager dan in het bedrijfsleven, waardoor mensen er eerder voor kiezen om in het bedrijfsleven te werken dan in de zorg. Tel daar de ontwikkeling van de huidige arbeidsmarkt bij op. Dan is de strijd om talent nog eens dubbel zo lastig.”
Processen digitaliseren
Gio koos juist wél voor de zorg. “Want dat betekent ook dat je veel kunt verbeteren. Je kunt echt impact maken.” Hij begon acht jaar geleden als concerncontroller bij IrisZorg en werd daarna directeur Services. Daarmee kreeg hij de verantwoordelijkheid over alle stafafdelingen. “Op dat moment verkeerde IrisZorg financieel in zwaar weer. Het moest anders om er bovenop te komen en weer slagkracht te krijgen. Reorganisaties waren onvermijdelijk. Dat was niet leuk, maar wel noodzakelijk. We hebben alle opties afgewogen en kwamen tot de conclusie dat activiteiten die niet behoren tot onze kernactiviteiten (deels) uitbesteed konden worden.” Het ging daarbij om de financiële administratie, salarisadministratie, HR-administratie en zorgfacturatie.
Op zoek naar een geschikte outsourcingpartner voor de administraties ontdekte IrisZorg al snel dat er maar weinig partijen zijn die goed zijn op alle vier de terreinen. “Veel organisaties specialiseren zich op één gebied en pakken de andere drie dan niet of beperkt mee. Cure4 is één van de weinige organisaties die goed is in zowel finance, HR-administratie, salarisadministratie als zorgadministratie”, zegt Gio.
Financiële administratie
Een optimale jaarrekeningdankzij EQili
Al jaren ondersteunen wij zorgorganisaties bij hun financiële administratie. Om de maandafsluiting en jaarrekening zo optimaal mogelijk te laten verlopen, zetten wij EQili in. Deze online oplossing zorgt voor een gestructureerde, juiste, tijdige en volledige maandafsluiting en jaarrekening. In deze blog vertel ik je graag meer over EQili en hoe wij dit bij zorgorganisaties inzetten.
EQili wordt ingezet als een checklist voor alle af te werken punten voor de maandafsluiting en jaarrekening. Je kunt zo op een eenvoudige manier controleren of alle benodigde stappen zijn uitgevoerd op het juiste moment. Het maakt het afsluitingsproces gemakkelijker aan te sturen, te monitoren en evalueren. De stappen kun je geheel naar wens inrichten. Je kunt namelijk zelf bepalen wat de uit te voeren stappen zijn en voor welke datum iedere stap afgehandeld moet zijn. Zo beslis je zelf in welke volgorde taken afgevinkt moeten worden en werk je altijd naar een afsluitingsdatum toe.
Verklein de kans op fouten
We zien vaak dat zorgorganisaties nog veel werken met verschillende lijstjes in Excel en Word. Eén van de belangrijkste voordelen van het gebruik van EQili is dat al deze losse lijstjes verleden tijd zijn! Met EQili is er één overzichtelijke lijst met af te werken taken. Ter ondersteuning van de tekstuele toelichting kunnen er per taak bijlagen worden toegevoegd met aanvullende informatie. Door te werken middels een flow kunnen je collega’s taken reviewen. De eventuele reviewer heeft de mogelijkheid om een taak af te keuren en deze eventueel met commentaar retour te sturen naar de eerstverantwoordelijke medewerker. Dit zorgt voor eenduidigheid en verkleint de kans op fouten.
Altijd inzicht in de voortgang
Voor onze klanten is het belangrijk dat zij altijd zelf inzicht houden in het proces. We delen daarom de data uit EQili, zodat onze klanten zelf het dossier en de voortgang kunnen inzien. Zo hebben zij altijd een overzicht van de taken die nog uitgevoerd moeten worden en kunnen zij zien of alles nog volgens schema verloopt.
Als de verantwoordelijkheid van de uitvoer van een taak bij onze klant ligt, kunnen deze eenvoudig worden toegewezen. Voor bijvoorbeeld het jaardossier of de interim controle, kan de informatie en data ook veilig gedeeld worden met de betrokken accountant. Zo kun je altijd zien hoe je ervoor staat en welke stukken gereed zijn voor de beoordeling van de accountant. De accountant kan op zijn beurt in EQili vragen toevoegen over de aangeleverde dossiers en controles.
Bij het klaarzetten van de taken kan er worden gekozen om te werken vanuit een template of de data uit de vorige periode te kopiëren. Bij het werken vanuit een template is de data uit de vorige maand niet zichtbaar. Het voordeel hiervan is dat er opnieuw na moet worden gedacht over de uit te voeren taken in plaats van dat de data gekopieerd wordt. Bij Cure4 werken we altijd volgens de tweede methode. We kopiëren de data van de vorige maand. Door de vorige maand te kopiëren naar de nieuwe maand is altijd zichtbaar wat er precies gedaan is en hoe de onderbouwing is gemaakt. Zo kan een taak, met alle beschikbare informatie, gemakkelijk worden overgenomen door een andere collega bij bijvoorbeeld ziekte of afwezigheid.
Zorgorganisaties zijn weer volledig in control
Door de inzet van EQili bij onze klanten, brengen we structuur aan in hun maandafsluiting en jaarrekening. Zo zorgen we ervoor dat zorgorganisaties weer volledig in control zijn over hun eigen afsluitingscyclus.
Meer informatie
Ben je benieuwd hoe jullie tot een optimale maandafsluiting en jaarrekening kunnen komen? Of kunnen jullie andere hulp gebruiken op de financiële administratie? Ik help je graag verder!
Auteur
Erwin van Zoeren
Financieel medewerker bij Cure4
Zorgspecial