9

1616

756

Chaos voorkomen? Dit is waarom functioneel applicatiebeheer cruciaal is in de zorg!

De rol functioneel applicatiebeheer is vandaag de dag misschien wel de meest onderbelichte rol bij zorgorganisaties. Ondanks dat zorgorganisaties zich wel degelijk bewust zijn van de rol, gaat het mis in de positionering, het imago en de uiteenzetting van de rol.

We leggen uit wat functioneel applicatiebeheer is, hoe de rol functioneel applicatiebeheer momenteel meestal (niet) is belegd bij zorgorganisaties, welke risico’s hieraan vastkleven en welke kansen nog kunnen worden benut. Tot slot geven we handvatten hoe je deze rol overzichtelijk en laagdrempelig kan waarborgen in de organisatie.

Functioneel applicatiebeheer; nieuwkomer en steeds belangrijker

We richten ons hier met name op de kernapplicatie; het ECD/EPD. Wanneer hier geen toezicht op is ontstaat er chaos in de dossierkast. Dit brengt inefficiëntie en risico’s met zich mee. Een ECD/EPD faciliteert immers vele processen; de dossiervoering, facturatie, rapportages, inkoopproces, HR/SA-processen en de accountantscontrole. Het ECD/EPD is hier het administratieve middelpunt van een zorgorganisatie. Verantwoordelijkheid nemen voor het gebruikersbeheer van het ECD/EPD is van cruciaal belang en behoort tot functioneel applicatiebeheerder.

De rol functioneel applicatiebeheer is relatief nieuw in de zorg. De afgelopen decennia is ook de zorg meegegaan met de technologische ontwikkelingen. Het ministerie van VWS heeft vermeld dat het kabinet wederom subsidies gaat geven als impuls voor innovatieve toepassingen in de zorg. Met als gevolg dat er steeds meer applicaties geïmplementeerd worden ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De SA/HRM/ZA-dossierkasten zijn grotendeels vervangen door het ECD/EPD.

Het gestructureerd beheren van deze applicaties is pas vanaf 2000 in de aandacht gekomen. Grip op dataverwerking en beheer van de systemen wordt steeds complexer en belangrijker. Immers; met de komst van digitalisering dragen deze applicaties meer bij aan het voortbestaan van een organisatie.


Wat is functioneel applicatiebeheer in de zorg?

De term functioneel applicatiebeheer bestaat in theorie helemaal niet; In geen enkel model en theorie over beheerprocessen (ITIL, BiSL, ASL) wordt gesproken over functioneel applicatiebeheer.
In de praktijk voegen zorgorganisaties de volgende twee rollen samen:

Applicatiebeheer: houdt zich bezig met het beheer en wijzigen van applicaties naar aanleiding van geconstateerde fouten of veranderende technische of functionele eisen. Applicatiebeheer is dus het inrichten van de applicatie.

Functioneel beheer: beheert het gebruik van de bedrijfsinformatie. Functioneel beheer vertaalt de wensen van de gebruikers, structureert wijzigingen en ondersteunt de gebruiker bij het dagelijks gebruik.

Et voilà: Met de samenvoeging van deze twee is de lange term functioneel applicatiebeheer ter wereld gekomen. Het is dus een combinatie tussen het beheren/inrichten van functionaliteiten en het beheren van de informatievoorziening in een organisatie.

Positionering Functioneel Applicatiebeheer bij zorgorganisaties

Het gebruik van applicatiebeheer bij kleine tot middelgrote zorgorganisaties

Met name kleine tot middelgrote zorgorganisaties worstelen met het beleggen van de rol functioneel applicatiebeheer. Je ziet hier dat er geen vaste functioneel applicatiebeheerder in dienst kan worden genomen omdat de taken maximaal 16 uur per week betreffen. In de praktijk beheert de zorgadministratief medewerker het ECD/EPD, en de salarisadministrator het HR/SA systeem. Dat resulteert erin dat er met name aandacht is voor de ad hoc applicatiebeheer taken.

Naast de applicatiebeheerbrandjes blussen, doen de medewerkers de FAB-taken naast de vaste werkzaamheden en is er geen ruimte voor kennis en ontwikkeling over FAB. Gevolg is dat het zorgpersoneel niet de juiste gebruikersondersteuning ontvangt. Zorgpersoneel wordt gedwongen om wijzigingen te begrijpen zonder handvatten, waardoor onbegrip en desinteresse ontstaat. Dit is een reden dat applicaties worden ervaren als ongewenste last, terwijl deze applicaties de organisatie juist verder kunnen helpen.

Het gebruik van applicatiebeheer bij grote zorgorganisaties

Wanneer een organisatie wel beschikt over een volwaardig FAB-team, dan zijn de volgende twee punten opvallend:

  1. Functioneel beheerders zijn verantwoordelijk voor het beheren van één applicatie en werken op eilandjes. De functioneel applicatiebeheerders hebben alleen oog voor hun eigen applicatie en er wordt geen toezicht gehouden op de gehele dataflows in de organisatie, waardoor overzicht ontbreekt.
  2. De werkzaamheden focussen zich met name op het inrichten van functionaliteiten versus de gebruikerskant. Het releasebeleid en communicatieplannen missen regelmatig. De huidige trend is dat softwarebedrijven functionaliteiten steeds vollediger opleveren. Juist het functioneel beheer deel (overbrengen naar de gebruiker) versus applicatiebeheer gaat steeds belangrijker worden.

De heerser van de data wordt niet aangesloten bij projecten

Regelmatig wordt de Functioneel applicatiebeheerder niet of laat aangehaakt bij invloedrijke projecten. Hierdoor worden er cruciale stappen overgeslagen. Zoals; hoe kunnen wijzigingen het beste worden ingericht? Wat zijn de consequenties voor de gebruikers? En hoe gaat dit gecommuniceerd worden?

Gevolg is dat er fouten ontstaan met tijdrovende herstel acties. De jaarovergang illustreert dat dit terugkomende project een voorbeeld is waarin de rol als functioneel applicatiebeheerder van cruciaal belang is. Toezicht op het juist doorvoeren van wijzigingen, consequenties en communicatie is het middel om fouten te voorkomen.


Consequenties van het niet juist borgen van de rol van Functioneel applicatiebeheer

Het niet juist borgen van de rol applicatiebeheer resulteert in gemiste kansen en risico’s voor de organisatie. We leggen de consequenties uit met praktijkvoorbeelden:

  1. Privacy en veiligheid: FAB beheert de autorisatieafspraken en dus de toegang tot de dossiers. Gebrekkig toezicht hierop resulteert in datalekken.

    Voorbeeld: Bij de uitdiensttreding werden de inloggegevens niet stopgezet. Gevolg was dat medewerkers die al jaren uitdienst waren nog steeds konden inloggen.

  2. Gebruikerstevredenheid: Vaak is de doorlooptijd van incidenten hoog. Het is geen uitzondering dat nieuwe medewerkers 2 weken moeten wachten op het krijgen van een account. Dit resulteert in onnodige weerstand.

    Voorbeeld: Het komt regelmatig voor dat medewerkers pas na 2 weken een account hebben. Gevolg is dat de behandelaar geen dossiers kan openen; rapportages & productie wordt niet geschreven.

  3. Financieel; Het onjuist en onzorgvuldig inrichten van een ECD/EPD heeft financiële consequenties.

    Voorbeeld: Tijdens de jaarovergang zijn de tarieven niet juist ingericht voor het product vervoer. Dit was een kleine maar cruciale fout. Hierdoor hebben we voor een aanzienlijke periode niet gefactureerd voor vervoer, terwijl we hier wel degelijk recht op hadden.

  4. Rapportagemogelijkheden: Informatie mist doordat er geen inzicht is in de standaard rapportages die al beschikbaar zijn in het ECD/EPD.

    Voorbeeld: Zorgpersoneel hield zaken bij middels een Excel-bestand terwijl de organisatie ze met standaardrapportages had kunnen bedienen. Zo is er meer en sneller inzicht in cijfers. Het zorgpersoneel wordt nu ontzorgt door de juiste informatie-uitwisseling.

  5. Profiteren van nieuwe ontwikkelingen blijft achter; Vaak betalen zorgorganisaties een licentie bedrag per maand voor de gehele dienstverlening van een ECD/EPD. Echter wordt de ontwikkelagenda met wijzigingen en nieuwe functionaliteiten niet in de gaten gehouden. Gevolg is dat nieuwe en slimme functionaliteiten niet worden gebruikt. Als organisatie betaal je dan 100% maar gebruikt 60% van de applicatie.

    Voorbeeld: We gebruikten een apart (betaalde) applicatie voor de dubbele medicatie controle. We waren ons er niet van bewust dat het ECD/EPD dit al tijden ook als eHealth toepassing beschikbaar had. Nu we dit weten installeren we de nieuwe functionaliteit en nemen we afscheid van de applicatie. Zo profiteren we van het ECD/EPD en worden kosten bespaard.

3 tips voor positionering van functioneel applicatiebeheer in de zorg

De genoemde risico’s zijn gelukkig makkelijk te voorkomen. We nemen je mee in 3 overzichtelijke tips waardoor je meer kan profiteren van je ECD/EPD.

Tip 1: Maak functioneel applicatiebeheer zichtbaar en van belang

  1. Definieer de functioneel applicatiebeheer rol altijd, ongeacht de grote van de organisatie. Definieer de taken en het vaste aantal uur per week, zodat de medewerker doelgericht aan de gang kan.
  2. Zorg dat deze rol altijd is aangehaakt bij invloedrijke projecten. Immers; verandering in een organisatie veroorzaakt altijd wijzigingen in data en informatie.
  3. Creëer key-users. Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor de gebruikersondersteuning. Zorg dat er structureel overleg is met de key-users. Zo kan de eindgebruiker zijn stem laten horen, scholingsbehoefte wordt gesignaleerd, waardoor kennis kan worden overdragen naar de rest van de organisatie.
  4. Maak het functioneel applicatiebeheer team verantwoordelijk voor het juist gebruik van alle applicaties. Vanuit dit oogpunt zal er meer gefocust worden op privacy en veiligheid, een wijzigingsstructuur, releasebeleid en communicatie.

Tip 2: Investeer in kennis & grip op informatie

  1. Zorg dat er basiskennis aanwezig is over de beheermodellen en theorieën (ITIL, BISL, ASL). Deze modellen staan aan de basis van de functioneel applicatiebeheerrol en kennis hierover is noodzakelijk.
  2. Maak een applicatielandschap; dit is net zo belangrijk is als het inzicht hebben in het organigram in een organisatie. Waar HR verantwoordelijk is voor het organigram, is FAB hier verantwoordelijk voor het applicatielandschap. Het applicatielandschap kan je zien als de datakaart van de organisatie. Dit klinkt ingewikkeld, maar hou het simpel:
    A. Maak een overzicht van alle applicatie
    B. Formulier welke informatie in elke applicatie zit
    C. Maak de koppelingen inzichtelijk
    D. Markeer de bronregistratie

Alle projecten, releases, wijzigingen in processen moeten getoetst worden aan het applicatielandschap. Zo is er overzicht en zijn de consequenties in beeld.

Tip 3: Laat je inspireren door je ECD/EPD

Een ECD/EPD is nooit af en altijd in ontwikkeling. Elk jaar komen er nieuwe interessante functionaliteiten bij die de zorgorganisatie verder kunnen helpen. Zorg dat je altijd op de hoogte bent van de ontwikkelagenda van het ECD/EPD en wat dit de organisatie kan brengen. Maak weloverwogen keuzes waardoor je profiteert van technologische vernieuwingen.

Hulp of advies nodig over Functioneel applicatiebeheer?

De zorgspecial ‘Functioneel Applicatiebeheer gaat over grip krijgen op de kernapplicatie in de zorg; Het ECD/EPD. De toegevoegde waarde van FAB zit hem juist in de duorol, het kunnen inzoomen in een applicatie en het overzicht bewaken over alle informatie. Daarvoor is kennis, kunde en duidelijkheid nodig.

Cure4 biedt een full-service functioneel applicatiebeheer pakket aan waarmee zorgorganisaties volledig worden ontzorgd. Wij bieden deze service structureel op afstand, maar ook incidenteel op locatie als tijdelijke ondersteuning is gewenst, bijvoorbeeld tijdens piekperiodes.

In de zorgspecial ‘Functioneel Applicatiebeheer’ vind je meer informatie en bevat onder meer de volgende onderwerpen:

  • Alle processen binnen full-service applicatiebeheer
  • Het onboardingsproces beschreven
  • De zes verschillende beheerpakketten
Downloaden

Jantine Vos & Judith Hegger

Experts Functioneel Applicatiebeheer

Wil jij maandelijks meer weten over Applicatiebeheer en andere zorgthema’s?

  Inschrijven voor de nieuwsbrief

Jantine Vos

Functioneel Applicatiebeheerder

Judith Hegger

Consultant Care

©2021 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact