Chaos voorkomen? Dit is waarom functioneel applicatiebeheer cruciaal is in de zorg!

De rol functioneel applicatiebeheer is vandaag de dag misschien wel de meest onderbelichte rol bij zorgorganisaties. Ondanks dat zorgorganisaties zich wel degelijk bewust zijn van de rol, gaat het mis in de positionering, het imago en de uiteenzetting van de rol.

We leggen uit wat functioneel applicatiebeheer is, hoe de rol functioneel applicatiebeheer momenteel meestal (niet) is belegd bij zorgorganisaties, welke risico’s hieraan vastkleven en welke kansen nog kunnen worden benut. Tot slot geven we handvatten hoe je deze rol overzichtelijk en laagdrempelig kan waarborgen in de organisatie.

Functioneel applicatiebeheer; nieuwkomer en steeds belangrijker

We richten ons hier met name op de kernapplicatie; het ECD/EPD. Wanneer hier geen toezicht op is ontstaat er chaos in de dossierkast. Dit brengt inefficiëntie en risico’s met zich mee. Een ECD/EPD faciliteert immers vele processen; de dossiervoering, facturatie, rapportages, inkoopproces, HR/SA-processen en de accountantscontrole. Het ECD/EPD is hier het administratieve middelpunt van een zorgorganisatie. Verantwoordelijkheid nemen voor het gebruikersbeheer van het ECD/EPD is van cruciaal belang en behoort tot functioneel applicatiebeheerder.

De rol functioneel applicatiebeheer is relatief nieuw in de zorg. De afgelopen decennia is ook de zorg meegegaan met de technologische ontwikkelingen. Het ministerie van VWS heeft vermeld dat het kabinet wederom subsidies gaat geven als impuls voor innovatieve toepassingen in de zorg. Met als gevolg dat er steeds meer applicaties geïmplementeerd worden ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De SA/HRM/ZA-dossierkasten zijn grotendeels vervangen door het ECD/EPD.

Het gestructureerd beheren van deze applicaties is pas vanaf 2000 in de aandacht gekomen. Grip op dataverwerking en beheer van de systemen wordt steeds complexer en belangrijker. Immers; met de komst van digitalisering dragen deze applicaties meer bij aan het voortbestaan van een organisatie.

Wat is functioneel applicatiebeheer in de zorg?

De term functioneel applicatiebeheer bestaat in theorie helemaal niet; In geen enkel model en theorie over beheerprocessen (ITIL, BiSL, ASL) wordt gesproken over functioneel applicatiebeheer.
In de praktijk voegen zorgorganisaties de volgende twee rollen samen:

Applicatiebeheer: houdt zich bezig met het beheer en wijzigen van applicaties naar aanleiding van geconstateerde fouten of veranderende technische of functionele eisen. Applicatiebeheer is dus het inrichten van de applicatie.

Functioneel beheer: beheert het gebruik van de bedrijfsinformatie. Functioneel beheer vertaalt de wensen van de gebruikers, structureert wijzigingen en ondersteunt de gebruiker bij het dagelijks gebruik.

Et voilà: Met de samenvoeging van deze twee is de lange term functioneel applicatiebeheer ter wereld gekomen. Het is dus een combinatie tussen het beheren/inrichten van functionaliteiten en het beheren van de informatievoorziening in een organisatie.

Consequenties van het niet juist borgen van de rol van Functioneel applicatiebeheer

Het niet juist borgen van de rol applicatiebeheer resulteert in gemiste kansen en risico’s voor de organisatie. We leggen de consequenties uit met praktijkvoorbeelden:

1. Privacy en veiligheid: FAB beheert de autorisatieafspraken en dus de toegang tot de dossiers. Gebrekkig toezicht hierop resulteert in datalekken.
   

   Voorbeeld: Bij de uitdiensttreding werden de inloggegevens niet stopgezet. Gevolg was dat medewerkers die al jaren uitdienst waren nog steeds konden inloggen.

2. Gebruikerstevredenheid: Vaak is de doorlooptijd van incidenten hoog. Het is geen uitzondering dat nieuwe medewerkers 2 weken moeten wachten op het krijgen van een account. Dit resulteert in onnodige weerstand.
   

   Voorbeeld: Het komt regelmatig voor dat medewerkers pas na 2 weken een account hebben. Gevolg is dat de behandelaar geen dossiers kan openen; rapportages & productie wordt niet geschreven.

3. Financieel; Het onjuist en onzorgvuldig inrichten van een ECD/EPD heeft financiële consequenties.
   

   Voorbeeld: Tijdens de jaarovergang zijn de tarieven niet juist ingericht voor het product vervoer. Dit was een kleine maar cruciale fout. Hierdoor hebben we voor een aanzienlijke periode niet gefactureerd voor vervoer, terwijl we hier wel degelijk recht op hadden.

4. Rapportagemogelijkheden: Informatie mist doordat er geen inzicht is in de standaard rapportages die al beschikbaar zijn in het ECD/EPD.
   

   Voorbeeld: Zorgpersoneel hield zaken bij middels een Excel-bestand terwijl de organisatie ze met standaardrapportages had kunnen bedienen. Zo is er meer en sneller inzicht in cijfers. Het zorgpersoneel wordt nu ontzorgt door de juiste informatie-uitwisseling.

5. Profiteren van nieuwe ontwikkelingen blijft achter; Vaak betalen zorgorganisaties een licentie bedrag per maand voor de gehele dienstverlening van een ECD/EPD. Echter wordt de ontwikkelagenda met wijzigingen en nieuwe functionaliteiten niet in de gaten gehouden. Gevolg is dat nieuwe en slimme functionaliteiten niet worden gebruikt. Als organisatie betaal je dan 100% maar gebruikt 60% van de applicatie.
   

   Voorbeeld: We gebruikten een apart (betaalde) applicatie voor de dubbele medicatie controle. We waren ons er niet van bewust dat het ECD/EPD dit al tijden ook als eHealth toepassing beschikbaar had. Nu we dit weten installeren we de nieuwe functionaliteit en nemen we afscheid van de applicatie. Zo profiteren we van het ECD/EPD en worden kosten bespaard.