Verslimmen van de zorg met RPA

De zorg verslimmen met Robotic Process Automation (RPA)

Vrijwel iedere grotere zorgorganisatie heeft vacatures op de zorgadministratie, financiële administratie of salarisadministratie. Steeds meer organisaties lossen dit op door te kiezen voor outsourcing. Cure4 nam een virtuele collega aan: Petra. Zij doet allerlei nuttig werk zoals het zelfstandig inboeken van inkoopfacturen, aanvragen van VOG’s en het versturen van aanmaningen. Wat kun je zo’n virtuele ‘robotcollega’ allemaal leren en wat levert het op?

Die vraag stellen we aan Arjan Hoogendijk, teammanager van de afdelingen Financiële administratie en Zorgadministratie bij Cure4. Cure4 is outsourcingspecialist in de zorg en verzorgt voor tientallen zorgorganisaties de administratie. “Wij groeien snel en zijn daarom continu op zoek naar nieuwe medewerkers”, vertelt Arjan. “Maar die medewerkers moet je met een lampje zoeken, zeker in de huidige arbeidsmarkt. Daar komt bij dat we bij sommige klanten nauwelijks nog efficiencyverbeteringen kunnen behalen omdat we de processen al volledig hebben geoptimaliseerd en maximaal geautomatiseerd.”

Dat zit zo: bij de onboarding van nieuwe klanten neemt Cure4 de zorgadministratie, salarisadministratie of financiële administratie in eerste instantie vrijwel altijd ‘as is’ over, met de processen zoals de klant ze heeft ingeregeld. Gaandeweg voert Cure4 verbeteringen door. Dat gebeurt door processen te optimaliseren en het maximale uit de software te halen waar de klant mee werkt. Arjan: “Omdat wij gecertificeerd AFAS-partner zijn en de meeste van onze klanten met AFAS werken, kennen wij alle achterdeurtjes die een gemiddelde zorgorganisatie niet kent en dus ook niet gebruikt. Maar op een gegeven moment hebben wij ook daar alle mogelijkheden benut.”

Virtuele collega
Daarom ging Cure4 op zoek naar een manier om in die situaties de administratie tóch nog verder te verslimmen. Arjan kende vanuit eerdere werkomgevingen de kracht van Robotic Process Automation (RPA). Waar veel mensen bij het woord robots denken aan fysieke robots, gaat het bij RPA om virtuele bots die administratieve taken uitvoeren. Iedereen kent wel de chatbot, een goed voorbeeld van zo’n virtuele collega. Maar in de administratieve processen van zorgorganisaties gaat het meer om taken zoals het overtypen van informatie van het ene in het andere systeem, bijvoorbeeld vanuit een verwijsbrief in een zorgsysteem. Of om het controleren en matchen van bepaalde data, zoals een factuur met een order.

Arjan maakte een shortlist van potentiële partners van RPA technologie. Op dat lijstje stond ook Tacstone Technology, een implementatiepartner met veel opdrachtgevers in de zorg. Ze implementeren de technologie van UIPath, de grootste en meest volwassen speler in dit domein. Bij de eerste kennismaking was er gelijk een klik. Een klik op zakelijk gebied; de twee bedrijven zien allebei kansen om RPA in te zetten binnen Cure4 en Tenzinger en bij opdrachtgevers. Maar ook op cultureel vlak; beide hebben een hands on mentaliteit. Belangrijke ingrediënten voor een succesvol partnership.

Mark de Poorter, partner bij Tacstone Technology en verantwoordelijk voor de zorgsector, legt uit hoe een virtuele collega kan ondersteunen. Hij zegt: “RPA is eigenlijk een verzamelterm van verschillende technieken. Je kunt binnen een applicatie bepaalde processen handiger maken, maar de grote kracht van RPA ligt erin dat je over meerdere applicaties heen taken kunt laten uitvoeren, oftewel een proces end-to-end kunt automatiseren. Neem het proces rond het aannemen van een nieuwe cliënt. De zorgorganisatie ontvangt van de huisarts een verwijsbrief met daarin gegevens over de cliënt. Die gegevens worden overgetypt in het ECD en vervolgens stuurt iemand handmatig een uitnodiging voor een afspraak of een e-mail dat hij op de wachtlijst staat. Met RPA kun je dat hele proces automatiseren. De virtuele collega haalt volautomatisch de juiste gegevens uit de verwijsbrief, neemt ze over in het ECD, checkt de agenda of de wachtlijst en stuurt een e-mail met de juiste relevante informatie naar de cliënt.” Dit levert niet alleen tijdswinst op voor de zorginstelling, maar de versnelde afhandeling van de verwijzing zorgt er ook voor dat een cliënt veel eerder op de hoogte is.

Enorme tijdbesparing
Er zijn honderden taken die je zo’n virtuele collega kunt laten doen, maar Cure4 wilde beginnen met de financiële administratie, vertelt Arjan. “Want die bestaat nog altijd uit ontzettend veel relatief simpele repetitieve handelingen die veel tijd kosten. Denk bijvoorbeeld aan het controleren en inboeken van een factuur. Bij een simpele factuur met slechts één of enkele orderregels kost dat hooguit enkele minuten per factuur, maar daar heeft een zorgorganisatie er wel duizenden per maand van. Bij complexe facturen, zoals bijvoorbeeld een energiefactuur die soms uit wel 50 orderregels bestaat die op verschillende kostenplaatsen moeten worden ingeboekt, kost het controleren en inboeken misschien wel een uur. Kortom, het is enorm tijdrovend werk. Bovendien zien wij dat onze medewerkers het controleren en betaalbaar stellen van facturen niet het meest uitdagende werk vinden om te doen. Daarom zijn we bij onze eerste klant, IrisZorg, begonnen met het robotiseren van dit proces.” Factuurcontrole is een proces waar Tacstone Technology al veel ervaring mee heeft, zegt Mark. “We hebben dit al voor heel veel andere organisaties, ook buiten de zorg, gedaan.”

Laat dat Petra maar doen
De eerste processen zijn al gerobotiseerd en ideeën voor meer toepassingen zijn er volop. Sterker nog, Cure4-collega’s dragen ze continu aan. Arjan somt op:
“Een VOG aanvragen en in het HR-systeem zetten, aanmaningen maken en versturen, bepaalde controles uitvoeren die nodig zijn om te kunnen declareren. ‘Laat Petra, onze virtuele collega, dat maar doen’ hoor ik nu regelmatig als ik de werkvloer oploop. Het kan onze collega’s niet snel genoeg gaan. Ook zij zien de potentie om tot uitdagender werk te komen en vooral de potentie de zorg te verslimmen.”

IrisZorg moedigt dit enthousiasme alleen maar aan, ziet Arjan. “Zij hebben gekozen voor outsourcing van hun administratie bij Cure4 omdat ze zelf ook beseften dat het efficiënter kon. Ze wisten alleen niet hoe. Wij hebben voor hen de processen gestroomlijnd en halen al het maximale uit de systemen die ze gebruiken voor hun financiële, HR- en zorgadministratie. Met RPA kunnen we de volgende stap zetten.”

Petra is nooit ziek
Mark wijst erop dat Petra een aantal voordelen heeft ten opzichte van haar fysieke collega’s. “Ze is nooit ziek, hoeft geen pauze te houden en werkt met alle plezier ook ’s avonds en ’s nachts door. Bovendien maakt ze geen fouten, terwijl mensen bij bijvoorbeeld het overtypen van data wel snel een typefout maken.

Daar staat tegenover dat je haar wel heel expliciet moet vertellen wat ze moet doen. “Een taak moet precies afgebakend zijn en altijd volgens dezelfde stappen plaatsvinden”, zegt Mark. “En je moet natuurlijk Petra nieuwe werkinstructies geven als bijvoorbeeld een systeem een update krijgt of als er ergens in de processen iets verandert. Aan een gewone medewerker laat je zien hoe het proces na zo’n wijziging loopt, bij Petra verander je het RPA-script.”

De toepassingen waar Cure4 mee begint zijn redelijk eenvoudig en rechtlijnig, maar je kunt heel ver gaan, zegt Mark. “De technologie waar wij mee werken, UIPath, beschikt bijvoorbeeld ook over Task Automation. Je hebt het dan over een virtuele collega die fungeert als persoonlijk assistent van een individuele medewerker. Onder water kijkt de virtuele collega een aantal weken mee hoe iemand bepaalde taken verricht en kan daarna bepaalde werkzaamheden zelfstandig uitvoeren. Dit is zelflerende – machine learning – technologie, waarmee je nog complexere taken en handelingen kunt automatiseren. Je kunt zelfs tools zoals ChatGPT integreren. De virtuele collega kan dan bijvoorbeeld een tekstvoorstel maken voor een e-mail.

Voor Cure4 hoeft het nu nog niet zo complex. “We kunnen in eerste instantie genoeg tijdswinst halen door het robotiseren van de standaardwerkzaamheden die we tienduizenden keren per maand uitvoeren. Laten we eerst daar maar heel goed in worden”, zegt Arjan.

Administraties verslimmen
Want dat er veel tijd te besparen valt, staat voor hem als een paal boven water. En dat is ook precies waarom de zorg een focusmarkt is voor Tacstone Technology, zegt Mark. “Het personeelstekort in de zorg is groot en loopt alleen maar op. Het enige antwoord hierop is dat we zaken echt slimmer gaan aanpakken, waardoor je met hetzelfde aantal mensen meer werk kunt verzetten. Banken en verzekeraars omarmen de voordelen van RPA al lang, maar de zorg loopt nog achter. Er is een kennisachterstand op bestuurs- en directieniveau, maar ook bij ICT-afdelingen van zorgorganisaties. Er wordt nog teveel gedacht in termen van softwarepakketten, terwijl het zou moeten gaan over processen. Veel processen lopen over meerdere pakketten heen en juist daar boek je met een virtuele collega zoals Petra de tijdswinst.” Hoeveel tijdswinst Cure4 precies gaat boeken is niet concreet te zeggen. “Dat gaan we natuurlijk meten. Tegelijkertijd zie je dat de ontwikkelingen snel gaan en dat er continu nieuwe mogelijkheden ontstaan”, zegt Arjan. “We zien in ieder geval volop ruimte administraties efficiënter in te richten en daarmee tijd terug te geven aan de zorg.”

Aantrekkelijke werkgever
Behalve tijdswinst vindt hij nog iets anders heel belangrijk: Petra neemt vooral de saaie, onaantrekkelijke taken over. “Voor vrijwel iedere administratieve baan geldt dat hoogopgeleide mensen een deel van hun tijd eenvoudig werk doen. Dat was tot nu toe bijna niet te voorkomen. Maar met RPA kunnen we hier een eind aan maken. Bij alle werkzaamheden die we vaker volgens precies dezelfde stappen verrichten, gaan wij ons voortaan afvragen: kunnen we Petra voor deze taak opleiden? Daarmee worden we een veel aantrekkelijkere werkgever, want al dat handmatige boekwerk vervalt en er komt veel intelligenter en leuker werk voor in de plaats.” Een enorme pre op deze schaarse arbeidsmarkt. Want de noodzaak om processen te verslimmen is al groot en wordt in de toekomst alleen nog maar groter.

Cure4 heeft Petra aangenomen, en omdat zij nooit ziek is en in het weekend en ‘s nachts doorwerkt, kan ze ook voor jouw zorginstelling aan de slag. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van robotisering voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op!

Neem contact op

©2024 Cure4 |

Cure4 is onderdeel van Tenzinger B.V. | Disclaimer
Contact