In onderstaande blog ga ik wat dieper in op een specifieke en intensieve vorm van samenwerking: het opzetten van een organisatie–overstijgende gezamenlijke medische dienst, zoals Gehandicaptenzorg instellingen SDW en SOVAK in West-Brabant aan het inrichten zijn.
Business Consultancy
Samenwerken in de regio: Het opzetten van een gezamenlijke medische dienst in de langdurige zorg
Ook in de langdurige zorg (gehandicaptenzorg en ouderenzorg) wordt gekeken naar mogelijkheden om, in lijn met het Integraal ZorgAkkoord (IZA), verdere onderlinge samenwerking in de regio op te zoeken in de hoop de zorg voor de lange termijn van hoge kwaliteit te houden, maar ook toegankelijk en betaalbaar te houden. Landelijke ontwikkelingen en voorbeelden geven daarin naast technische ontwikkelingen een stimulans die de samenwerking eenvoudiger maken.
Waarom een gezamenlijke dienst organiseren?
De eerste vraag je je daarbij kunt stellen is: waarom zou je voor zo’n intensieve samenwerking kiezen? Veel gehandicapten- en ouderenzorginstellingen kampen met dezelfde uitdagingen: er vindt veel vergrijzing van personeel plaats en de instroom is minder dan gewenst, waardoor er schaarste ontstaat aan bekwaam zorgpersoneel.
Hiernaast neemt de complexiteit van zorgvragen toe, wat bijvoorbeeld merkbaar wordt doordat huisartsen zich niet altijd bekwaam en ondersteund voelen in de zorg voor deze doelgroepen. Dat zorgt er weer voor dat de toegang tot algemene medische zorg voor deze cliënten onder druk komt te staan.
Samenwerking borgt de zorgkwaliteit
Als kleine of middelgrote zorginstelling is daardoor de uitdaging om kwalitatief hoogwaardige medische zorg te blijven leveren groot. Dit vormt dus een logische aanleiding om te inventariseren of je deze zorg niet beter gezamenlijk kunt organiseren, met als doel de kwetsbaarheid te verkleinen en daarmee de continuïteit te vergroten.
Wanneer je daarbij opereert in aansluitende regio’s, met vergelijkbare doelgroepen, is een dergelijke samenwerking opeens een logisch scenario.
Welke vergelijkbare initiatieven zijn er?
Op het gebied van medisch generalistische zorg zijn er inmiddels veel landelijke initiatieven gaande die daarin als goed voorbeeld dienen. Deze hebben allemaal als doel om toegang tot en kwaliteit van geneeskundige zorg die medische diensten bieden te behouden voor met name de doelgroepen ouderen en verstandelijk gehandicapten.
Zo is het bijvoorbeeld een prominent onderwerp waar Vilans regionale initiatieven in ondersteunt met kennis en begeleiding. Vaak is de oplossing om de medisch generalistische zorg te concentreren in de regio en er een poliklinische faciliteit voor te maken.
Ook vinden er initiatieven plaats om verpleegkundige consultatie of triage op afstand te organiseren, waardoor met name artsen worden ontlast.
Leren van de VVT: gezamenlijke voordeur als inspiratie
Maar goede voorbeelden waarin er echt wordt gekozen voor het gezamenlijk organiseren van de medische zorg lijken er nog niet te zijn. Wel is het zo dat de uitdagingen die je tegenkomt vergelijkbaar zijn met een ander initiatief dat je wel vaker met name in de VVT ziet: het opzetten van een gezamenlijke voordeur: hierbij wordt de doorstroom van cliënten vanuit ziekenhuizen naar verpleeghuizen door verschillende verpleeginstellingen gezamenlijk georganiseerd, waardoor de doorstroom zo optimaal mogelijk is en beschikbare plaatsen efficiënt worden ingezet.
Kortom: het is een traject waarin wel inspiratie kan worden opgedaan voor bepaalde onderdelen van het traject, maar er lijken nauwelijks voorbeelden te zijn van het inrichten van een gezamenlijke medische dienst.
Hoe pak je het aan en welke uitdagingen kun je verwachten?
Een gezamenlijke medische dienst opzetten voor twee of meer partijen is een complex proces. Uiteindelijk geef je mogelijk een stuk autonomie op wanneer je het echt juridisch zou samenvoegen. Maar voordat je daar bent, zijn er nog veel tussenstappen te gaan.
Vergelijk de ideale situatie met de huidige situatie
De gekozen aanpak is om eerst in kaart te brengen hoe de toekomstige medische dienst er idealiter uitziet en hoe je verwacht dat de omgeving en doelgroep er dan uitziet. Vervolgens (en dit kan ook parallel) breng je in kaart hoe de medische diensten er nu uitzien; in welke opzichten deze van elkaar verschillen en juist overeenkomen. Hieruit ontstaat zicht op het “gat” tussen gewenst en huidig en moet een aanpak volgen hoe dit gat te dichten.
Nauwe samenwerking met betrokkenen
In de tussentijd vraagt dit om veel betrokkenheid van veel verschillende mensen die al dan niet geraadpleegd of geïnformeerd worden. Daarvoor moet je vooraf een duidelijk beeld hebben waar je naar streeft en hoe je dat simpel kunt uitleggen. Maar ook dwingt het om ideeën van betrokkenen echt te verwerken in de aanpak. Deze werkwijze is niet revolutionair en wordt vaak gebruikt bij grote verandertrajecten. Maar aan het concreet uitvoeren van dit traject gaat vaak uitvoerige afstemming vooraf; denken de organisaties hetzelfde over het uiteindelijke doel? Zijn ze bereid om daar ook echt de juiste capaciteit aan toe te wijzen (vaak een indicatie of die benodigde commitment er ook echt is)?
We zijn nog maar in een beginfase van de uitvoer en dus de hobbels van het voortraject voorbij, maar hebben inmiddels de overtuiging dat het streven haalbaar is. De positieve energie die dat oplevert ook uitdragen helpt daarbij enorm.
Voorbeeld gehandicaptenzorg
Namens Cure4 doorloop ik momenteel samen met gehandicaptenzorg instellingen SDW en SOVAK een traject met als intentie om een gezamenlijke medische dienst in te richten.
Carola Verhagen (Manager behandeling SOVAK) en Jozien van de Lindeloof (Manager behandeling SDW) vertellen hierover het volgende:
We hebben al een lang traject achter de rug om vast te stellen wat we willen en waarom. Dit is ook gedeeld met medewerkers van de medische diensten. Inmiddels merken we dat zij het plan om te komen tot een gezamenlijke medische dienst ook omarmen of er in ieder geval voor open staan. Dit is een essentiële stap om concreet te gaan maken hoe we de inrichting precies voor ons zien.
Ben je ook benieuwd of deze vorm van samenwerking voor jouw organisatie wenselijk en haalbaar is? Ik ga er graag met je over in gesprek.
Heb je een vraag?
Hoe werk je effectief samen in de jeugdzorg?
Download onze whitepaper: Samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg en kom er direct achter!
Business Consultancy
Zo word je een datagedreven zorgorganisatie
Steeds meer zorgorganisaties zien hoe waardevol de informatie is die ze toch al opslaan in hun systemen. De kunst is om die waarde eruit te halen en zo de zorg te verslimmen. Cure4 werkt intensief samen met 6Gorilla’s om opdrachtgevers die willen sturen op data te helpen. Derkje, Doris en Lilian vertellen hoe zij dat doen.
De zorg verslimmen met datagedreven oplossingen, dat is de missie van Cure4. Klinkt mooi, maar voor velen ook erg abstract. Daar kan Derkje Andrée Wiltens, Business consultant bij Cure4, zich alles bij voorstellen. “Veel van onze klanten houden handmatig allerlei Excellijstjes bij. Ze zien niet in dat ze daarmee dubbel werk doen, want die informatie staat meestal ook al ergens in hun ECD, HR-systeem of financiële administratie. Als je de informatie die je vastlegt combineert met informatie uit andere systemen en bronnen, heb je een veel betere basis om analyses te maken waardoor je real-time inzicht krijgt in de stand van zaken.”
Declaratiedashboard
Lilian Roos, dataconsultant bij Cure4 kan tientallen voorbeelden noemen van lijstjes die kunnen worden omgezet in visuele dashboards. Het is haar dagelijkse werk om hierover na te denken. “Bij Cure4 nemen wij de zorg-, financiële, salaris- en/of personeelsadministratie van zorgorganisaties over. We kijken dan altijd hoe we de administratieve processen eenvoudiger kunnen inrichten, zodat we dezelfde hoeveelheid werk met minder mensen kunnen doen.” Het maken van dashboards op basis van informatie die al in een financieel systeem, HR-systeem of EPD wordt vastgelegd, is één van die manieren.
Ze noemt als voorbeeld een declaratiedashboard, dat met een druk op de knop inzichtelijk maakt hoe hoog je budgetplafond is, hoeveel je van dat geld al hebt gedeclareerd en aan welke producten. Het dashboard zou een voorspelling kunen maken waar je aan het eind van het jaar op uitkomt, rekening houdend met de in- en uitstroom van cliënten en de productiviteit van de behandelaren. “De stand van zaken rond declaraties is één van de belangrijkste KPI’s waar het management van een zorgorganisatie op stuurt, maar om goed inzicht te verkrijgen schrapen ze vaak informatie uit allerlei systemen bij elkaar. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Bij Cure4 bouwen wij dashboards die continu real-time inzicht geven in de status.”
Maatwerk of kant-en-klaar dashboard
Dit kunnen maatwerk dashboards zijn, specifiek ontwikkeld voor één organisatie en precies aansluitend bij de manier waarop die organisatie haar zorgadministratie en financiële administratie heeft ingericht. Maar Cure4 heeft voor MijnZorgDeclaratie ook een kant-en-klaar dashboard ontwikkeld voor kleinere zorgorganisaties. “Hun bedrijfsvoering is namelijk redelijk ‘recht-toe-recht-aan’, waardoor een standaard dashboard goed werkt. Bij grote organisaties met meerdere locaties en meerdere vormen van zorg is het complexer. Er zijn dan verschillende manieren waarop je je zorgadministratie kunt inrichten en daarom is in die gevallen vrijwel altijd maatwerk nodig”, zegt Lilian.
De dashboards worden gebouwd door 6Gorilla’s. Doris Bakker, BI-consultant bij 6Gorilla’s, zegt: “Ons specialisme is om data te vertalen naar informatie waar je op kunt sturen. Daar komt veel bij kijken. Je moet allereerst weten: welke informatie heb je precies nodig om betere beslissingen te kunnen nemen? Dat betekent dat we goed moeten doorvragen, want vaak zit er een vraag achter de vraag. Daarna kijken we: welke data hebben we nodig om deze vraag te beantwoorden? Vervolgens is het de kunst om deze data, die vaak in verschillende systemen staat, centraal te ontsluiten op ons dataplatform. Dit platform is in staat om ruwe data uit verschillende systemen te converteren naar de juiste zorgstandaarden, waardoor de data klaar is voor analyse. Tot slot denken wij na over de visualisatie: hoe presenteren we de informatie zo dat het duidelijk is en de eindgebruiker die slechts op één manier kan interpreteren en er direct mee aan de slag kan?”
Gecombineerde data geven je een veel betere basis om analyses te maken
Van voortraject tot nazorg
Cure4 en 6Gorilla’s werken intensief met elkaar samen, vertelt Derkje. “De Cure4 Business consultants hebben veel toegevoegde waarde in het voortraject. Wij zijn gespecialiseerd in procesoptimalisatie en kennen daardoor de processen van onze opdrachtgevers goed. We zien bij welke organisatieonderdelen en processen er een informatiebehoefte is en weten goed hoe we hierop kunnen inspelen. Voor het daadwerkelijk ontsluiten, structureren en standaardiseren van de data werken we samen met 6Gorilla’s. Zij hebben ook veel expertise in het bouwen en valideren van de dashboards, waarna wij de implementatie verzorgen en ervoor zorgen dat ze in de praktijk ook daadwerkelijk worden gebruikt. We zijn dus echt een verlengstuk van elkaar.” Derkje en Doris hebben Lilian erbij gevraagd omdat zij vakinhoudelijk veel weet van datavisualisatie. “Ik denk veel na over storytelling: hoe presenteer ik de informatie zo dat het dashboard een verhaal vertelt? Ik wil graag dat een dashboard voor zich spreekt en dat het aanzet tot actie doordat je in één oogopslag ziet: dit loopt niet goed dus hier moet ik iets aan doen”, legt Lilian uit.
Helder doel
Eén van de opdrachtgevers waar de drie dames voor aan de slag gingen, is iHUB, een organisatie die jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd-ggz biedt. Omdat de organisatie zo breed en divers is, zijn er veel verschillende softwareapplicaties in gebruik. Er is een grote behoefte aan sturing op basis van gecombineerde data die verspreid staat over meerdere applicaties. Derkje: “Zij hebben een informatieanalist in dienst die al veel voorwerk had gedaan. Hij had circa twintig KPI’s geformuleerd waar iHUB op wil gaan sturen. Hij had ook al uitgezocht welke data nodig zijn om dat inzicht te verschaffen. Wij hebben meegedacht over welke mensen wat gaan doen met de stuurinformatie en wat dat dan betekent voor hoe je die informatie weergeeft. Want een locatiemanager wil andere gegevens zien dan een behandelaar of manager bedrijfsvoering.” Toen dit helder was, kon de data worden ingeladen in het dataplatform van 6Gorilla’s, zodat de data gestructureerd en gestandaardiseerd kon worden.
Pas daarna kon het team beginnen met het bouwen van de dashboards. Doris: “Op basis van de eerste inventarisatie gaan we de diepte in. We merken dat opdrachtgevers in hun hoofd vaak al een idee hebben van wat ze willen zien, maar als we doorvragen blijkt dat verschillende mensen verschillende verwachtingen hebben. Het komt ook regelmatig voor dat ze data registreren op een andere manier dan hoe we die vooraf bedacht hebben. Dan moeten we dus een andere oplossing bedenken of de views zo aanpassen dat het dashboard wel de juiste data samenbrengt. Ook kan het zijn dat de brondata onvolledig is, waardoor er eerst een datakwaliteitsproject moet worden gestart.”
Onderbuikgevoel kwantificeren
Datagedreven werken levert verschillende voordelen op. Anders dan wat je weleens in de ICT-vakmedia leest, leidt het zelden tot volledig nieuwe inzichten, zegt Lilian. “Het is negen van de tien keer zo dat de data een bepaald onderbuikgevoel bevestigen. Ze helpen om een gevoel te kwantificeren. In plaats van ‘ik heb het idee dat de wachtlijst langer wordt’ kun je zeggen: voor deze vorm van zorg is de wachtlijst nu zoveel weken en voor deze vorm van zorg zoveel weken. Je kunt veel preciezer de vinger op de zere plek leggen en daardoor ook beter en gedetailleerder onderbouwen waardoor dat komt.”
Sommige dashboards geven ook feedback op de manier van werken, denk bijvoorbeeld aan een dashboard over declaratiefouten en niet gedeclareerde zorg. “Je kunt in een dashboard redenen inzichtelijk maken waarom bepaalde zorg niet kon worden gedeclareerd. Zo geef je gerichte feedback op basis waarvan een zorgorganisatie zijn processen kan verbeteren”, zegt Lilian. “Zo’n KPI gaat dan echt leven en mensen gaan hun best doen om de fouten te reduceren.”
Een dashboard moet aanzetten tot actie: dit loopt niet goed, hier moet ik iets aan doen
En het wordt nog interessanter als dashboards ook een voorspellende functie hebben. Op basis van de status van de huidige behandeltrajecten en de indicaties van cliënten op de wachtlijst, kun je bijvoorbeeld voorspellen welke zorg je over een halfjaar levert. Zo kun je beter anticiperen op wat komen gaat. De voordelen liggen dus op diverse vlakken. Derkje concludeert dan ook: “Het ontwikkelen van dashboards vraagt natuurlijk een initiële investering. Maar het is in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt echt zonde dat medewerkers handmatig Excellijstjes moeten maken, terwijl wij je kunnen helpen de data vanuit de verschillende systemen te combineren en inzichtelijk te maken. Uiteindelijk verdien je de investering ook terug. Die kans moet je niet laten lopen.”
Dit artikel stond ook in het Zorgverslimmers magazine, dat bomvol innovatieve oplossingen en ideeën staat. De 2024 versie is nu uit, heb je interesse? Vraag het dan gratis aan en ontvang het digitaal of per post.
Magazine aanvragenNeem contact op
Business Consultancy
Samen Sterker: de positieve impact van consortia in de jeugdzorg
In de Nederlandse zorg is samenwerking geen luxe, maar een noodzaak. Dit geldt ook voor de jeugdzorg, waar cliënten zorg op maat vereisen. Het Nederlandse Zorgakkoord onderstreept het belang van samenhang en samenwerking tussen verschillende zorgdomeinen om de kwaliteit en toegankelijkheid van zorg te waarborgen.
In dit artikel duiken we dieper in de samenwerking binnen de jeugdzorg, de opkomst van consortia, en hoe deze samenwerkingsverbanden bijdragen aan efficiëntere en effectievere zorgverlening voor kinderen en hun families.
Consortia in de jeugdzorg
“Gezondheid is voor iedereen belangrijk. Het helpt mensen om een goed leven te leiden, zelf en met elkaar. Wanneer de gezondheid wankelt, wil iedereen kunnen rekenen op goede, toegankelijke en betaalbare zorg en ondersteuning op basis van de (para)medische, verpleegkundige en gemeentelijke expertise. Die zorg staat echter toenemend onder druk. Als we niets doen, dreigt de zorg vast te lopen. We moeten daarom aan de slag. De zorgsector, de politiek en de samenleving als geheel; alleen samen kunnen we de zorg toekomstbestendig maken.”
Samenwerking in de jeugdzorg: waarom is het van belang?
Bovenstaande inleiding van het Nederlands Zorgakkoord benadrukt het belang van goede samenwerking, zowel binnen als tussen de verschillende domeinen in de zorg. Samenwerking in de zorg komt in verschillende vormen voor. In de jeugdsector zie je bijvoorbeeld dat jeugdzorgaanbieders meer gaan samenwerken, om zo passendere zorg te kunnen leveren aan kind en systeem. Steeds vaker hebben kinderen problematieken, waardoor er expertisedisciplines nodig zijn om op maat gemaakte zorg te kunnen leveren. Dit vraagt om verbinding van jeugdhulp met andere disciplines, zoals de huisarts, het lokale team, justitie, de onderwijsconsultent en school en de opvoedhulp. Integrale jeugdhulp kan leiden tot betere afstemming van hulpverleners, minder wisselingen in hulpverleners en continuïteit van zorg tijdens overgangsfases.
Daarnaast nemen de personeelstekorten ook binnen de jeugdzorg al jarenlang toe, dit zorgt mede voor de noodzaak om intensiever samen te werken binnen de regio. Dit is namelijk een oplossing om de toenemende administratieve lasten van de samenwerkende partijen efficiënt aan te pakken.
Ook vanuit de verschillende gemeenten wordt samenwerking gestimuleerd, zoals in de regio Zuid-Kennemerland en IJmond. Steeds meer gemeenten willen af van het woud aan contracten dat ze hebben met jeugdhulpaanbieders. Ze kiezen vaker voor een hoofdaannemer, die dan zelf afspraken over de inkoop van zorg moet maken met de onderaannemers. Hoewel we ook steeds meer samenwerkingsverbanden van gemeenten zien, zoals bijvoorbeeld de GRJR in regio Rijnmond, gaat dit artikel met name over samenwerking tussen jeugdzorgaanbieders.
Trends en Gevolgen van Hoofd- en Onderaannemerschap
Steeds meer jeugdzorgaanbieders werken samen in de vorm van hoofd- en onderaannemersconstructie: 67% van alle jeugdzorgaanbieders zegt deze vorm van samenwerken te gebruiken. Dit betreft dan veelal 7% van hun totale omzet. Met name de grotere jeugdzorgaanbieders werken veel samen, zo hebben aanbieders met een omzet > 40 miljoen euro vaak meer dan 90 onderaannemers (Jeugdautoriteit, 2023).
Zorgaanbieders hebben door de hoofd- en onderaannemerconstructie geen vrije keuze meer of ze wel of niet in onderaannemerschap gaan. Ze worden er soms toe gedwongen omdat gemeenten nog maar met een beperkt aantal partijen willen samenwerken. Zo verliezen kleinere aanbieders hun zelfstandigheid. Daarnaast kan de administratieve complexiteit verhuizen van de gemeenten naar de zorgaanbieders. De zorgorganisaties krijgen te maken met hogere administratieve lasten. Lasten waar niemand op zit te wachten. Daarnaast bestaat het risico dat er dubbele registratie zal plaatsvinden, omdat je zowel in je samenwerkingsverband als vanuit je eigen moederorganisatie moet registreren in het ECD en de verschillende informatiesystemen (nog) niet met elkaar communiceren.
Waar moet je op letten bij samenwerking in de jeugdzorg?
Samenwerkingsverbanden kennen dus zowel voordelen als nadelen. Om een samenwerking met meerdere jeugdzorgaanbieder te laten slagen is het van belang heldere afspraken te maken over de toegang, verdeling van cliënten, zorgverlening en de financiële afhandeling van de geleverde zorg. Daarnaast is een goede onderlinge communicatie ook cruciaal om van een samenwerking een succes te maken. Hoe meer betrokken partijen, hoe moelijker het is om eenduidig en helder te communiceren terwijl dat wel nodig is als we de regie van het zorgproces steeds meer bij de client (en zijn systeem) willen leggen. Daarnaast zijn er vaak veel diverse systemen (zoals ECD’s, ERP-systemen, HRM-, clientvolgsystemen) betrokken bij dergelijke samenwerkingsverbanden. Daarom zijn heldere afspraken extra belangrijk, anders bestaat het risico dat de samenwerking zowel zorginhoudelijk als financieel vastloopt.
Hoe werk je effectief samen in de jeugdzorg?
Download onze whitepaper: Samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg en kom er direct achter!
Whitepaper: Samenwerkingsverbanden in de jeugdzorg
Jeugdzorg: samen sta je sterker
Hoe werk je effectief samen zonder de administratieve lasten te verhogen?
Business Consultancy
Samenwerking als sleutel tot toegankelijke en kwalitatieve zorg
Dit is het eerste artikel in een reeks over samenwerking; het biedt vele voordelen, maar brengt ook de nodige complexiteit met zich mee. Lees over het belang van samenwerking en maak kennis met diverse vormen van samenwerkingen binnen de zorg.
De Nederlandse zorgsector kampt met meerdere uitdagingen, zoals bijvoorbeeld de personeelstekorten. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden en om ons voor te bereiden op de toekomst, wordt steeds meer ingezet op (regionale) samenwerking en gegevensuitwisseling. Dit zijn dan ook twee voorname speerpunten van het Integraal Zorgakkoord (IZA).
Waarom zou je een samenwerking aangaan?
Nederland heeft een van de beste zorgstelsels van de wereld. De betaalbaarheid en toegankelijkheid van ons stelsel staan echter al jarenlang onder druk. Met name als gevolg van grote personeelstekorten en capaciteitsuitdagingen. Deze uitdagingen worden mede veroorzaakt door de vergrijzing, waardoor veel zorgmedewerkers in de komende jaren met pensioen zullen gaan, terwijl de zorgvraag hierdoor juist blijft toenemen. In 2040 zal naar verwachting één op de vier mensen in de zorg moeten werken om dezelfde kwaliteit van zorg te kunnen blijven bieden. Bovendien zullen de zorgkosten tegen 2040 naar schatting 20% van ons BBP bedragen. Kortom, er is veel werk aan de winkel.
Mede door deze ontwikkelingen is het Integraal Zorgakkoord gesloten om de toegankelijkheid, kwaliteit en betaalbaarheid van de zorg de komende jaren te blijven garanderen. Twee van de belangrijkste pijlers van het IZA zijn samenwerking en gegevensuitwisseling. Samenwerking in de regio, zowel tussen zorgorganisaties als tussen domeinen (GGZ, huisartsenzorg, enzovoort), wordt een van de belangrijkste trends waar de komende jaren op wordt ingezet.
Samenwerken is van alle tijden
Samenwerken is niet plotseling een nieuw fenomeen; een organisatie is immers al een samenwerkingsverband van individuen die zich realiseren dat ze samen effectiever en efficiënter zijn dan als afzonderlijke individuen. En hoewel het soms al moeilijk genoeg is om binnen je eigen afdeling of organisatie samen te werken, is samenwerking tussen organisaties nog complexer. De manier waarop de zorg is georganiseerd en gefinancierd is niet altijd het meest effectief en efficiënt en kan zelfs samenwerking belemmeren. Toch wordt steeds vaker erkend dat samenwerking die organisaties overstijgt, kan bijdragen aan een betere zorg in termen van kwaliteit, toegankelijkheid of betaalbaarheid. Het erkennen van het gezamenlijke maatschappelijke belang is dan ook de belangrijkste drijfveer voor samenwerkingen. Bovendien ontstaan er steeds meer (technologische) middelen om dit te ondersteunen, wat de kans op succes vergroot.
Verschillende vormen van samenwerking
Samenwerking komt in veel verschillende vormen voor. Om een samenwerking goed te laten verlopen, moet in eerste instantie duidelijk zijn of deze op vrijwillige basis plaatsvindt of dat er een dwingend karakter achter zit, zoals van een financier. In de jeugdzorg zie je bijvoorbeeld dat jeugdzorgaanbieders gezamenlijk een consortium moeten vormen, hoewel ze dat liever niet willen. In andere zorgsectoren, zoals de ouderenzorg, zie je steeds vaker dat zorgaanbieders een gezamenlijke ‘voordeur’ organiseren, waar cliënten zich kunnen aanmelden op een centraal platform. Vervolgens worden ze op basis van beschikbaarheid en wensen bij een van de VVT-aanbieders in de regio geplaatst. Dit is een voorbeeld van het organiseren van de juiste zorg op de juiste plek. Hierbij leveren zorgaanbieders gegevens aan voor dit centrale platform met betrekking tot capaciteit, zodat cliënten met hun zorgvraag naar de juiste zorgaanbieder binnen de regio kunnen worden doorverwezen.
In de gehandicaptenzorg worden vanwege tekorten op de arbeidsmarkt steeds creatievere oplossingen bedacht om de beperkte beschikbaarheid van artsen op te vangen, bijvoorbeeld door het opzetten van gezamenlijke medische diensten. In de medische specialistische zorg zie je steeds meer netwerkzorg ontstaan rondom een ziektebeeld, bijvoorbeeld dementie, of zorgvorm, bijvoorbeeld palliatieve zorg.
Hoe zorg je voor effectieve samenwerking?
Er zijn veel verschillende aanleidingen of onderwerpen waarop je een samenwerking kunt initiëren. En zo zijn er ook veel verschillende samenwerkingsvormen. Maar waar moet je op letten bij een samenwerking? Zowel de samenwerkingspartners als de randvoorwaarden, zoals gegevensuitwisseling, moeten goed georganiseerd zijn. Wat zijn de kernkarakteristieken voor goede samenwerking? Hoe wissel je gegevens uit tussen samenwerkingspartners? Welke vorm en intensiteit van samenwerking is het meest passend?
In deze blogreeks nemen we je mee in de wereld van samenwerking binnen de zorg. Tijd om gezamenlijk te verkennen hoe we samenwerken in de zorg kunnen stimuleren en verbeteren!
Efficiënt samenwerken in de zorg?
Zeker zijn dat jouw samenwerking efficiënt is ingericht? Neem contact met ons op en onze Business Consultants kijken met je mee!
Blog
Wachttijdverzachters in de jeugdzorg
Wachtlijsten zijn van alle tijden, maar de laatste jaren zijn ze flink toegenomen binnen de jeugdzorgsector. Deze wachttijden kunnen voor gezinnen en cliënten een bron van frustratie en stress zijn.
Wachten wordt door jongeren ervaren als een langdurig en vervelende fase, waarin problematiek kan verergeren. Het voorkomen van lange wachttijden is daarom belangrijk, maar door het complexe speelveld (met veel betrokken partijen) is de beïnvloedbaarheid hiervan is echter beperkt. De realiteit is dat in het huidige zorglandschap deze problemen nog een tijd blijven bestaan. Maar wat als we het wachten kunnen omzetten in een kans voor groei en verbetering voor jongeren?
Halverwege 2023 zijn diverse gemeenten met eigen initiatieven aan de slag gegaan met het beter benutten van wachttijden. Zo maakt de gemeente Oisterwijk zich hard om terugval bij kinderen te voorkomen en is de jeugdzorgregio Holland-Rijnland aan de slag gegaan met het organiseren van een beter voorveld zodat instroom in de specialistische jeugdhulp verminderd. Daarnaast doen gemeenten ook onderzoeken naar de financiële prikkels, hoe de budgetplafonds flexibeler kunnen worden om wachttijden te verminderen. Deze pilots laten zien dat interventies die cliënten stimuleren om eigen regie te nemen belangrijk zijn in de strijd tegen wachtlijsten, waarbij de cliënt en diens omgeving geactiveerd worden. Deze inzichten bieden een invalshoek op het (beter) benutten van wachttijden in de jeugdzorg, door de focus volledig te leggen op wat er wél kan. Door vroegtijdig met client en systeem aan de slag te gaan, wordt mogelijk de therapietrouw verbeterd. Jongeren komen daarmee beter aan het stuur van hun eigen zorgproces.
Mogelijke hindernissen bij het benutten van de wachttijd
Als het goed benutten van de wachttijd zo simpel was, dan waren eerdere pogingen door zorgorganisaties allang succesvol gebleken. Bij het benutten van wachttijden liggen er namelijk diverse mogelijke hindernissen op de weg. Een eerste hindernis kan de zorgplicht zijn. Zorgaanbieders hebben juridisch een zorgplicht zodra een jongere bij hen in zorg komt. Het spelen van een actieve rol van een behandelaar tijdens de wachttijd kan daarom ook de start van de zorgplicht betekenen. Het is echter wel een belangrijke randvoorwaarde dat de zorgorganisatie in de wachtfase een faciliterende rol heeft.
Een tweede hindernis kan zijn dat verschillende clientgroepen verschillende behoeften kunnen hebben in een wachttijd: hoe weet je in dat geval wat de juiste behoefte is voor deze jongere? Een boksles is voor sommige jongeren bijvoorbeeld een goede wachtlijstverzachter, maar voor anderen juist niet. Een wachtlijstverzachter moet passen bij de jongere en niet verplicht zijn. Een interventie gericht op het benutten van de wachttijd mag dus niet zonder meer voorbijgaan aan de behoeften van en risico’s voor een cliënt.
Een derde hindernis is rolverdeling. Welke wachttijdverzachter heeft welke verantwoordelijkheid, waarbij een duidelijk verschil zit tussen sociale wachttijdverzachters (zoals een sportschool) of een professionele wachttijdverzachter (bijvoorbeeld een groepssessie bij een GGZ-aanbieder). Beide type rollen hebben ook een andere informatiebehoefte om de taak als wachttijdverzachter te kunnen uitvoeren. Een professionele wachttijdverzachter heeft data nodig ten behoeve van een interventie tijdens de wachttijd. Zaken zoals hoe informatie vastgelegd moet worden en hoe dit vervolgens uitgewisseld kan worden, zijn relevante vragen voor deze zorgverlener. Bijvoorbeeld bij een groepssessie moet de groepstherapeut wel weten waarom een jongere komt deelnemen, ten behoeve van welk behandeldoel. In het verlengde van oorzaken, ligt ook de vraag welke informatie kan (en mag) er al gedocumenteerd worden in het geval er tijdens een wachtperiode alsnog geholpen wordt in een gezin of bij een jongere. Wie mag er dan vervolgens bij deze informatie en welk recht heeft de jongere om dit te bepalen?
Voor een sociale wachttijdverzachter (bijvoorbeeld een sportschool) is deze informatiebehoefte er in principe niet, afgezien van een aanmelding vanuit een wijkteam wellicht. Bij deze vorm van wachttijdondersteuning is het juist van belang dat het vrijblijvend en laagdrempelig is ten behoeve van korte termijn resultaten.
Een vierde mogelijke hindernis is de regionale samenwerking met andere partijen en de daaruit voortvloeiende financiering. Denk hierbij aan gemeenten en verwijzers. Onderlinge afstemming en praktisch organiseren is vaak veel werk. Daarnaast is het ook financieel een uitdaging. Het is daarom essentieel dat er een faciliterende rol uitgaat vanuit de gemeente en de betrokken zorgaanbieder.
Samen het probleem aanpakken
Het is van vitaal belang dat jongeren betrokken worden tijdens de wachttijd. Een goede samenwerking tussen zorgaanbieder, gemeente en verwijzer (bijvoorbeeld huisarts of buurtteam) is essentieel om dit probleem aan te pakken. Creatieve ideeën zijn nodig om regionale wachttijden aangenamer te maken. Het doel van de wachttijd verzachten is het betrekken van de cliënt en zijn of haar sociale netwerken om deze periode aangenamer te maken. Daarbij is het belangrijk dat deelname aan een activiteit van een pilot vrijblijvend is voor jongeren. De zorgorganisatie dient een faciliterende rol te spelen, bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van ruimtes en personeel voor een groepssessie. Een activiteit van een pilot dient aansprekend te zijn voor een jongere en/of gezin. Zij moeten uit interesse willen deelnemen aan een activiteit, dan wel fysiek of digitaal.
Het goed benutten van wachttijden kan met verschillende tools aangepakt worden. In heel Nederland worden er steeds meer initiatieven in gang gezet om jongeren te helpen tijdens het wachten op een behandeling. Deze initiatieven ontstaan nu op kleine schaal in wijken en/of steden. Voorbeelden van wachttijd verzachten kunnen zijn:
- Groepssessies. Het organiseren van groepssessies waar jongeren met vergelijkbare uitdagingen elkaar kunnen ontmoeten en ervaringen kunnen delen.
- Het aanmoedigen van fysieke activiteit als middel om stress en frustratie te verminderen.
- Het faciliteren van virtuele ontmoetingen tussen jongeren en zorgverleners kan voor jongeren de drempel verlagen om sneller hulp zoeken tijdens de wachtperiode. Het voordeel van beeldbellen is dat dit op elk moment kan wanneer een jongere behoefte heeft aan een goed gesprek.
- Daarnaast zou het aanbieden voor eHealth modules jongeren kunnen helpen om zelfstandig aan de slag te gaan met hun problematiek.
De belangrijkste boodschap is dat zorgaanbieders van elkaar kunnen leren hoe ze omgaan met dit thema. Zet samen de schouders eronder en leer van elkaars initiatieven om de wachttijd aangenamer te maken voor jongeren. Daarbij is het creëren van positieve ervaringen voor jongeren een essentieel onderdeel om de wachttijd succesvol door te komen. Bovenal moeten we onthouden dat wachten niet stilzitten betekent, maar eerder een kans om vooruit te komen.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!
Business Consultancy
Optimalisatieslag voor WelThuis met de Procesverslimmer Kickstart
Structurele personeelstekorten, hoge werkdruk en toenemende administratieve lasten. Dit zijn voor veel zorgorganisaties geen nieuwe begrippen. Ook bij WelThuis, een organisatie met diverse woonzorgcentra voor ouderen en chronisch zieken, vormt dit een aanzienlijke uitdaging. Bij het team Zorgadministratie wordt door medewerkers een hoge werkdruk ervaren en is er weinig tijd voor het beheren en optimaliseren van interne processen. Hierbij bestaat het risico dat medewerkers uitvallen of de zorgorganisatie verlaten vanwege de hoge werkdruk. Continuïteit en daarmee ook kwaliteit is dan ook een groot risico.
Corrie Wageveld, manager Financiën & ICT, vertelt: “We zien in de zorg, maar ook op ondersteunende functies binnen onze organisatie, de krapte van de arbeidsmarkt terugkomen. Op dit moment hebben wij specifiek op Zorgadministratie een knelpunt. Hiervoor hebben we de ‘Procesverslimmer Kickstart’ laten uitvoeren door Cure4.”
Vandaag de dag bieden technologische ontwikkelingen kansen om deze problemen aan te pakken, zoals automatisering en RPA. Echter ligt de sleutel bij het op orde hebben van de interne processen voordat zulke oplossingen meerwaarde hebben voor WelThuis. “Het doel van de scan was een combinatie van de mogelijkheden van procesverbeteringen en ontdekken waar er RPA-mogelijkheden zijn”, vertelt Corrie. Naar aanleiding van dit vraagstuk zijn consultants Koen Bosboom en Florian Dijkstra aan de slag gegaan.
Wat houdt de Procesverslimmer Kickstart in?
Er is gestart met het analyseren van de huidige situatie is, oftewel de nulmeting. Tijdens de nulmeting, een belangrijke eerste stap voor de scan, is een diepgaande analyse uitgevoerd, zowel op teamniveau als procesniveau. Verschillende aspecten zijn grondig getoetst om een volledig beeld te krijgen van de organisatie en dienen als basis voor verdere stappen in het verbeterproces. Denk hierbij aan:
- Inzichtelijkheid van processen;
- Personele bezetting;
- Borging van processen;
- Inventariseren kernprocessen;
- Procesvolwassenheid.
Ook het applicatielandschap en de organisatiestructuur is in beeld gebracht. In deze fase inventariseren we de betrokken applicaties, zoals het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), het financiële pakket, medicatievoorschriften, en andere relevante systemen. Op basis van de inzichten die we tijdens de nulmeting hebben opgedaan, zijn de taken geïnventariseerd en is een schatting gemaakt van de tijdsbesteding. Hiermee konden we bepalen of er een tekort is aan personeel en hoeveel dit tekort is.
Op basis van de analyse zijn verschillende oplossingsrichtingen geïnventariseerd om de tekorten aan te pakken. Al deze oplossingsrichtingen hebben als doel om de medewerkers van de Zorgadministratie te ontlasten in hun dagelijkse werkzaamheden.
Welke impact heeft dit gehad voor WelThuis?
Uit de scan zijn verschillende knelpunten en uitdagingen naar voren gekomen, welke allen uitgewerkt zijn in een uitgebreid analyse- en adviesrapport voor WelThuis.
Corrie vertelt: “De uitkomsten van de scan zijn bij ons erg positief ontvangen. Mijn collega’s bij de Zorgadministratie haalden veel herkenning uit het adviesrapport en waren erg tevreden met de adviezen en geboden oplossingen. Er kwamen gelijk andere teams binnen de organisatie met de vraag of ook de scan voor hen gemaakt kan worden.”
Het analyse- en adviesrapport is bij WelThuis op locatie gepresenteerd. “In een workshop vorm zijn Koen en Florian een dagdeel bij ons geweest. Door deze vorm van interactie werden onze collega’s ook getriggerd om hun ideeën te delen”, vertelt Corrie.
Begeleiding naar een permanente oplossing
Voor WelThuis zijn er verschillende concrete acties en adviezen uitgekomen, om te werken aan een permanente oplossing voor de te hoge werkdruk en personele onderbezetting in het Zorgadministratie team.
“In een van de adviezen kwam naar voren dat een formatie-uitbreiding nodig is als gevolg van de toegenomen werkzaamheden. Daar hebben we direct een vacature voor opgesteld en die wordt per 1 maart ingevuld. Ook zijn we concreet in gesprek met Cure4 over de geboden RPA-oplossingen”, vertelt Corrie.
In de adviezen zijn vervolgscenario’s uitgewerkt voor zowel de korte als middellange termijn, inclusief kosten- en batenanalyse. Zo begeleiden de consultants van Cure4 WelThuis naar een permanente oplossing.
Corrie: “De samenwerking met Cure4 hebben we als heel positief ervaren. Er werd in de samenwerking echt doorgepakt. Na ieder overleg werden de afspraken heel netjes benoemd en op teruggekomen.”
Benieuwd naar de Procesverslimmer Kickstart?
Snel inzicht in volwassenheid, optimalisaties en RPA-potentieel. Ben jij benieuwd wat de Procesverslimmer Kickstart voor jouw organisatie kan betekenen?
Consultancy
Een zelfstandig zorgadministratief team met grip op processen intern en met gemeenten bij de Rading
De Rading maakt sinds 2016 gebruik van het berichtenverkeer om gegevens over zorgtrajecten geautomatiseerd uit te wisselen met gemeenten. Zoals bij veel jeugdzorgorganisaties was het voor De Rading erg wennen om na de transitie van de Jeugdwet in 2015 op cliëntniveau veel gegevens met gemeenten uit te wisselen via Vecozo. Het indiceren, toewijzen en leveren van zorg aan Jeugdwet-gerechtigden wordt via deze dienst geregistreerd en gevolgd in de vorm van (retour)berichten.
Aan de andere kant moesten gemeentes ook wennen aan het werken met elektronische systemen en het berichtenverkeer doordat de jeugdwet een nieuwe taak was. Halverwege 2016 bleek dat de administratie in het elektronisch cliëntdossier van De Rading niet bij alle cliënten volledig was om de gegevensuitwisseling goed te laten verlopen.
De grootste uitdagingen voor de Rading waren:
- JW301’s (zorgtoewijzingen) opvragen bij gemeenten naar aanleiding van aanwezige verwijsbrieven en bepalingen van gecertificeerde instellingen, alvorens over te kunnen gaan op facturatie;
- Updaten zorgadministratieve processen doordat de werkwijze was veranderend door de transitie;
- Opzetten nieuw team zorgadministratie toen in 2017 beide zorgadministratieve medewerkers uit dienst gingen.
Hun wens
De Rading wenste meer grip te krijgen op het berichtenverkeer met gemeenten. Een deel van de zorg kon niet gefactureerd worden. Ten tijde dat Cure4 werd ingeschakeld was het belangrijkste om alle geleverde zorg gefactureerd te krijgen. Daarnaast was er behoefte aan een nieuw en efficiënter zorgadministratief proces. Dit om juiste en tijdige registratie van de geleverde zorg en volledige dossiervoering te bewerkstelligen. Dit is essentieel om te zorgen voor een goede financiële positie van De Rading en om te zorgen voor risicoreductie binnen de organisatie. De kennis met betrekking tot wetgeving en processen diende geborgd te worden in de organisatie.
Wat we hebben gedaan
Quickscan ideale zorgadministratie
“In de afgelopen jaren hebben wij diverse consultant van Cure4 over de vloer gehad, deze waren allemaal één voor één zeer professioneel en prettig in de omgang. Zij hebben voldoende kennis in huis over de jeugdzorg en maken nieuwe informatie zich snel eigen.”
Cure4 heeft allereerst alle dossiers van de eerste helft van 2016 nagelopen aan de hand van een door Cure4 ontwikkelde Quickscan Ideale ZA met diverse controlepunten. Hieruit bleek dat er een achterstand was op het berichtenverkeer en verwijzingen. Er werden zorgtoewijzingen opgevraagd indien de papieren verwijzingen/bepalingen daarvoor reeds aanwezig waren in het dossier. Ook werden er start- en stopberichten verstuurd als dit nog niet was gedaan. Door deze acties kon een deel van de geleverde zorg gefactureerd worden. Daarnaast werd een lijst voor hulpverleners opgesteld indien er nog geen geldige verwijzing aanwezig bleek te zijn. Op deze manier nam het percentage te factureren zorg verder toe.
Cure4 heeft De Rading ook nog ondersteund bij het afsluiten van voorgaande boekjaren. De aanwezige knelpunten om de geleverde zorg goed te kunnen factureren uit het ECD zijn verholpen en het nauwe contact met gemeenten heeft geleid tot administratieve afronding.
Procesanalyse
“Zij hebben zich onder andere bezig gehouden met het verbeteren van de processen rondom het administratieve proces van de zorg, ondersteuning bij de zorgadministratie indien er ondercapaciteit was en geholpen tot afronding te komen met gemeentes over ‘oudere’ jaren.”
Daarna is het volledige zorgadministratieve proces in kaart gebracht. Daarbij is ook het proces van hoofd- en onderaannemerschap meegenomen en zijn de processen over facturatie meegenomen. Medewerkers van de Rading zijn nauw betrokken geweest bij het opstellen van deze processen. Tevens zijn de interne zorgadministratieve processen in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Denk hierbij aan de velerlei mutaties die door verschillende afdelingen worden doorgegeven en via welke communicatiestromen deze mutaties het beste kunnen worden doorgegeven.
Toen bleek dat de huidige zorgadministratieve medewerkers hun loopbaan niet bij de Rading gingen voortzetten, heeft Cure4 de nieuwe medewerkers ingewerkt op het gebruik van het berichtenverkeer. Naast de nieuwe zorgadministratieve medewerkers is er ook een coördinator aangenomen die ook is ingewerkt door Cure4. Deze nieuwe rol was nodig voor het houden van overview en om verder in control te komen en te blijven. Cure4 heeft daarbij advies gegeven over het efficiënt verdelen van de werkzaamheden. Door regio’s te verdelen onder de medewerkers en alle taken binnen het berichtenverkeer op te pakken, nam het risico op fouten af.
Kennisdeling en borging
“Wij hebben de samenwerking met Cure4 als zeer prettig ervaren. Zij hebben ons ondersteund in een onzekere periode voor de Rading en eraan bijgedragen dat de zorgadministratie bij De Rading nu zelfstandig kan opereren.”
Om de kennis over de zorgadministratie verder te verhogen en de samenwerkingscompetenties te versterken, heeft het hele team onlangs één van onze leertrajecten gevolgd bestaande uit een praktijk gerichte masterclass. Deze masterclass heeft het team meer inzicht gegeven in de processen, taken en verantwoordelijkheden rondom de zorgadministratie.
Het resultaat is een zelfstandig zorgadministratief team dat grip heeft op het proces intern en op het proces met gemeenten. Er wordt proactief gehandeld om knelpunten te voorkomen.
Over De Rading
De Rading is een jeugdzorgaanbieder en verleent specialistische jeugdhulp aan kinderen, jongeren en gezinnen én is de grootste pleegzorgorganisatie in Midden Nederland. Al decennialang zetten zij hun expertise in voor excellente pleegzorg, meidenhulp, diagnostiek & ambulante behandeling en zelfstandigheidstraining.