Blog12 mrt 2024

Blog

Wachttijdverzachters in de jeugdzorg

Wachtlijsten zijn van alle tijden, maar de laatste jaren zijn ze flink toegenomen binnen de jeugdzorgsector. Deze wachttijden kunnen voor gezinnen en cliënten een bron van frustratie en stress zijn.

Koen Bosboom

Business Consultant bij Cure4

Bekijk profielBekijk profiel

Wachten wordt door jongeren ervaren als een langdurig en vervelende fase, waarin problematiek kan verergeren. Het voorkomen van lange wachttijden is daarom belangrijk, maar door het complexe speelveld (met veel betrokken partijen) is de beïnvloedbaarheid hiervan is echter beperkt. De realiteit is dat in het huidige zorglandschap deze problemen nog een tijd blijven bestaan. Maar wat als we het wachten kunnen omzetten in een kans voor groei en verbetering voor jongeren?

Halverwege 2023 zijn diverse gemeenten met eigen initiatieven aan de slag gegaan met het beter benutten van wachttijden. Zo maakt de gemeente Oisterwijk zich hard om terugval bij kinderen te voorkomen en is de jeugdzorgregio Holland-Rijnland aan de slag gegaan met het organiseren van een beter voorveld zodat instroom in de specialistische jeugdhulp verminderd. Daarnaast doen gemeenten ook  onderzoeken naar de financiële prikkels, hoe de budgetplafonds flexibeler kunnen worden om wachttijden te verminderen. Deze pilots laten zien dat interventies die cliënten stimuleren om eigen regie te nemen belangrijk zijn in de strijd tegen wachtlijsten, waarbij de cliënt en diens omgeving geactiveerd worden. Deze inzichten bieden een invalshoek op het (beter) benutten van wachttijden in de jeugdzorg, door de focus volledig te leggen op wat er wél kan. Door vroegtijdig met client en systeem aan de slag te gaan, wordt mogelijk de therapietrouw verbeterd. Jongeren komen daarmee beter aan het stuur van hun eigen zorgproces.

Mogelijke hindernissen bij het benutten van de wachttijd

Als het goed benutten van de wachttijd zo simpel was, dan waren eerdere pogingen door zorgorganisaties allang succesvol gebleken. Bij het benutten van wachttijden liggen er namelijk diverse mogelijke hindernissen op de weg. Een eerste hindernis kan de zorgplicht zijn. Zorgaanbieders hebben juridisch een zorgplicht zodra een jongere bij hen in zorg komt. Het spelen van een actieve rol van een behandelaar tijdens de wachttijd kan daarom ook de start van de zorgplicht betekenen. Het is echter wel een belangrijke randvoorwaarde dat de zorgorganisatie in de wachtfase een faciliterende rol heeft.

Een tweede hindernis kan zijn dat verschillende clientgroepen verschillende behoeften kunnen hebben in een wachttijd: hoe weet je in dat geval wat de juiste behoefte is voor deze jongere? Een boksles is voor sommige jongeren bijvoorbeeld een goede wachtlijstverzachter, maar voor anderen juist niet. Een wachtlijstverzachter moet passen bij de jongere en niet verplicht zijn. Een interventie gericht op het benutten van de wachttijd mag dus niet zonder meer voorbijgaan aan de behoeften van en risico’s voor een cliënt.

Een derde hindernis is rolverdeling. Welke wachttijdverzachter heeft welke verantwoordelijkheid, waarbij een duidelijk verschil zit tussen sociale wachttijdverzachters (zoals een sportschool) of een professionele wachttijdverzachter (bijvoorbeeld een groepssessie bij een GGZ-aanbieder). Beide type rollen hebben ook een andere informatiebehoefte om de taak als wachttijdverzachter te kunnen uitvoeren. Een professionele wachttijdverzachter heeft data nodig ten behoeve van een interventie tijdens de wachttijd. Zaken zoals hoe informatie vastgelegd moet worden en hoe dit vervolgens uitgewisseld kan worden, zijn relevante vragen voor deze zorgverlener. Bijvoorbeeld bij een groepssessie moet de groepstherapeut wel weten waarom een jongere komt deelnemen, ten behoeve van welk behandeldoel. In het verlengde van oorzaken, ligt ook de vraag welke informatie kan (en mag) er al gedocumenteerd worden in het geval er tijdens een wachtperiode alsnog geholpen wordt in een gezin of bij een jongere. Wie mag er dan vervolgens bij deze informatie en welk recht heeft de jongere om dit te bepalen?

Voor een sociale wachttijdverzachter (bijvoorbeeld een sportschool) is deze informatiebehoefte er in principe niet, afgezien van een aanmelding vanuit een wijkteam wellicht. Bij deze vorm van wachttijdondersteuning is het juist van belang dat het vrijblijvend en laagdrempelig is ten behoeve van korte termijn resultaten.

Een vierde mogelijke hindernis is de regionale samenwerking met andere partijen en de daaruit voortvloeiende financiering. Denk hierbij aan gemeenten en verwijzers. Onderlinge afstemming en praktisch organiseren is vaak veel werk. Daarnaast is het ook financieel een uitdaging. Het is daarom essentieel dat er een faciliterende rol uitgaat vanuit de gemeente en de betrokken zorgaanbieder.

Samen het probleem aanpakken

Het is van vitaal belang dat jongeren betrokken worden tijdens de wachttijd. Een goede samenwerking tussen zorgaanbieder, gemeente en verwijzer (bijvoorbeeld huisarts of buurtteam) is essentieel om dit probleem aan te pakken. Creatieve ideeën zijn nodig om regionale wachttijden aangenamer te maken. Het doel van de wachttijd verzachten is het betrekken van de cliënt en zijn of haar sociale netwerken om deze periode aangenamer te maken. Daarbij is het belangrijk dat deelname aan een activiteit van een pilot vrijblijvend is voor jongeren. De zorgorganisatie dient een faciliterende rol te spelen, bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van ruimtes en personeel voor een groepssessie. Een activiteit van een pilot dient aansprekend te zijn voor een jongere en/of gezin. Zij moeten uit interesse willen deelnemen aan een activiteit, dan wel fysiek of digitaal.

Het goed benutten van wachttijden kan met verschillende tools aangepakt worden. In heel Nederland worden er steeds meer initiatieven in gang gezet om jongeren te helpen tijdens het wachten op een behandeling. Deze initiatieven ontstaan nu op kleine schaal in wijken en/of steden. Voorbeelden van wachttijd verzachten kunnen zijn:

  • Groepssessies. Het organiseren van groepssessies waar jongeren met vergelijkbare uitdagingen elkaar kunnen ontmoeten en ervaringen kunnen delen.
  • Het aanmoedigen van fysieke activiteit als middel om stress en frustratie te verminderen.
  • Het faciliteren van virtuele ontmoetingen tussen jongeren en zorgverleners kan voor jongeren de drempel verlagen om sneller hulp zoeken tijdens de wachtperiode. Het voordeel van beeldbellen is dat dit op elk moment kan wanneer een jongere behoefte heeft aan een goed gesprek.
  • Daarnaast zou het aanbieden voor eHealth modules jongeren kunnen helpen om zelfstandig aan de slag te gaan met hun problematiek.

De belangrijkste boodschap is dat zorgaanbieders van elkaar kunnen leren hoe ze omgaan met dit thema. Zet samen de schouders eronder en leer van elkaars initiatieven om de wachttijd aangenamer te maken voor jongeren. Daarbij is het creëren van positieve ervaringen voor jongeren een essentieel onderdeel om de wachttijd succesvol door te komen. Bovenal moeten we onthouden dat wachten niet stilzitten betekent, maar eerder een kans om vooruit te komen.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg!

Meer weten?

Wil je graag een volgende stap zetten in het bundelen van je wachtlijstdata van je verschillende samenwerkingspartners? Cure4 kan je hiermee helpen. Wij zijn kennishouders van het samenbrengen van proces, mens en systeem door middel van data en systemen om informatie te bundelen en daarmee geven wij tijd terug aan de zorg. We bespreken onze ideeën hierover graag persoonlijk met je!

Klantverhaal22 feb 2024

Business Consultancy

Optimalisatieslag voor WelThuis met de Procesverslimmer Kickstart

Structurele personeelstekorten, hoge werkdruk en toenemende administratieve lasten. Dit zijn voor veel zorgorganisaties geen nieuwe begrippen. Ook bij WelThuis, een organisatie met diverse woonzorgcentra voor ouderen en chronisch zieken, vormt dit een aanzienlijke uitdaging. Bij het team Zorgadministratie wordt door medewerkers een hoge werkdruk ervaren en is er weinig tijd voor het beheren en optimaliseren van interne processen. Hierbij bestaat het risico dat medewerkers uitvallen of de zorgorganisatie verlaten vanwege de hoge werkdruk. Continuïteit en daarmee ook kwaliteit is dan ook een groot risico.

Corrie Wageveld, manager Financiën & ICT, vertelt: “We zien in de zorg, maar ook op ondersteunende functies binnen onze organisatie, de krapte van de arbeidsmarkt terugkomen. Op dit moment hebben wij specifiek op Zorgadministratie een knelpunt. Hiervoor hebben we de ‘Procesverslimmer Kickstart’ laten uitvoeren door Cure4.”

Vandaag de dag bieden technologische ontwikkelingen kansen om deze problemen aan te pakken, zoals automatisering en RPA. Echter ligt de sleutel bij het op orde hebben van de interne processen voordat zulke oplossingen meerwaarde hebben voor WelThuis. “Het doel van de scan was een combinatie van de mogelijkheden van procesverbeteringen en ontdekken waar er RPA-mogelijkheden zijn”, vertelt Corrie. Naar aanleiding van dit vraagstuk zijn consultants Koen Bosboom en Florian Dijkstra aan de slag gegaan.

Wat houdt de Procesverslimmer Kickstart in?
Er is gestart met het analyseren van de huidige situatie is, oftewel de nulmeting. Tijdens de nulmeting, een belangrijke eerste stap voor de scan, is een diepgaande analyse uitgevoerd, zowel op teamniveau als procesniveau. Verschillende aspecten zijn grondig getoetst om een volledig beeld te krijgen van de organisatie en dienen als basis voor verdere stappen in het verbeterproces. Denk hierbij aan:

  • Inzichtelijkheid van processen;
  • Personele bezetting;
  • Borging van processen;
  • Inventariseren kernprocessen;
  • Procesvolwassenheid.

Ook het applicatielandschap en de organisatiestructuur is in beeld gebracht. In deze fase inventariseren we de betrokken applicaties, zoals het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), het financiële pakket, medicatievoorschriften, en andere relevante systemen. Op basis van de inzichten die we tijdens de nulmeting hebben opgedaan, zijn de taken geïnventariseerd en is een schatting gemaakt van de tijdsbesteding. Hiermee konden we bepalen of er een tekort is aan personeel en hoeveel dit tekort is.

Op basis van de analyse zijn verschillende oplossingsrichtingen geïnventariseerd om de tekorten aan te pakken. Al deze oplossingsrichtingen hebben als doel om de medewerkers van de Zorgadministratie te ontlasten in hun dagelijkse werkzaamheden.

Welke impact heeft dit gehad voor WelThuis?
Uit de scan zijn verschillende knelpunten en uitdagingen naar voren gekomen, welke allen uitgewerkt zijn in een uitgebreid analyse- en adviesrapport voor WelThuis.

Corrie vertelt: “De uitkomsten van de scan zijn bij ons erg positief ontvangen. Mijn collega’s bij de Zorgadministratie haalden veel herkenning uit het adviesrapport en waren erg tevreden met de adviezen en geboden oplossingen. Er kwamen gelijk andere teams binnen de organisatie met de vraag of ook de scan voor hen gemaakt kan worden.”

Het analyse- en adviesrapport is bij WelThuis op locatie gepresenteerd. “In een workshop vorm zijn Koen en Florian een dagdeel bij ons geweest. Door deze vorm van interactie werden onze collega’s ook getriggerd om hun ideeën te delen”, vertelt Corrie.

Begeleiding naar een permanente oplossing
Voor WelThuis zijn er verschillende concrete acties en adviezen uitgekomen, om te werken aan een permanente oplossing voor de te hoge werkdruk en personele onderbezetting in het Zorgadministratie team.

“In een van de adviezen kwam naar voren dat een formatie-uitbreiding nodig is als gevolg van de toegenomen werkzaamheden. Daar hebben we direct een vacature voor opgesteld en die wordt per 1 maart ingevuld. Ook zijn we concreet in gesprek met Cure4 over de geboden RPA-oplossingen”, vertelt Corrie.

In de adviezen zijn vervolgscenario’s uitgewerkt voor zowel de korte als middellange termijn, inclusief kosten- en batenanalyse. Zo begeleiden de consultants van Cure4 WelThuis naar een permanente oplossing.

Corrie: “De samenwerking met Cure4 hebben we als heel positief ervaren. Er werd in de samenwerking echt doorgepakt. Na ieder overleg werden de afspraken heel netjes benoemd en op teruggekomen.”

Benieuwd naar de Procesverslimmer Kickstart?

Snel inzicht in volwassenheid, optimalisaties en RPA-potentieel. Ben jij benieuwd wat de Procesverslimmer Kickstart voor jouw organisatie kan betekenen?

Bekijk ook eens deze kennisbank artikelen

Blog12 mrt 2024

Wachttijdverzachters in de jeugdzorg

Wachtlijsten in de jeugdzorg zijn van alle tijden, maar de laatste jaren zijn flink toegenomen. Welke rol spelen wachttijdverzachters hierin?
Lees meer +
Blog04 mrt 2024

Laag percentage – bijzonder tarief 2024

Wat is het bijzonder tarief in 2024? En hoe wordt dit bepaald? En wat doe je als je in een te lage tariefgroep wordt beloond?
Lees meer +
Blog17 jan 2024

Het is weer tijd voor de jaarafsluiting en jaarrekening

Het nieuwe jaar is net van start gegaan. Daarom is het de hoogste tijd om bezig te gaan met de jaarafsluiting voor jouw zorgorganisatie.
Lees meer +
Klantverhaal08 mei 2020

Consultancy

Een zelfstandig zorgadministratief team met grip op processen intern en met gemeenten bij de Rading

De Rading maakt sinds 2016 gebruik van het berichtenverkeer om gegevens over zorgtrajecten geautomatiseerd uit te wisselen met gemeenten. Zoals bij veel jeugdzorgorganisaties was het voor De Rading erg wennen om na de transitie van de Jeugdwet in 2015 op cliëntniveau veel gegevens met gemeenten uit te wisselen via Vecozo. Het indiceren, toewijzen en leveren van zorg aan Jeugdwet-gerechtigden wordt via deze dienst geregistreerd en gevolgd in de vorm van (retour)berichten.

Aan de andere kant moesten gemeentes ook wennen aan het werken met elektronische systemen en het berichtenverkeer doordat de jeugdwet een nieuwe taak was. Halverwege 2016 bleek dat de administratie in het elektronisch cliëntdossier van De Rading niet bij alle cliënten volledig was om de gegevensuitwisseling goed te laten verlopen.

De grootste uitdagingen voor de Rading waren:

  • JW301’s (zorgtoewijzingen) opvragen bij gemeenten naar aanleiding van aanwezige verwijsbrieven en bepalingen van gecertificeerde instellingen, alvorens over te kunnen gaan op facturatie;
  • Updaten zorgadministratieve processen doordat de werkwijze was veranderend door de transitie;
  • Opzetten nieuw team zorgadministratie toen in 2017 beide zorgadministratieve medewerkers uit dienst gingen.

Hun wens

De Rading wenste meer grip te krijgen op het berichtenverkeer met gemeenten. Een deel van de zorg kon niet gefactureerd worden. Ten tijde dat Cure4 werd ingeschakeld was het belangrijkste om alle geleverde zorg gefactureerd te krijgen. Daarnaast was er behoefte aan een nieuw en efficiënter zorgadministratief proces. Dit om juiste en tijdige registratie van de geleverde zorg en volledige dossiervoering te bewerkstelligen. Dit is essentieel om te zorgen voor een goede financiële positie van De Rading en om te zorgen voor risicoreductie binnen de organisatie. De kennis met betrekking tot wetgeving en processen diende geborgd te worden in de organisatie.

Wat we hebben gedaan

Quickscan ideale zorgadministratie

“In de afgelopen jaren hebben wij diverse consultant van Cure4 over de vloer gehad, deze waren allemaal één voor één zeer professioneel en prettig in de omgang. Zij hebben voldoende kennis in huis over de jeugdzorg en maken nieuwe informatie zich snel eigen.”

Cure4 heeft allereerst alle dossiers van de eerste helft van 2016 nagelopen aan de hand van een door Cure4 ontwikkelde Quickscan Ideale ZA met diverse controlepunten. Hieruit bleek dat er een achterstand was op het berichtenverkeer en verwijzingen. Er werden zorgtoewijzingen opgevraagd indien de papieren verwijzingen/bepalingen daarvoor reeds aanwezig waren in het dossier. Ook werden er start- en stopberichten verstuurd als dit nog niet was gedaan. Door deze acties kon een deel van de geleverde zorg gefactureerd worden. Daarnaast werd een lijst voor hulpverleners opgesteld indien er nog geen geldige verwijzing aanwezig bleek te zijn. Op deze manier nam het percentage te factureren zorg verder toe.

Cure4 heeft De Rading ook nog ondersteund bij het afsluiten van voorgaande boekjaren. De aanwezige knelpunten om de geleverde zorg goed te kunnen factureren uit het ECD zijn verholpen en het nauwe contact met gemeenten heeft geleid tot administratieve afronding.

Procesanalyse

“Zij hebben zich onder andere bezig gehouden met het verbeteren van de processen rondom het administratieve proces van de zorg, ondersteuning bij de zorgadministratie indien er ondercapaciteit was en geholpen tot afronding te komen met gemeentes over ‘oudere’ jaren.” 

Daarna is het volledige zorgadministratieve proces in kaart gebracht. Daarbij is ook het proces van hoofd- en onderaannemerschap meegenomen en zijn de processen over facturatie meegenomen. Medewerkers van de Rading zijn nauw betrokken geweest bij het opstellen van deze processen. Tevens zijn de interne zorgadministratieve processen in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Denk hierbij aan de velerlei mutaties die door verschillende afdelingen worden doorgegeven en via welke communicatiestromen deze mutaties het beste kunnen worden doorgegeven.

Toen bleek dat de huidige zorgadministratieve medewerkers hun loopbaan niet bij de Rading gingen voortzetten, heeft Cure4 de nieuwe medewerkers ingewerkt op het gebruik van het berichtenverkeer. Naast de nieuwe zorgadministratieve medewerkers is er ook een coördinator aangenomen die ook is ingewerkt door Cure4. Deze nieuwe rol was nodig voor het houden van overview en om verder in control te komen en te blijven. Cure4 heeft daarbij advies gegeven over het efficiënt verdelen van de werkzaamheden. Door regio’s te verdelen onder de medewerkers en alle taken binnen het berichtenverkeer op te pakken, nam het risico op fouten af.

Kennisdeling en borging

“Wij hebben de samenwerking met Cure4 als zeer prettig ervaren. Zij hebben ons ondersteund in een onzekere periode voor de Rading en eraan bijgedragen dat de zorgadministratie bij De Rading nu zelfstandig kan opereren.” 

Om de kennis over de zorgadministratie verder te verhogen en de samenwerkingscompetenties te versterken, heeft het hele team onlangs één van onze leertrajecten gevolgd bestaande uit een praktijk gerichte masterclass. Deze masterclass heeft het team meer inzicht gegeven in de processen, taken en verantwoordelijkheden rondom de zorgadministratie.

Het resultaat is een zelfstandig zorgadministratief team dat grip heeft op het proces intern en op het proces met gemeenten. Er wordt proactief gehandeld om knelpunten te voorkomen.

Over De Rading

De Rading is een jeugdzorgaanbieder en verleent specialistische jeugdhulp aan kinderen, jongeren en gezinnen én is de grootste pleegzorgorganisatie in Midden Nederland. Al decennialang zetten zij hun expertise in voor excellente pleegzorg, meidenhulp, diagnostiek & ambulante behandeling en zelfstandigheidstraining.

Bekijk ook eens deze klantcases

Klantverhaal22 feb 2024

Procesverslimmer Kickstart voor WelThuis

Structurele personeelstekorten, hoge werkdruk en toenemende administratieve lasten. Dit zijn voor veel zorgorganisaties geen nieuwe begrippen. Om de optimalisatiekansen in kaart te brengen, is voor WelThuis de Procesverslimmer Kickstart uitgevoerd.
Lees meer +
Klantverhaal26 mei 2023

Stichting Trajekt gaat live met AFAS Werving & Selectie

Stichting Trajekt is op 1 maart live gegaan met de module Werving & Selectie van AFAS, nadat Cure4 al eerder bij hen AFAS ERP en HRM geïmplementeerd had.
Lees meer +
Klantverhaal11 aug 2022

Poetszorg slaat professionaliseringsslag in werving en selectie

De snelle groei van Poetszorg maakt beschikken over een goed softwarepakket voor werving en selectie noodzakelijk. Zij kozen voor AFAS, waarbij Cure4 de implementatie heeft gedaan. Lees meer over de ervaringen van Poetszorg.
Lees meer +

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Zo ben jij elke maand op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de zorg! Schrijf je in